3 Ansätze zur Prozessoptimierung, die Sie kennen sollten

Was ist Prozessoptimierung?

Welche Methode zur Prozessoptimierung ist am besten geeignet?

Bevor Sie eine Vorgehensweise wählen, sollten Sie entschieden haben - WAS - Sie mit der Optimierung Ihrer Abläufe bewirken wollen. Erst wenn Sie das für sich geklärt haben, ist die Auswahl der Methode zur Prozessoptimierung sinnvoll.

Es gibt 3 sehr unterschiedliche Ansätze zur Optimierung der Prozesse, die ich Ihnen nach kurzer Definition der Prozessoptimierung vorstelle.

Prozessoptimierung Definition

Geschäftsprozesse sind Abläufe im Unternehmen.

Alle Tätigkeiten, die wiederholt durchgeführt werden, zählen dazu.

Was ist Prozessoptimierung?

3 Ansätze der Prozessoptimierung

Es gibt drei unterschiedliche Möglichkeiten zur Optimierung der Abläufe:

• Optimierung nach Kriterien wie Kosten, Kundenorientierung und Durchlaufzeit durch Anwendung bestimmter Methoden.
• Vervollkommnung durch stärkere Nutzung von IT – der Prozessautomatisierung und
• End-to-End Prozessoptimierung durch eine andere Koordination der Zusammenarbeit.

Nachfolgend stelle ich Ihnen diese drei unterschiedlichen Ansätze vor:

Prozessoptimierung Methoden im Überblick

Methoden zur Prozessoptimierung beschäftigen sich damit, nach welchem Kriterium und wie etwas verbessert wird.

Klassische Methoden 

Die bekanntesten Methoden sind:

• Six Sigma
• Lean Management
• Kaizen und KVP – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Qualitätsmanagement nach ISO 9001 mit PDCA 

Im Gegensatz zu den klassischen Methoden setzen die agilen Methoden darauf, unabhängig von der Hierarchie die Abläufe zu verbessern.

Agile Methoden sind

• Open Space
• Retrospektive
• Review

Prozessautomatisierung

Durch den Einsatz von Informationstechnologie und Robotik können Arbeitsabläufe vom Menschen auf die Maschine übertragen werden. Bilder der Fließbandfertigung sind wir schon gewohnt. Hier bewegen sich mehr Roboter- als Menschenarme. Im administrativen Bereich sind die Veränderungen noch nicht auf den ersten Blick wahrnehmbar.

Die Roboterarme sind nicht sichtbar, wenn mittels RPA (Robotic Process Automation) die Eingaben für uns getätigt werden. Oder Scanner die Texte erkennen, lesen und richtig zuordnen.

Doch wenn wir genauer hinschauen, sehen wir schon heute weniger Aktenordner und Papier als noch vor ein paar Jahren. Wir arbeiten mit virtuellen Ordnern und Eingabemasken. Zukünftig werden uns Workflows durch die Bearbeitung routen und uns nur noch zu Entscheidungen benötigen.

Diese Entscheidungen werden für uns vorbereitet, indem Daten überwacht und ausgewertet werden. Durch Process Mining beispielsweise werden Eingaben in IT-Systeme und Bearbeitungspfade sichtbar gemacht.

End-to-End Prozesse optimieren

Haben Sie sich gewundert, warum ich in der Definition der Prozessoptimierung nicht nur von Abläufen, sondern auch von Zusammenarbeit gesprochen habe?

Dieser Aspekt kommt leider in den Betrachtungen zu kurz – zumindest, wenn wir über Prozesse nachdenken.

Im Projektmanagement hingegen wurde die Zusammenarbeit durch die agilen Prinzipien schon sehr verändert. Beispielsweise arbeitet man selbstorganisiert in kleinen Gruppen, wobei jedes Mitglied eine andere Kompetenz hat. Dieses cross-funktionale Arbeiten ermöglicht dem Team einen direkten Bezug auf den Kunden.

In Unternehmen, die kein Projektgeschäft haben, sondern beispielsweise Leiterplatten herstellen, ist die Ausgangslage eine andere. Hier arbeiten dutzende Mitarbeiter in einer Abteilung, viele hundert in einem Unternehmen und einigen Werken und Verkaufsniederlassungen weltweit zusammen. Wie kann hier die Art der Zusammenarbeit verändert werden?

Durch Prozessoptimierung!

Ich bin davon überzeugt, dass die Optimierung über mehrere Entwicklungsstufen hin bis zur Transformation – der cross-funktionalen, kooperativen Zusammenarbeit – geführt werden kann.  

Viele Prozessprojekte sind heutzutage schon erfolgreich, wenn sie Schnittstellen verbessert haben.

Doch Sie sollten an diesem Punkt nicht aufhören.

Machen Sie weiter!

Visualisieren Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in End-to-End Prozessen.

Beginnen Sie die Arbeit entlang der Prozesskette wahrzunehmen und abzustimmen. Sammeln Sie Erfahrungen und bessern Sie nach, damit Sie den entscheidenden Schritt schaffen: den 90° Shift.

