Die eigenen Prozesse, seine täglichen Arbeitsabläufe, die kennt man aus dem Effeff. Doch was der Kollege nebenan am Schreibtisch genau macht, weiß man nicht. Und bei jemanden, der in einem anderen Bereich arbeitet, kann man nur noch vermuten.
Wenn man wissen möchte, wie das Unternehmen funktioniert, dann wünscht man sich transparente Prozesse. Also Klarheit, wer was, warum, womit und wofür macht. Im Kleinen für jeden Mitarbeitenden, wie auch im großen Ganzen für die Funktionsweise des Unternehmens.
In diesem Artikel gebe ich Dir eine Übersicht, wie Du transparente Prozesse im Unternehmen erhältst.
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Prozesse verstehen
Etwas zu verstehen, was wir es nicht anfassen können, fällt uns schwer: so auch Prozesse.
Wir behelfen uns gern mit Definitionen. Im Fall von Prozessen gibt es über 20 Prozessdefinitionen. Die meisten verwenden Ausdrücke wie Input, Output und Aktionen, um den Prozessbegriff zu erklären. Doch diese Ausdrücke sind ebenso wenig konkret greifbar, wie der Prozess selbst.
Prozesse erkennen -
leicht gemacht!
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Was hilft?
Einfacher für uns ist es, wenn wir abstraktes es vergegenständlichen. So wie wir das Sonnensystem und die Planetenbahnen in einem Modell abgebildet haben, so müssen wir auch Prozesse in einem Prozessmodell begreifbar machen.
Doch Prozessmodelle sind rar. Viele haben den Titel Modell, sind dann jedoch eher eine hierarchische Abbildung von Prozessbegriffen, die selbst nicht weiter erklärt werden.
Du siehst:
Die Herausforderung besteht schon darin, Prozesse zu verstehen. Den Prozessbegriff können wir nicht ohne ein Prozessmodell verstehen. Erst wenn wir begriffen haben, wonach wir eigentlich suchen – erst dann haben wir eine reale Chance, Prozesse transparent zu machen.
Giersberg®-Prozessmodell als PDF
Starte die Prozessanalyse mit dem Wissen,
wie Du Prozesse identifizierst und abbildest.
So schaffst Du transparente Prozesse
Prozesse können in unterschiedlichen Detaillierungsgraden dargestellt werden. Wir brauchen diese, um sowohl das Unternehmen als großes Ganzes als auch Zwischenstufen bis hinunter zum kleinsten Detail zu verstehen.
Die gute Nachricht:
Wir brauchen nicht alle Informationen sofort und wir brauchen nicht alle Detaillierungsgrade sofort. Wir können mit einem mittleren Betrachtungsbereich anfangen. Und das ist der Bereich, in dem sich die Mitarbeiter:innen gut auskennen: es sind die Arbeitsabläufe in ihrer Abteilung. Anders gesagt, das, was sie täglich tun.
Um Prozesse transparent zu machen, empfehle ich Dir, die Prozesse in den Abteilungen zu benennen. Damit hilfst Du allen Beteiligten zu verstehen, worüber ihr euch unterhalten wollt. Wenn Du die zu betrachtenden Prozesse mit einem Prozesstitel konkret abgegrenzt hast, dann solltest Du mit den Mitarbeitenden nachvollziehen, wie der Prozess abgearbeitet wird.
Wie der Prozess abgearbeitet wird, stellst Du in einer Prozessbeschreibung dar. Am besten in einem Ablaufdiagramm, das die wichtigsten Prozessschritte enthält. Damit hast Du einen konkreten Prozess anfassbar gemacht – Du hast einen transparenten Prozess.
Ein guter Anfang. Wenn Dein Unternehmen transparente Prozesse möchte, dann braucht es die Information über alle Prozesse und darüber, wie diese in Prozessketten zusammenkommen.
Das ist ein gutes Stück Arbeit. Ich empfehle, nicht einfach loszulaufen und darauf zu hoffen, dass die Prozesse schon irgendwie transparent werden. Es lohnt sich, die Prozessanalyse gut vorzubereiten und zu planen.
Gerade hier sehe ich oftmals große Mängel. Deshalb rate ich, sich vor der Prozessaufnahme mit der Frage auseinanderzusetzen:
Wollen wir transparente Prozesse?
Das Management steuert die Arbeit traditionell nach Fachgebieten und Zielen, die zu erreichen sind. Wie diese Ziele erreicht werden, wird nur punktuell geregelt. Eine klare Abfolge, wie ein Abteilungsergebnis geschaffen wird, ist nicht bekannt. Irgendwie macht jeder Mitarbeitende seinen Teil.
