Autorin Simone Glitsch, 25.01.2025

Prozessmanagement einführen – Dos + Don’ts

Viele Unternehmen wollen Prozessmanagement einführen, doch bald wird klar: Das ist nicht so einfach.

Ich habe mich darauf spezialisiert, große Unternehmen bei der Einführung von Prozessmanagement zu unterstützen.
Oft sind das Firmen, die schon den ersten Anlauf hinter sich haben. Sie alle haben die nachfolgend geschilderten Don’ts in der einen oder anderen Form erlebt.  

Ich schildere Dir meine Beobachtungen, was häufig bei der Einführung von Prozessmanagement getan wird und was davon nicht so hilfreich ist. Wenn Du nicht jeden Fehler selbst machen möchtest, dann lies den Artikel bis zum Schluss.

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Don’t 1: Zuerst ein BPM-Tool anschaffen

Prozessmanagement einführen heißt, Prozesse transparent machen. Prozesse gibt es viele, und die Prozesse selbst sind auch detailreich. Also lautet die logische Konsequenz: Wir brauchen ein BPM-Tool (Business Process Management-Tool). Anders scheint diese Fülle an Informationen nicht zu verarbeiten zu sein.

Doch schon schließt sich ein nächstes Problem an. Es gilt Fragen zu klären wie:

  • Wo finden wir ein geeignetes Tool? Was soll das BPM-Tool alles können?

.. und nach den Präsentationen der geschulten IT-Verkäufer:innen kommen Fragen auf wie:

  • Was ist wirklich wichtig?
  • Welche Funktionen brauchen wir?
  • Nach welchen Kriterien entscheiden wir?

Selbst wenn Dein Unternehmen keine Ausschreibung machen muss, dauert die Auswahl eines geeigneten BPM-Tools lange und ist ziemlich nervenaufreibend.


Doch das Schlimmste:  

Ich erlebe oft, dass die Toolauswahl auch bei bester Vorbereitung mindestens 4 Monate dauert. Alle Mitarbeitenden haben gehört, dass man sich die Prozesse anschauen will – doch dann bekommen sie davon lange Zeit nichts mehr mit. Der Unmut wächst. 


Mein Tipp

Beginne ein Prozessvorhaben nicht mit der Toolauswahl!

Don’t 2: Auf ein halbes Jahr planen

Dein Management hat beschlossen: Wir wollen Prozessmanagement einführen, Prozesse transparent machen und Optimierungspotentiale nutzen. Herzlichen Glückwunsch!

Oft ist es so, dass die unternehmensweite Einführung von Prozessmanagement für das Top Management denselben Stellenwert hat wie eine Reorganisation. Hiermit ist man vertraut und weiß, dass solche Vorhaben nicht länger als ein halbes Jahr dauern müssen. Folglich wird auch dieser Zeitrahmen auf das Einführen von Prozessmanagement angesetzt.

Das ist jedoch eine völlige Fehlkalkulation. Beim Prozessmanagement geht es in mehreren Phasen darum, die eigenen Abläufe kennenzulernen, die Zusammenhänge zwischen den Prozessen zu verstehen und sie unter diesem Aspekt zu optimieren. Das dauert.  

Mein Tipp

Vor dem Start einer unternehmensweiten Prozessoptimierung solltest Du Dich mit den aufeinander aufbauenden Phasen des Prozessmanagements vertraut machen.

Lies hierfür beispielsweise meinen Artikel: https://prozessoptimierung-sprung.de/prozessmanagement-methoden-vorgehensweise-und-ziele/

Don’t 3: Zu wenig personelle Ressourcen vorsehen

Bei einer Reorganisation werden die Verantwortungsbereiche neu zugeschnitten und verteilt. Anders beim Prozessmanagement. Hier geht es um das Verstehen der Prozesse und die aktive Gestaltung durch die, die Prozesse ausführen. Es geht beim Prozessmanagement immer um ALLE Mitarbeitenden.

Im Umkehrschluss brauchen deshalb auch alle Mitarbeitenden Zeit für Prozessarbeit. Und es braucht ausgebildete Personen wie Prozessberaterinnen und -berater, die die Mitarbeitenden zur Prozessarbeit anleiten und befähigen.  

Je mehr Mitarbeitende ein Unternehmen hat, desto mehr Prozessberatende braucht es.  

Mein Tipp

Überlege Dir mit Deiner Unternehmensleitung, ob Ihr externe Berater:innen hinzuziehen wollt oder nicht.

Mit Externen sind die Prozesse schnell aufgenommen, jedoch bleibt das Prozesswissen nicht im Haus. Schulungen der eigenen Mitarbeiter:innen sind gut. Jedoch bleiben sie eine einmalige Sache. 

Wie wäre es, wenn Du ständiges Mentoring hättest?

Don’t 4: Extra Change-Management  

Wenn ich mit dem Top Management über die Einführung von Prozessmanagement spreche, kommt häufig die Anmerkung: „ … und dann brauchen wir noch einen Berater für Change-Management!“ 

Ich finde diese Aussage verwunderlich, denn Change-Management ist keine eigene Disziplin. Change-Management ist die Art und Weise, wie Prozessmanagement eingeführt wird.

Das beginnt mit der Entscheidung, auf welche Art und Weise man Prozessmanagement einführt. Denkt man hier an ein Vorgehen Bereich für Bereich, oder soll das Prozessmanagement durch Führungskräfte angewiesen werden?  