Dies meint, dass die Arbeit nicht mehr von oben nach unten durch die Hierarchie, sondern von links nach rechts entlang der Prozesskette koordiniert wird. Der Prozessmanager ist als Vertreter des Kunden bevollmächtigt, die Ressourcen über die zusammenarbeitenden Fachgebiete hinweg zu koordinieren.

Vorgehensweise Prozessoptimierung 

Um die Prozesse zu bearbeiten, bedarf es zweier wesentlicher Schritte zur Prozessoptimierung:

• Erstens Prozessanalyse und 
• die Optimierung selbst

Prozessanalyse 

Bevor die Prozessoptimierung beginnen kann, müssen Sie Ihre Prozesse kennen.
In der Prozessanalyse identifizieren Sie die Abläufe und dokumentieren diese in Prozessbeschreibungen und auch in Arbeitsanleitungen oder Checklisten.

Diese Verschriftlichung bewirkt, dass Sie sich mit der Standardisierung der Prozesse auseinandersetzen.

Jeder Mitarbeiter hat seine Prozessvariante. Da bisher nur das Arbeitsergebnis und einige einzuhaltende Aspekte wie Bestellgrenzen definiert wurden, haben die Mitarbeiter unterschiedliche Wege zur Bearbeitung entwickelt.

Sie dokumentieren nicht alle Prozessvarianten, sondern nur die, an die sich alle halten sollen. Diese ermitteln Sie, indem Sie die unterschiedliche Wege zur Bearbeitung hinterfragen und sinnhaft vereinheitlichen.

Auswahlkriterien für die Verbesserung

Je nachdem was Sie bewirken wollen, wählen Sie Ihre Ansätze zur Prozessoptimierung aus:

Einsatz von Methoden zur Prozessoptimierung

Wenn eine Notsituation eingetreten ist, wie eine hohe Reklamationsquote, dann ist die fokussierte Beseitigung der Ursache sinnvoll. Hier eignet sich der Einsatz bestimmter Methoden wie Six Sigma.

Anwendung der Prozessautomatisierung

Gibt es eine große Stückzahl, die immer gleich bearbeitet wird, dann lohnt sich die Prozessautomatisierung.

Die Überführung der manuellen Bearbeitung in eine maschinelle ist aufwändig. Zwar ist die Umstellung heute nicht mehr so aufwändig wie früher, doch noch arbeitsintensiv genug.

Einmal eingeführt, werden IT-Programme nur selten verändert. Der hohe Aufwand für die Veränderung und die Abhängigkeit vom System führen dazu, dass die Abläufe nur ungern angepasst werden. Sie werden unflexibel. 

Prozesse End-to-End optimieren

Möchten Sie nicht nur ein bisschen besser werden?

Möchten Sie der Marktführer sein?

Dann können Sie sich nicht mit einer bereichsbezogenen Prozessoptimierung Methode und Prozessautomatisierung zufriedengeben.

Sie müssen ein höheres Ziel anstreben:

die prozessorientierte Transformation Ihres Unternehmens.

Diese Gedanken gehen auf Michael Hammer zurück, der als einer der Ersten erkannte: Die Unternehmensarchitektur ist nicht mehr zeitgemäß. Die Grundkonstruktion geht auf den Beginn der Industrialisierung Anfang des 20. Jahrhunderts zurück. Diese ist zu überdenken.

Wir müssen die Unternehmen auf den Kunden ausrichten, unsere Abläufe vom Kundenwunsch bis hin zum erfüllten Kundenwunsch End-to-End denken.

Und wir sollten den Mitarbeitern und Partnern des Unternehmens eine zeitgemäße Form der Zusammenarbeit ermöglichen.

Doch wie macht man das?

Durch die Verbesserung der Arbeitsabläufe vom kleinen hin zum großen – Schritt für Schritt.

Und durch die Schaffung eines Rahmens für die Zusammenarbeit, statt Arbeit durch eine Hierarchie zu diktieren.

Wie oft sind Prozesse zu optimieren?

Um Ihnen meine Antwort zu verdeutlichen, habe ich diese Tabelle erarbeitet:    

Die erste Initiative zur Prozessoptimierung wird noch voller Elan ausgeführt.

Doch mangelnde Priorisierung und handwerkliche Fehler führen schnell zur Ernüchterung und das Projekt wird pro forma zu Ende geführt.

Die Prozessbeschreibungen werden abgelegt und man geht zum Tagesgeschäft über.

Das sollte so nicht sein!

In Bewegung kommen meint nicht, dass Prozessbeschreibungen von Prozessberatern erstellt werden. 

Das sind tote Papiere, die nicht ernst genommen werden.

Prozessbeschreibungen werden zum Leben erweckt, wenn sich die ausführenden Mitarbeiter über ihre Abläufe austauschen und sie sich zur Umsetzung einigen. Dieser Austausch kommt im Tagesalltag zu kurz und wird oft als Aufgabe des Vorgesetzten angesehen – der sich jedoch nur für das Arbeitsergebnis zuständig fühlt …

Durch die Anleitung der Mitarbeiter ihre Abläufe zu gestalten, sind Sie in Bewegung gekommen. Damit Sie den Schwung beibehalten, müssen die Erkenntnisse im Tagesalltag umgesetzt werden.

