"Können Sie uns mal schnell die Prozesse mappen?" – Diese Anfrage höre ich oft. Doch was genau bedeutet Prozess Mapping eigentlich? Geht es nur darum, Abläufe aufzuzeichnen? Oder steckt mehr dahinter?
Die größte Hürde beim Prozess Mapping ist nicht das fehlende Tool. Es ist die Begriffsverwirrung. Process Discovery, Prozessanalyse, Process Mining – alle reden darüber, aber jeder meint etwas anderes.
Ohne klare Abgrenzung der Prozessbegriffe wie Geschäftsprozess, Prozesskette und ein einheitliches Verständnis aller Beteiligten entstehen Prozessdokumentationen in vielen Varianten. Mal nur mit Screenshots, mal mit viel Text, mal mit etlichen Kästchen. Prozessbeschreibungen, die keinen wirklichen Erkenntnisgewinn bringen.
In diesem Artikel erkläre ich die wichtigsten Begriffe rund um Prozess Mapping – mit über 30 Jahren Praxiserfahrung aus mehr als 100 Prozess-Projekten und breitem theoretischen Hintergrundwissen als Fachbuchautorin. Du erfährst, was Process Discovery ist, wann welche Methode passt und warum das Giersberg®-Prozessmodell das fehlende Puzzlestück ist. Keine Theorie – sondern Orientierung aus der Praxis.
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TL;DR – Das Wichtigste in Kürze
Process Mapping macht Prozesse sichtbar und steuerbar. Ohne klare Methodik entsteht Chaos. Das Giersberg®-Prozessmodell gibt vier Detaillierungsgrade vor und verbindet als einziges Modell Aufbau- und Ablauforganisation.
Merke: Process Discovery (Identifikation) kommt vor Process Mapping (Abbildung). Die Prozesslandkarte ist die Planungsgrundlage für strukturierte Prozessaufnahme in Prozessketten.
Was ist Prozess Mapping?
Prozess Mapping (oder Process Mapping) ist das Verfahren, mit dem Du alle Prozesse Deines Unternehmens sichtbar und nachvollziehbar machst. Stell Dir vor, Du erstellst eine Landkarte für Dein Unternehmen – eine Karte, die zeigt, welche Wege die Arbeit nimmt, wer an welcher Stelle beteiligt ist und wie die einzelnen Stationen zusammenhängen.
Das Ziel: Du willst wissen, welche Prozesse es gibt und wie sie zusammenwirken. Denn ohne dieses Bild tappst Du im Dunkeln – Optimierung wird zum Ratespiel, IT-Projekte zum Risiko und Entscheidungen zur Bauchsache.
Gründe für den Einsatz von Prozess Mapping
- Transparenz schaffen:
Du willst endlich durchschauen, wie die Abläufe wirklich laufen, welche IT-Systeme genutzt werden und wo Daten fließen.
Beispiel: Vor der Einführung eines neuen ERP-Systems wie SAP S/4HANA musst Du wissen, welche Prozesse überhaupt abgebildet werden sollen.
- Normen erfüllen:
ISO 9001, ISO 27001, NIS2 oder andere regulatorische Vorgaben fordern nachvollziehbare Prozessdokumentation.
Beispiel: Im integrierten Managementsystem müssen Qualitäts-, IT-Sicherheits- und Umweltprozesse aufeinander abgestimmt sein.
- Optimierungspotenziale erkennen:
Du willst schneller entwickeln, besser liefern, effizienter arbeiten.
Beispiel: Wenn die Produktentwicklung Monate dauert, zeigt Dir Process Mapping, wo die Engpässe liegen.
Was ist der Unterschied zur Process Discovery?
Process Discovery und Process Mapping werden oft in einem Atemzug genannt – doch es gibt einen wichtigen Unterschied.
Process Discovery ist wie eine Inventur: Du findest heraus, welche Prozesse es überhaupt gibt, und benennst sie. Du zählst auf: "Wir haben im Bereich Einkauf die Prozesse 'Material einkaufen', 'Rohstoffe einkaufen', 'Anlagengüter einkaufen' ..." Es geht um die Identifikation.
