Endlich! Der Vorstand hat eine unternehmensweite Prozessoptimierung beschlossen.
Sie und ein Kollege sind mit der Projektleitung beauftragt worden.
Das Unternehmen mit über 2000 Angestellten an sieben Standorten wartet auf Ihre Expertise. Ein großes Vorhaben, das auf keinen Fall scheitern darf.
Sie fühlen sich dieser Herausforderung gewachsen, denn Sie kennen sich schon ein bisschen aus: Sie haben in Ihrem vorherigen Job die Prozesse in einem Bereich aufgenommen und mit einer kleinen Mannschaft in einem BPM-Tool visualisiert. Sie verfügen über Praxiserfahrung.
Doch bei großen Vorhaben gibt es ein diese Punkte, deren Sie sich bewusst sein sollten...
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Mit einem Pilotprojekt Prozessmanagement starten
Sie wissen, dass es jetzt bei einer Prozessoptimierung des ganzen Unternehmens um eine weitaus größere Zahl an Prozessen geht. So richtig sicher sind Sie nicht, ob Sie Ihre Erfahrungen aus einem überschaubaren Bereich 1:1 auf das neue Vorhaben übertragen können.
Sie und Ihr Kollege beschließen, zunächst ein Pilotprojektin einem einzelnen Bereich zu machen. Erstmal starten.
Klingt nach einem guten Plan ...
... und doch rate ich Ihnen sehr von dieser Vorgehensweise ab.
Warum?
Weil Sie mit dieser Vorgehensweise nicht den Erfolg erzielen werden, den Sie brauchen.
Lassen Sie uns kurz genauer auf die Wirkungsweise von Prozessmanagement schauen:
Prozessmanagement macht die Ablauforganisation sichtbar
Durch Visualisierung der Abläufe wird das tägliche Tun nachvollziehbar.
Das ist ein Erkenntnisgewinn.
Doch erst wenn Sie das Gesamtbild betrachten, erhalten Sie den großen Mehrwert.
Das Gesamtbild ist die Ablauforganisation. Jenes Bild, wie die Prozesse chronologisch durch die Abteilungen fließen. Das erhalten Sie, wenn Sie bei der Prozessaufnahme von Abteilung zu Abteilung den Prozessen nachlaufen. Sie erleben, wie die Abteilungen End-to-End einander zuarbeiten.
Wie Sie die Prozesse aufnehmen, ist eine von zwei Voraussetzungen für ein gelungenes ProzessProjekt.
Die andere Voraussetzung ist ein gut erkennbares Bild. Damit Sie dies erhalten, müssen alle Elemente der Prozesskette gleich beschrieben sein. Die Art und Weise, wie die Prozesse dargestellt werden, muss einem einheitlichen Schema entsprechen. Es ist nicht ausreichend, nur ein Template zu Prozessbeschreibungen zu haben.
Sie brauchen die End-to-End Sicht: Schon bevor Sie die eigentliche Prozessaufnahme beginnen, brauchen Sie die Erkenntnis, in welche Abteilung Sie gehen müssen, um den gesamten Prozessfluss nachzuvollziehen.
Es reicht nicht loszulaufen, um den Mount Everest erfolgreich zu besteigen. Sie müssen sich für solch eine komplexe Herausforderung gut vorbereiten.
Mein Tipp
Bevor Sie also das ProzessProjekt beginnen, sollten Sie
- einen Projektplan mit Meilensteinen und benötigten Ressourcen haben
- die Arbeitsinstrumente - die Prozess Governance - erarbeiten und
- eine Prozesslandkarte ausgearbeitet haben.
Pilotprojekt kontra Vorprojekt
Diese Vorbereitung machen Sie am besten in einem Vorprojekt.
Moment - ist das nicht das Gleiche wie ein Pilotprojekt?
Nein!
Bei einem Pilotprojekt beginnt man direkt mit der Prozessaufnahme in einem Bereich und erhofft sich während der Aufnahme die Erkenntnis, ob die Vorgehensweise gut ist. Aller Wahrscheinlichkeit nach werden Sie mit dieser Vorgehensweise dann Bereich für Bereich abarbeiten.
Doch Sie werden sich lange Zeit nur in einem einzelnen Bereich aufhalten. Sie werden den Fokus auf diesen Bereich haben. Dadurch ist es schwer, die gesamte Prozesslandschaft zu erfassen.
Das können Sie nur, wenn Sie die Vogelperspektive einnehmen. Sie müssen aus dem Tagesgeschäft raus und den Blick für das Zusammenspiel der Bereiche frei machen. Erst dann wird die Prozesskette sichtbar.
Meist stellt man nach dem Pilotprojekt fest, dass es lange dauert. Die Idee ist dann, dass jeder Bereich seine Prozesse eigenständig aufnimmt.
Dabei wird vergessen, klare Standards zu definieren, wie Prozesse zu betrachten und zu dokumentieren sind. Auch steht oft kein BPM Tool zur Verfügung, so dass sich jeder selbst hilft.
Das führt dazu, dass sehr unterschiedliche Prozessdarstellungen herauskommen. Jeder Bereich entwickelt seine Art Prozesse zu betrachten. Es wird schwierig, sich von Bereich zu Bereich zu verstehen, denn jeder hat seine Sprache entwickelt.
Damit verpassen die Sie Gelegenheit, dass sich die einzelnen Bereiche gegenseitig besser kennenlernen. Letztendlich vergolden Sie so ihre Silos.
Mein Tipp: Machen Sie ein Vorprojekt!
Im Vorprojekt erarbeiten Sie, auf welche Art und Weise das Prozessmanagement ausgestaltet wird. Überlegen Sie, wie Ihr Unternehmen nach dem Ende des Projekts aussehen soll und wie das System weiter aufrechterhalten werden kann. Gewinnen Sie Ihren Vorstand!
Dann beginnen Sie mit der Prozesslandkarte. So erarbeiten Sie sich ein Verständnis, was es für Prozesse gibt und wie diese End-to-End miteinander verbunden sind. Auf dieser Grundlage können Sie das Projekt gut kalkulieren.
Zum einen, indem Sie einen Projektplan mit Meilensteinen über mindestens 3 Jahre entwerfen.
Planen Sie, personelle Unterstützung durch weitere Teammitglieder und zeitliche Ressourcen bei den Gesprächspartnern der zu optimierenden Prozesse. Veranschlagen Sie ein Budget für ein leistungsfähiges BPM Tool, sowie einem Team zur Modellierung sowie Assistenz für Sie ein.
Zum anderen sollten Sie eine ständige Kommunikation mit dem Vorstand sicherstellen. So erreichen Sie, dass dieser die Entwicklung des Projektes nachvollziehen und an den notwendigen Stellen korrigierend eingreifen kann.
FAZIT Prozess-Projekt vs Vorprojekt
Wenn Sie in Ihrem Vorprojekt die Grundlagen gelegt haben, dann starten Sie für alle sichtbar mit dem Prozess-Projekt erst dann, wenn Sie genau wissen, was Sie wann und womit tun woll
Leider ist es so, dass die Aufwände für ein Vorprojekt vom Management gescheut werden.
Das ist der Grund, wieso ich oft mit der Prozesslandkarte beginne. Mit einer aussagekräftigen Prozesslandkarte bilden Sie die gesamte Ablauforganisation und alle Prozesse ab. Ein schneller Erkenntnisgewinn, der die Notwendigkeit des ProzessProjekts anschaulich dringlich macht.
