Prozesse sollen aufgenommen werden? Dann muss eine Prozessmanagement Software her – klar!
Doch die Richtige zu finden, ist gar nicht so einfach. Ich sehe häufig, dass die Auswahl von Prozessmanagement Software schwerfällt und öfter mal dazu führt, ein BPM-Tool auszuwählen, das nicht zum Unternehmen passt.
In diesem Artikel möchte ich meine Beobachtungen mit Dir teilen.
Wie groß ist das Vorhaben, für das Du das Prozessmanagement Tool suchst?
Handelt es sich um ein Vorhaben in Deiner Abteilung? Dann kannst Du nicht so viel falsch machen. Schau gern hier nach einer Prozessmanagement Software Freeware oder preiswert zu mietenden Lösung.
Geht es bei der Prozessanalyse um Dein ganzes Unternehmen?
Diese Fehler bei der Auswahl von Software für Prozessmanagement solltest Du kennen:
Fehler 1 – Hochglanzbroschüren vertrauen
Was tun wir als Allererstes, wenn wir etwas suchen? Eine Suchmaschine befragen …
Wir erhoffen, eine Orientierung zu bekommen, worauf es bei der Auswahl einer Prozessmanagement Software ankommt. Wir geben ein Suchwort ein und bekommen eine Auflistung mit verschiedenen Artikeln in der Suchmaschine angezeigt.
Wie kommt dieses Ergebnis zustande?
Die Auflistung mit verschiedenen Artikeln entsteht durch die Bewertung der Suchmaschnine, welche Artikel am besten zu Deiner Suchanfrage passen. Das wissen auch die Inhaber der Webseite.
Also werden Artikel auf ein Keywort hin optimiert. Keywörter sind häufig eingegebene Begriffe oder Wortkombinationen wie hier bei diesem Artikel die Wortkombination Prozessmanagement Software.
Die ersten angezeigten Seiten sind - so wie bei einer Broschüre auf Hochglanz - am besten auf Deine Suchanfrage optimiert.
Das Problem: Du bist dann direkt in einer möglichen Lösung drin. Ob diese jedoch die beste für Deine Aufgabenstellung ist - das weißt Du nicht. Meist beschäftigt man sich dann mit der gefundenen Webseite und vergisst, was man eigentlich wollte: einen Überblick über die Lösungsoptionen erhalten.
Mein Tipp
Orientiere Dich zunächst, welche Arten von Prozessmanagement Software es gibt und welche zu Deinem Projekt passt.
Mache eine breite Suche im Netz und frage Kolleg:innen aus anderen Unternehmen, um Dir eine Prozessmanagement Software Übersicht zu verschaffen.
Fehler 2 – Kontext übersehen
In den Suchergebnissen finden sich Anbieter von Software für Prozessmanagement und auch Themenportale.
Bei den Herstellern von Software ist es naheliegend, dass sie ihre Produkte verkaufen möchten. Das es sich um einen Hersteller für Prozessmanagement Software handelt, ist jedoch nicht immer aus den Einträgen ersichtlich. Manche Seiten haben viel Text und behandeln zunächst einen allgemeinen Teil zur Prozessanalyse, um dann ihre spezifische Methode, wie etwa die rein technische Prozessanalyse mit ihrem Tool, anzupreisen.
Vergleichsportale und Beratungen finden sich ebenso in den oberen Suchergebnissen. Das auch zu Themen, in denen sie nicht zu Hause sind. Sie wollen schlicht mit häufig gesuchten Wörtern die Aufmerksamkeit sich lenken.
Dafür beauftragen sie Ghostwriter, Beiträge zu oft gesuchten Keywörtern zu schreiben. Portale haben meist ein hohen Rankingfaktor, wie die Marketingplattform Hub-Spot. Dadurch bekommt der Artikel Rückenwind und in Folge eine gute Platzierung, obwohl der Artikel über etwas geschrieben wird, was nicht zur Kompetenz der Webseite zählt. Das ist so, als wenn Du Dich nach zweitägigem Aufenthalt in Paris als Insider der Stadt positionierst.
Ähnlich verhält es sich mit Anbietern von Vergleichsportalen und Beratungsleistungen für die Auswahl von Prozessmanagement Software. Deren Geschäftsmodell basiert darauf, möglichst viele Anbieter aufzulisten, die sie dafür bezahlen.
Oder wie jetzt in meinen Fall. Meine Intention ist, Dich auf diese Wahrnehmungsverzerrungen aufmerksam zu machen. Ich habe mich darauf spezialisiert, Dich und Dein Unternehmen zu unterstützen, Prozessmanagement nachhaltig umzusetzen. Und dafür ist es wichtig, nicht an der ersten Hürde - der Auswahl des richtigen BPM-Tools - hängenzubleiben.
Mein Tipp
Schau Dir das Geschäftsmodell des Verfassers des Artikels an.
Damit verstehst Du die Intention in dem der Text geschrieben wurde. Du kannst die Relevanz des Inhaltes besser bewerten.
BPM-Tool für ein großes Vorhaben gesucht?
Wie findest Du ein leistungsfähiges Tool zur Prozessmodellierung und -optimierung
ohne wochenlange Recherche und zahllose Gespräche?
Fehler 3 – Bewertungsportale nicht hinterfragen
Naheliegend bei der Suche nach einer Prozessmanagement Software scheint die Befragung eines Bewertungsportals.