Bei transparenten Prozessen geht es darum, zu verstehen, wie ein Abteilungsergebnis geschaffen wird. So weit haben wir uns bisher nicht mit den Details der Abarbeitung beschäftigt – und es hat ja auch so funktioniert.
Doch wie in jeder Sportart geht es heute nicht mehr um Sekunden, es geht um Zehntel- oder Hundertstelsekunden. Wenn Dein Unternehmen im Wettbewerb bestehen will, kommt es nicht umhin, sich mit den eigenen Prozessen zu beschäftigen.
Das bringt die Herausforderung mit sich, dass das Vorhaben einige Führungskräfte irritiert. Bisher reichte es, wenn die Abteilungsergebnisse stimmten – jetzt dringt man in das Hoheitsgebiet der Führungskraft ein und will alles transparent machen. Da ist die besorgte Frage von Führungskräften: „Und wofür bin ich noch gut?“ berechtigt.
Es ist Aufgabe der Unternehmensführung, aufzuzeigen, wie sich die Arbeit der Führungskräfte durch aktives Prozessmanagement verändern wird. Passiert dies nicht, kann eine so große unsichtbare Blockade entstehen, dass das Vorhaben wieder verworfen wird.
So bleiben Prozesse transparent
Wenn Du mit Deinem Unternehmen alle Prozesse und deren Ausführung durch Prozessbeschreibungen nachvollziehen kannst – wenn Du weißt, wie die Prozesse End-to-End in Prozessketten durch das Unternehmen laufen –, dann sind die Unternehmensprozesse transparent.
Damit sie transparent bleiben, müssen sie aktuell gehalten werden.
Am besten funktioniert das, wenn das keine dröge Verwaltungsarbeit, sondern eine sinnstiftende Gestaltungsarbeit ist. Anders gesagt: Wenn die Mitarbeiter:innen die Prozessbeschreibung als Handlungsrahmen verstehen, den sie selbst gestalten und anpassen können.
Diese Abkehr vom gewohnten Prinzip des Command-and-Control – egal wie lasch es umgesetzt wurde –, diese Abkehr ist eine große Veränderung. Daran müssen sich Führungskräfte und Mitarbeiter:innen erstmal gewöhnen. Am einfachsten gelingt das, wenn das Prinzip der Selbstwirksamkeit schon bei der Erarbeitung der Prozessbeschreibungen umgesetzt wird. Und die Führungskraft die Mitarbeiter:innen konsequent unterstützt, den in der Prozessbeschreibung dargestellten Handlungsrahmen auszufüllen.
Das ist die wichtigste Zutat, um Prozesse transparent zu halten – jedoch nicht die einzige.
Es braucht Unterstützung von einem zentral koordinierten Prozessmanagement:
- beispielsweise, indem eine einfach zu bedienende und verständliche Plattform für die Ansicht der Prozesse zur Verfügung steht,
- oder auch, indem Prozessmanagement als nützliches System etabliert wird, das Basis aller Managementsysteme ist. Damit werden dann solche aus den ISO-Normen etablierten Instrumente wie regelmäßige Prozessaudits und ein Monitoring der Prozesse etabliert.
- Und selbstverständlich, indem transparente Prozesse die Grundlage für automatisierte Prozesse und Softwareunterstützung bilden.
FAZIT - transparente Prozesse
Irgendwie funktioniert das Unternehmen, doch wie genau, ist nicht bekannt. Jeder kennt seine Abläufe, die den Arbeitsalltag prägen. Um diese Prozesse greifen zu können, brauchen wir ein Prozessmodell wie das Giersberg®-Prozessmodell.
Die Prozesse werden aufgenommen und in Prozessbeschreibungen dargestellt. So entstehen transparente Prozesse – Klarheit darüber, wer was, warum, womit und wofür im Unternehmen macht. Um die Transparenz zu erhalten, müssen die Prozessbeschreibungen aktuell gehalten werden.
Das gelingt am besten, wenn Mitarbeiter die Prozessbeschreibungen als Handlungsrahmen verstehen und von den Führungskräften diesbezüglich bei der selbstorganisierten Arbeit unterstützt werden.
Darüber hinaus bedarf es eines zentral koordinierten Prozessmanagements, das als sich selbst erneuerndes System die Basis für die Umsetzung der Strategie in Prozesse ist.