Process Mapping ist das Zeichnen der Karte: Du machst sichtbar, wie diese Prozesse ablaufen – Du zeigst, wie der Durchführende Schritt für Schritt den Prozess ausführt, um zum Prozessergebnis zu kommen. In Prozessketten fügst Du die Prozesse in der zeitlich-logischen Folge zur Erreichung eines Unternehmensergebnisses zusammen. So zeigst Du, wie alles zusammenhängt.
In der Praxis verschwimmen die Begriffe oft. Viele fassen beides unter "Process Mapping" zusammen, weil die Identifikation der erste notwendige Schritt ist. Doch wenn Du Klarheit willst, lohnt sich die Unterscheidung: Erst entdecken (Discovery), dann abbilden (Mapping).
Tools für Prozess Mapping
Die gute Nachricht vorweg: Für Prozess Mapping kannst Du grundsätzlich jedes Zeichentool nutzen – von PowerPoint über Visio bis hin zu spezialisierten BPM-Tools. Die Frage ist nicht, ob Du zeichnen kannst, sondern ob Du später damit arbeiten kannst.
Meine klare Empfehlung: datenbankbasierte BPM-Tools. Warum? Weil Du in einem Unternehmen schnell 50, 100 oder mehr Prozesse dokumentierst – in unterschiedlichen Detaillierungsgraden, mit Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Verknüpfungen. Mit PowerPoint oder Excel wird das zum Verwaltungsalbtraum.
Ein datenbankbasiertes Tool hingegen hilft Dir, die Prozesse sauber zu strukturieren, zu verknüpfen und mit wenig Aufwand aktuell zu halten.
BPMN als Modellierungssprache hat sich durchgesetzt, weil sie von Fachanwendern und IT-Expert:innen gleichermaßen verstanden wird. BPMN 2.0 ist heute der de-facto Standard für Geschäftsprozessdiagramme [1]. Eine Umfrage aus 2016 zeigte: 64% der Unternehmen interessieren sich für BPMN, 79% nutzen Prozess-Software für die Modellierung [2].
Sie ist wie eine gemeinsame Sprache – einmal gelernt, können alle mitsprechen.
AUF DEN PUNKT GEBRACHT
Das Tool allein löst nicht die Herausforderung von Process Discovery oder Process Mapping.
Ein Tool ist nur so gut wie die Methodik, die dahintersteht. Deshalb ist die Frage nach dem richtigen Tool erst die zweite – die erste lautet: Welche Methode nutzt Du für die Identifikation und den Zuschnitt Deiner Prozesse?
Methoden für Prozess Mapping
Die größte Herausforderung beim Prozess Mapping ist nicht das Tool oder die Zeichentechnik. Es ist die Frage: Wie schneide ich einen Prozess zu? Wo beginnt er, wo endet er? Wie detailliert soll er sein?
Das Problem: In der Fachliteratur finden sich etliche Definitionen des Prozessbegriffs, die sich in Nuancen unterscheiden. Die meisten beschreiben etwas mit Input, Output und Aktivitäten – doch die Bandbreite ist enorm.
Was der eine als "Prozess" bezeichnet, ist für den anderen eine "Aktivität" oder eine "Prozesskette". Diese Varianz führt dazu, dass Abteilungen aneinander vorbei dokumentieren – mal zu grob, mal zu fein, mal komplett unterschiedlich.
Meine klare Empfehlung: Nutze unterschiedliche Prozessbegriffe je nach Detaillierungsgrad. Genau hier setzt das Giersberg®-Prozessmodell an – das fehlende Puzzlestück für strukturiertes Process Mapping.
Das Giersberg®-Prozessmodell
Das Giersberg®-Prozessmodell unterscheidet systematisch vier Detaillierungsgrade:
1. Prozesslandkarte: Übersicht und Klassifizierung aller Prozessketten
2. Prozessketten: Wie und warum arbeiten die Abteilungen in der zeitlich-logischen Folge zusammen?
3. Prozesse (mittlerer Detaillierungsgrad): In welchen Prozessschritten wird das Prozessergebnis erreicht?
4. Weiterführende Regelungen: Wie wird ein Prozessschritt genau ausgeführt?
Damit ist die wichtigste Voraussetzung für eine korrekte Prozessdokumentation gelegt. Das Giersberg®-Prozessmodell ist das einzige Modell, das Aufbau- und Ablauforganisation verbindet und mit einer festen Referenz arbeitet.