Auch hier lohnt der Blick hinter die Kulissen, womit das Bewertungsportal sein Geld verdient. Das Portal listet Herstelle, die ggf. auch für eine Platzierung zahlen.
Dies gilt auch für bekannte Marktforschungsinstitutionen wie Gartner oder Forrester. Um bewertet zu werden, muss man Kunde sein und einen entsprechenden Kriterienkatalog ausfüllen. Man lässt sein Produkt nach Kriterien bewerten und hofft, damit im obersten Quadanten zu erscheinen. Eine solch positive Bewertung erzeugt Vertrauen und macht in der Folge das Verkaufen leichter.
Ein wichtiges Bewertungskriterium ist die Einschätzung der Kund:innen des Anbieters. Größere, oft schon länger am Markt tätige Unternehmen haben den Vorteil, dass sie viele Kund:innen auffordern können, eine entsprechende Bewertung abzugeben.
Mein Tipp
Schau Dir unbedingt die Bewertungen in den Portalen an. Sie erweitern Deinen Blick und geben Dir mehr Orientierung. Verlasse Dich jedoch nicht allein auf ein Portal.
Fehler 4 – Kompetenz der Toolhersteller missdeuten
Die Hersteller von BPM-Tools bieten eine Software an, die speziell für die Bearbeitung des Prozessmanagements gemacht ist. So ist oftmals die Erwartung an den Hersteller, dass er sich besonders gut im Business Prozess Management auskennt und dazu beraten kann.
Das stimmt nur bedingt, denn die Kernkompetenz eines Softwareherstellers ist die Entwicklung von IT. Natürlich setzt sich das Unternehmen auch mit Prozessmanagement auseinander: beispielsweise wie Prozessdaten abgebildet, wie Prozessmodelle angezeigt werden und welche ergänzenden Techniken den Kunden weiterbringen.
Nachdem das Prozessmanagement Tool verkauft und installiert ist, sind die Mitarbeiter:innen des Softwareherstellers jedoch nur noch bei Problemfällen oder zur Erweiterung gefragt. Die eigentliche Umsetzung des Prozess-Projekts mit den damit verbundenen Herausforderungen bekommt der IT-Anbieter nicht mehr mit.
Wenn der Anbieter Beratung zum Prozessmanagement anbietet, dann sind die Mitarbeiter:innen oftmals in einer getrennten Unternehmenseinheit tätig.
Mein Tipp
Nimm die mit der Einführung der Prozessmanagement Software verbundene Beratung in Anspruch.
Setze nicht allein darauf, sondern schau Dich nach Beratungsangeboten um, die sich auf die Konzeption und Umsetzungsbegleitung von Prozess-Projekten spezialisiert haben.
Fehler 5 – Prozessmanagement Software zur falschen Zeitpunkt auwählen
Der am häufigsten beobachtete Fehler: die Auswahl der Prozessmanagement Software direkt nach der Entscheidung für ein Prozessmanagement-Vorhaben.
Wenn man sich endlich entschlossen hat, Prozesse aufzunehmen, dann möchte man dies richtig machen. Dafür orientiert man sich oft nach einer Technik, um sich damit auf einem unbekannten Gebiet zurechtzufinden. Das ist so, als wenn Du Dir ein Tablet mit elektronischem Stift kaufst, um ein neues Logo zu entwickeln. Die Technik hilft, ersetzt jedoch den kreativen Gestaltungsprozess nicht.
Im Prozessmanagement ist es ebenso. Prozessmanagement Software hilft, ersetzt jedoch die Konzeption und Umsetzung in den Gestaltungsphasen des Prozessmanagements nicht.
Mein Tipp
Vor der Toolauswahl solltest Du und Dein Unternehmen Euch möglichst viel Klarheit zum gewünschten Ergebnis durch die Einführung von Prozessmanagement verschaffen. Du solltest Dich vor dem Start über die Identifikation der Prozesse, die Gestaltung der Prozessbeschreibung und die Suche nach dem Potential für Prozessoptimierung informieren.
Die Toolauswahl selbst startest Du am besten erst wenn Du weißt, wie viele Prozesse abgebildet und wohin diese optimiert werden sollen.
FAZIT zur Auswahl Prozessmanagement Software
Nutze für die Auswahl der Software für euer Prozessmanagement die verfügbaren Informationen im Netz. Recherchiere breit und mache Dir selber ein Bild. Dazu ist es notwendig das Geschäftsmodell des Anbieters zu verstehen.
Bevor Du ein Tool auswählst, solltest Du Klarheit darüber haben, was Dein Unternehmen mit Prozessmanagement erreichen will. Es ist gut, wenn Du die verschiedenen Ansätze zur Prozessoptimierung und Prozessanalyse kennst. Damit kannst Du Dich dann bei der Bestimmung der gesuchten Toolklasse orientieren.
Doch das braucht Zeit, die man sich oftmals nicht zugesteht. Deshalb möchte ich Dir mitgeben:
Eine Prozessmanagement Software ist zum Start eines Prozess-Projekts nicht erforderlich. Es ist ausreichend, dieses auszuwählen, wenn ihr euch eingehender mit euren Prozessen z.B. bei der Erstellung einer Prozesslandkarte beschäftigt habt.
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