Mein Tipp

Es lohnt sich, dass Du Dir selbst ein tiefes Verständnis von Prozessmanagement aneignest. Dann verstehst Du, was sich durch transparente Prozesse ändert und wie das auf die Aufbauorganisation wirkt.

Hilfreich sind Erfahrungen aus anderen großen Projekten, wo es um etwas Neues ging. Wenn Du auf solche zurückgreifen kannst, weißt Du, wie wichtig die Vorgehensweise und Kommunikation ist.

Don’t 5: Mitarbeitende zuerst schulen

Einfach mal loslaufen? Manche tun das. Andere wiederum beschäftigen sich vorab mit der Materie.

Doch welche Schulungen sind geeignet für Dich? Es gibt schließlich sehr viel zu verstehen – von der Prozessanalyse über die Prozessoptimierung bis hin zur Prozessautomatisierung.  

Mein Tipp

Achte bei der Auswahl des Schulungsanbieters auf dessen Geschäftsmodell.

Wird das Wissen aus Lehrbüchern vermittelt? Oder kommt es von einem Beratungshaus, das auf agile Methoden, Lean Management oder BPMN und Automatisierung spezialisiert ist?

So wie das Geschäftsmodell des Anbieters ausgerichtet ist, so wird auch der Schulungsinhalt sein.

Ich persönlich mag es nicht, wenn ich so mit Wissen überrollt werde. Mir reicht ein Überblick, und dann möchte ich mir die Fähigkeiten Stück für Stück selbst bei der Umsetzung aneignen. Findest Du auch gut? Schau Dir hier mein Angebot an: https://simoneglitsch.de/#Arbeitsweise


Don’t 6: Prozessrollen schnellstens zuweisen

Irgendwie hat sich die Erkenntnis durchgesetzt: Prozessmanagement geht nur mit Prozessrollen. Also legt man schnell Prozessrollen wie Prozess Owner oder Prozess Manager fest – und hat so vermeintlich schon den ersten Teil der Prozessmanagementeinführung erledigt.

Das ist jedoch so, als wenn man einem Hund ein Schild mit der Aufschrift „Katze“ umhängt – es ändert sich gar nichts. Schade, denn nun sind die Prozessrollen verbraucht und können nicht dann zum Einsatz kommen, wenn sie gebraucht werden.  

Es ist gut, sich vor dem Beginn des Vorhabens mit den Instrumenten des Prozessmanagements vertraut zu machen. Du solltest einschätzen können, wofür Prozessrollen benötigt werden und wann und wie Du sie ins Unternehmen bringst.

Mein Tipp

Prozessrollen sind erst im fortgeschrittenen Stadium notwendig, wenn Prozesse transparent sind und optimiert werden sollen. Tätigkeiten davor sind besser mit klassischem Projektmanagement abzudecken.

Don’t 7: Bereichsweise Prozesse aufnehmen  

Prozessmanagement ist komplex, deshalb ist man lieber vorsichtig. Das ist ein nachvollziehbarer Gedanke.

Doch es ist so, als wenn man nur mit den Zehenspitzen ins Wasser geht und Schwimmen lernen will. Das funktioniert nicht, man muss schon ganz ins Wasser gehen. 

Beim Prozessmanagement ist es genauso, denn der Kern des Prozessmanagements ist die Steuerung der Zusammenarbeit. Die End-to-End Betrachtung geht über Bereichsgrenzen hinweg, und deshalb ist es nicht sinnvoll, nur in einem Bereich anzufangen.

Ja, es gibt auch in einem Bereich genug Prozesse. Doch man wird sich im Klein-Klein verlieren und ohne nennenswerte Erfolge alsbald zum Ende kommen müssen.

FAZIT

Die Einführung von Prozessmanagement ist ein großes Vorhaben, das als ein unternehmensweites Projekt professionell gemanagt werden sollte.

Dieses Projekt bedarf einer guten Vorbereitung.  

In einem Vorprojekt sollte der Projektplan mit Vorgehensweise und Meilensteinen vorgeplant werden. Es sollte mit einem Zeitraum von 3-5 Jahren bei großen Unternehmen und bei kleinen Unternehmen (bis 250 Mitarbeitende) von 2-3 Jahren gerechnet werden.

Die wichtigsten Eckdaten, wie Klarheit zum Ziel sowie notwendige personelle Ressourcen und Instrumente für Prozess Governance, sind zu planen. Prozessmanagement einführen ist dann das Abarbeiten des Projektplanes.

Trotz bester Vorbereitung wird es immer noch zu Unvorhergesehenem kommen – doch mit dieser guten Vorbereitung hast Du den Freiraum, darauf angemessen reagieren zu können. 

Simone Glitsch

Expertin für prozessorientierte Unternehmenstransformation


Früher war ich klassische Beraterin. Doch nach 25 Jahren und über 100 Projekten habe ich beschlossen: Ich mache es anders. Heute bin ich darauf spezialisiert, Prozess-Projekte für große Unternehmen erfolgreich zu machen. 

Statt 'Versuch und Irrtum' führe ich meine Kunden mit Giersberg®-Prozesssystem schnell und mit geringstem Aufwand zum Ergebnis. Ich stehe Dir als Projektleiter:in wie ein Personal Trainer zur Seite und unterstütze Dich mit einem Train-the-Trainer System.

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