In meinem Artikel zur Prozessanalyse stelle ich meine Vorgehensweise vor. Ich habe Sie in 4 Phasen unterteilt und beginne in Phase 1 mit der Prozessidentifikation.
AUF DEN PUNKT GEBRACHT
Den Begriff Prozessidentifikation finde ich passender als Process Discovery, denn durch Anwendung des Giersberg®-Prozessmodells muss man die Prozesse nicht entdecken, sondern man kann sie aus dem Organigramm lesen.
So setze ich Process Discovery in der Praxis um
Bei kleineren Unternehmen (bis 100 Mitarbeitende) arbeite ich in zwei aufeinander aufbauenden Sprints:
- Sprint 1 "Liste Prozesse": Wir leiten aus dem Organigramm ab, welche Prozesse es gibt, und erstellen eine strukturierte Liste.
- Sprint 2 "Prozesslandkarte erstellen": Wir fügen die Prozesse zu wertschöpfenden Prozessketten zusammen und zeigen das große Bild.
Bei größeren Unternehmen erarbeite ich in meinen 1:1 Mentorings direkt die Prozesslandkarte. Die zentrale Erkenntnis: Formulierung der wertschöpfenden Prozessketten.
Erst wenn klar ist, welche Prozessketten das Unternehmen durchziehen – etwa "Verkaufen, montieren und liefern von Wasseraufbereitungsanlagen" oder "Ersatzteile verkaufen" –, verstehst Du die zeitlich-logische Zusammensetzung und kannst die einzelnen Prozesse sinnvoll identifizieren.
Der Vorteil: Planbare Prozessaufnahme
Nach Fertigstellung der Prozesslandkarte sind Anzahl, Titel, Ausführungsort der Prozesse klar und deren Zusammenspiel in Prozessketten. Damit kannst Du die Aufnahme der Prozessausführung als Projekt gut planen.
Kein Loslaufen mehr und hoffen, auf dem Weg die Prozesse zu finden. Keine endlosen Diskussionen mit Kollegen, sondern Du hast eine handfeste Planungsgrundlage. Damit kannst Du Zeit und Ergebnis, je nach bewilligten Ressourcen, gut prognostizieren.
Gut zu wissen
Wenn Du Dich mit Prozess Mapping beschäftigst, wirst Du schnell auf unterschiedliche Empfehlungen stoßen. Die Tipps zum Process Mapping unterscheiden sich nämlich erheblich – je nachdem, wen Du fragst.
IT-Anbieter werden Dir zur Nutzung ihres Tools raten. Das ist nachvollziehbar – schließlich verkaufen sie Software. Doch ein Tool ist nur so gut wie die Methodik, die dahintersteht.
Nicht-IT-Anbieter fokussieren sich eher auf die Methode. Auch hier gibt es Unterschiede:
- Manche bringen praktisches Erfahrungswissen aus vielen Projekten mit – sie wissen, was in der Realität funktioniert und wo Unternehmen scheitern.
- Andere kommen aus dem wissenschaftlichen Umfeld und legen Wert auf theoretische Fundierung – gut für wissenschaftliche Methodik und oft weniger praxistauglich.
- Einige konzentrieren sich auf einen spezifischen Bereich, etwa Qualitätsmanagement nach ISO 9001 oder IT-Sicherheit nach ISO 27001. Ihr Fokus liegt auf den Anforderungen einer Norm – nicht auf dem gesamten Unternehmen.
- Und dann gibt es Ansätze wie das Giersberg®-Prozessmodell, die das gesamte Unternehmen betrachten – über Abteilungen, Normen und IT-Systeme hinweg.
Mein Rat: Schau Dir das Geschäftsmodell des Anbieters an und vergleiche, ob dies zu Euren Zielen passt. Will Dein Unternehmen sich mehr in Richtung Prozessorientierung entwickeln? Dann brauchst Du eine ganzheitliche Methode, die Aufbau- und Ablauforganisation verbindet.
FAZIT zum Process Mapping
Prozess Mapping ist mehr als das Zeichnen von Diagrammen. Es geht darum, die Arbeit in Deinem Unternehmen sichtbar, nachvollziehbar und steuerbar zu machen.