Es bedarf weiterer Schulungen, persönlicher Coachings und auch disziplinarischer Maßnahmen, für die, die sich nicht an die neuen Regeln halten wollen.

Das reicht auch nicht einmalig, sondern erfordert in regelmäßigen Abständen Ihre Aktivität.

So können Sie mit der richtigen Vorgehensweise und einem auf Dauer angelegten Vorhaben Ihre Prozessprojekte nachhaltig machen.

Warum ist Prozessoptimierung notwendig?

Banal gesagt: „Weil eine schlechte Organisation allen schadet!“

Wenn die Abläufe nicht aufeinander abgestimmt sind, dann

• stimmt die Qualität nicht - der ist Kunde unzufrieden
• werden Arbeiten mehrfach gemacht, die Kosten explodieren - das Management ist nervös
• streitet man sich – Mitarbeiter verlassen das Unternehmen
• muss mit „Feuerlöscheinsätzen“ schnell etwas gerettet werden – das macht krank
• …

Sie kennen das bestimmt.

Was bewirkt sie? 

Sinn und Zweck der Prozessoptimierung ist

• die Verbesserung der Art und Weise der Bearbeitung und 
• die Verbesserung der Zusammenarbeit.

Bei der Optimierung klärt man, wie etwas abgearbeitet wird.

Man einigt sich auf bestimmte Vorgehensweisen.

Durch Prozessoptimierung erreicht man so eine

• standardisierte Abarbeitung 
• verlässliche Zusammenarbeit
• harmonischeres Miteinander
• gleiche Arbeitsergebnisse
• schnellere Erledigung
• kostengünstige Bearbeitung.
  

Wann wird sie eingesetzt?

Es gibt zwei Ansatzpunkte für die Prozessoptimierung:

Handeln aus einer Notsituation heraus

Spätestens dann, wenn Unternehmen nicht mehr wettbewerbsfähig sind, wird über Prozessoptimierung nachgedacht.

Auslösende Ereignisse sind:

• Unzufriedene Kunden 
• durch hohe Reklamationsquoten und nicht eingehaltene Lieferzeiten
• Nicht wettbewerbsfähige Preise durch zu hohe Kosten
• Fehlendes Personal durch hohen Krankenstand und hohe Fluktuationsrate
• Qualifiziertes Personal kann nicht angeworben werden.
  

Ambitioniert die Zukunft gestaltend

Besser ist es, wenn Unternehmen mit Weitsicht handeln.

Sie beschäftigen sich frühzeitig mit den Veränderungen des Marktes.

Sie erarbeiten eine Unternehmensstrategie.

Sie überlegen, wie sie den neuen Gegebenheiten begegnen, so dass sie auch in Zukunft erfolgreich sind.

Die Unternehmensstrategie kann durch große Maßnahmen, wie durch Fusionen, und kleinere, wie dem Einsatz von Tablets im Außendienst, erfolgen.

Ob große oder kleine Maßnahme: es bedingt immer Veränderungen im täglichen Handeln.

Die Arbeitsabläufe müssen überarbeitet und neu ausgerichtet – eben optimiert – werden.

Prozessoptimierung - auf einen Blick

Bei der Prozessoptimierung ist nicht die Methode entscheidend, sondern das angestrebte Ziel.

Prozessoptimierung kann stufenweise bis zu einer Transformation des Unternehmens führen. Momentan arbeiten wir in einem funktional-hierarchischen System, dass zum Beginn der Industriealisierung entwickelt wurde. Wir können es zu einem cossfunktional-kooperativen wandeln - das meines Erachtens den Anforderungen des digitalen Zeitalters wesentlich besser gerecht wird.

Der Weg beginnt bei der Standardisierung der Bearbeitung in Abteilungen.

Dann können durch Anwendung einer Methode die Abläufe auf bestimmte Kriterien hin verbessert werden. Der Einsatz in einem Bereich des Unternehmens bzw. eine einmalige Prozessinitiative verlieren jedoch schnell an Wirksamkeit. Ihnen fehlen die dauerhafte Verankerung und die Gesamtbetrachtung des Unternehmens.

Ich empfehle Ihnen, die Prozessoptimierung als ein unternehmensweites Projekt zu beginnen und konkrete Ziele zu definieren.

Prozessautomatisierung ist nur ein mögliches Ziel. Es sollte in der Kombination der Verbesserung der Arbeit an den Schnittstellen bis hin zu einer neuen Form der Zusammenarbeit entwickelt werden.

Das ist ein vielversprechendes und ambitioniertes Vorhaben. 

Es gelingt jedoch nur, wenn es vom Top Management initiiert und mit höchster Priorität gemanagt wird.

Der entscheidende Faktor ist: Wie gut es Ihnen gelingt, alle Mitarbeiter auf dem Weg zu involvieren, zu befähigen und schließlich zur Prozessoptimierung zu ermächtigen.

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