Endlich! Der Vorstand hat eine unternehmensweite Prozessoptimierung beschlossen.

Du und ein Kollege sind mit der Projektleitung beauftragt worden.

Das Unternehmen mit über 2.000 Angestellten an sieben Standorten wartet auf Deine Expertise. Ein großes Vorhaben, das auf keinen Fall scheitern darf.

Du fühlst Dich dieser Herausforderung gewachsen, denn Du kennst Dich schon ein bisschen aus: Du hast in Deinem vorherigen Job die Prozesse in einem Bereich aufgenommen und mit einer kleinen Mannschaft in einem BPM-Tool visualisiert. Du verfügst über Praxiserfahrung.

Doch bei großen Vorhaben gibt es diese Punkte, deren Du Dir bewusst sein solltest ...

Mit einem Pilotprojekt Prozessmanagement starten

Du weißt, dass es jetzt bei einer Prozessoptimierung des ganzen Unternehmens um eine weitaus größere Zahl an Prozessen geht. So richtig sicher bist Du nicht, ob Du Deine Erfahrungen aus einem überschaubaren Bereich 1:1 auf das neue Vorhaben übertragen kannst.

Dein Kollege und Du beschließen, zunächst ein Pilotprojekt in einem einzelnen Bereich zu machen. Erstmal starten.

Klingt nach einem guten Plan ...

... und doch rate ich Dir sehr von dieser Vorgehensweise ab.

Warum?

Weil Du mit dieser Vorgehensweise nicht den Erfolg erzielen wirst, den Du brauchst.  

Lass uns kurz genauer auf die Wirkungsweise von Prozessmanagement schauen:

Prozessmanagement macht die Ablauforganisation sichtbar

Durch Visualisierung der Abläufe wird das tägliche Tun nachvollziehbar.

Das ist ein Erkenntnisgewinn.

Doch erst wenn Du das Gesamtbild betrachtest, erhältst Du den großen Mehrwert.

Das Gesamtbild ist die Ablauforganisation. Jenes Bild, wie die Prozesse chronologisch durch die Abteilungen fließen. Das erhältst Du, wenn Du bei der Prozessaufnahme von Abteilung zu Abteilung den Prozessen nachläufst. Du erlebst, wie die Abteilungen End-to-End einander zuarbeiten.

Wie Du die Prozesse aufnimmst, ist eine von zwei Voraussetzungen für ein gelungenes ProzessProjekt.

Die andere Voraussetzung ist ein gut erkennbares Bild. Damit Du dies erhältst, müssen alle Elemente der Prozesskette gleich beschrieben sein. Die Art und Weise, wie die Prozesse dargestellt werden, muss einem einheitlichen Schema entsprechen. Es ist nicht ausreichend, nur ein Template zu Prozessbeschreibungen zu haben.

Du brauchst die End-to-End Sicht: Schon bevor Du die eigentliche Prozessaufnahme beginnst, brauchst Du die Erkenntnis, in welche Abteilung Du gehen musst, um den gesamten Prozessfluss nachzuvollziehen.

Es reicht nicht loszulaufen, um den Mount Everest erfolgreich zu besteigen. Du musst Dich für solch eine komplexe Herausforderung gut vorbereiten.

Pilotprojekt kontra Vorprojekt

Diese Vorbereitung machst Du am besten in einem Vorprojekt.

Moment - ist das nicht das Gleiche wie ein Pilotprojekt?

Nein!

Bei einem Pilotprojekt beginnt man direkt mit der Prozessaufnahme in einem Bereich und erhofft sich während der Aufnahme die Erkenntnis, ob die Vorgehensweise gut ist. Aller Wahrscheinlichkeit nach wirst Du mit dieser Vorgehensweise dann Bereich für Bereich abarbeiten.

Doch Du wirst Dich lange Zeit nur in einem einzelnen Bereich aufhalten. Du wirst den Fokus auf diesen Bereich haben. Dadurch ist es schwer, die gesamte Prozesslandschaft zu erfassen.

Das kannst Du nur, wenn Du die Vogelperspektive einnimmst. Du musst aus dem Tagesgeschäft raus und den Blick für das Zusammenspiel der Bereiche frei machen. Erst dann wird die Prozesskette sichtbar. 

Meist stellt man nach dem Pilotprojekt fest, dass es lange dauert. Die Idee ist dann, dass jeder Bereich seine Prozesse eigenständig aufnimmt.

Dabei wird vergessen, klare Standards zu definieren, wie Prozesse zu betrachten und zu dokumentieren sind. Auch steht oft kein BPM Tool zur Verfügung, so dass sich jeder selbst hilft.

Das führt dazu, dass sehr unterschiedliche Prozessdarstellungen herauskommen. Jeder Bereich entwickelt seine Art Prozesse zu betrachten. Es wird schwierig, sich von Bereich zu Bereich zu verstehen, denn jeder hat seine Sprache entwickelt.

Damit verpasst Du die Gelegenheit, dass sich die einzelnen Bereiche gegenseitig besser kennenlernen. Letztendlich vergoldest Du so Deine Silos.

Mein Tipp: Mach ein Vorprojekt!

Im Vorprojekt erarbeitest Du, auf welche Art und Weise das Prozessmanagement ausgestaltet wird. Überlege, wie Dein Unternehmen nach dem Ende des Projekts aussehen soll und wie das System weiter aufrechterhalten werden kann. Gewinne Deinen Vorstand!

Dann beginnst Du mit der Prozesslandkarte. So erarbeitest Du Dir ein Verständnis, was es für Prozesse gibt und wie diese End-to-End miteinander verbunden sind. Auf dieser Grundlage kannst Du das Projekt gut kalkulieren.

Zum einen, indem Du einen Projektplan mit Meilensteinen über mindestens 3 Jahre entwirfst.

Plane personelle Unterstützung durch weitere Teammitglieder und zeitliche Ressourcen bei den Gesprächspartner:innen der zu optimierenden Prozesse. Veranschlage ein Budget für ein leistungsfähiges BPM Tool sowie für ein Team zur Modellierung sowie Assistenz für Dich ein.

Zum anderen solltest Du eine ständige Kommunikation mit dem Vorstand sicherstellen. So erreichst Du, dass dieser die Entwicklung des Projektes nachvollziehen und an den notwendigen Stellen korrigierend eingreifen kann.