Doch ohne klare Abgrenzung der Prozessbegriffe wie Geschäftsprozess, Prozesskette und ein einheitliches Verständnis aller Beteiligten wird aus Process Mapping schnell ein Flickenteppich – mit Screenshots hier, Textwüsten dort und Diagrammen, die niemand versteht.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
Process Discovery kommt vor Process Mapping. Erst identifizierst Du die Prozesse, dann bildest Du ab, wie sie ablaufen. Diese Unterscheidung mag auf den ersten Blick akademisch wirken – doch sie bewahrt Dich vor planlosen Dokumentations-Marathons.
Das Giersberg®-Prozessmodell ist das fehlende Puzzlestück. Es gibt Dir vier klare Detaillierungsgrade – von der Prozesslandkarte über Prozessketten und Prozesse bis zu weiterführenden Regelungen. Damit ist die wichtigste Voraussetzung für eine korrekte Prozessdokumentation gelegt. Das Giersberg®-Prozessmodell ist das einzige Modell, das Aufbau- und Ablauforganisation verbindet und mit einer festen Referenz arbeitet.
Die Prozesslandkarte ist Deine Planungsgrundlage. Nach ihrer Fertigstellung weißt Du, welche Prozesse es gibt, wo sie ausgeführt werden und wie sie in Prozessketten zusammenwirken. Kein Rätselraten mehr – sondern faktenbasierte Steuerung.
Tools sind wichtig, aber nicht entscheidend. Ein datenbankbasiertes BPM-Tool erleichtert die Verwaltung enorm. Doch ohne Methodik bleibt es ein leeres Gefäß.
Prozess Mapping schafft die Grundlage für alles, was danach kommt: Optimierung, Digitalisierung, prozessorientierte Steuerung. Mit der richtigen Methode machst Du aus diffusen Abläufen ein klares Bild – und gibst Deinem Management die faktenbasierte Entscheidungsgrundlage, die es braucht.
FAQ
Process Discovery ist die Identifikation und Benennung aller Prozesse – wie eine Inventur. Process Mapping bildet dann ab, wie diese Prozesse Schritt für Schritt ablaufen und in Prozessketten zusammenwirken.
Im deutschen Sprachraum werden die Begriffe oft synonym verwendet. Prozessanalyse umfasst die Identifikation (Discovery) und das Sichtbarmachen (Mapping). In der Praxis ist Prozessanalyse der Überbegriff.
Process Level bezeichnen Detaillierungsgrade in der Prozessdarstellung – von grob bis kleinteilig. Das Giersberg®-Prozessmodell verbindet als einziges Aufbau- und Ablauforganisation und bietet eine feste Referenz für Prozesszuschnitte.
Process Mining liest IT-Systeme automatisch aus, um Prozessabläufe zu rekonstruieren. Process Discovery/Mapping erfasst Prozesse durch Interviews und Workshops – direkt an der Quelle der Arbeitspraxis.
L1 bis L4 bezeichnen Level im Tool SAP Signavio. L1 ist die gröbste Übersicht, L4 die detaillierteste. Das Giersberg®-Prozessmodell arbeitet mit vier Detaillierungsgraden: Prozesslandkarte, Prozessketten, Prozesse, Regelungen.
Ein datenbankbasiertes BPM-Tool ist wichtig für saubere Darstellung und Verwaltung vieler Prozesse. Doch ohne klare Methodik dokumentierst Du nur strukturierter. Die Methode kommt vor dem Tool.
Eine Prozesslandkarte zeigt alle Prozessketten eines Unternehmens – wie Abteilungen zeitlich-logisch zusammenarbeiten. Die Giersberg®-Prozesslandkarte unterscheidet wertschöpfende, supportende und managende Prozessketten.
Mit dem Giersberg®-Prozess-System kann ein Unternehmen mit ca. 300 Mitarbeitenden und 3 für das ausschließlich für das Projekt arbeitenden Angestellten alle Prozesse innerhalb 4-6 Monate erfasst haben. Mehr Infos über SimoneGlitsch.de
Im Artikel erwähnte Blogbeiträge
Wie Expert:innen eine Prozesslandkarte erstellen
Download PDF Giersberg®-Prozessmodell
Prozessanalyse – Vorgehensweise, Methoden und praktische Tipps
Quellenangaben
Glitsch, S. (2023): Geschäftsprozesse erkennen, verstehen und optimieren. Mit grafischem Prozessmodell. Stuttgart: Schäffer-Poeschel.
