Prozessmodell: 10 Dinge, die Du wissen solltest

Stehst Du vor der Aufgabe, Prozesse zu identifizieren? Sollst Du Geschäftsprozesse abbilden? Dann weißt Du sicher schon, dass die Welt der Prozesse komplex sein kann. Und das ist nicht nur bei Dir im Unternehmen so. Die Prozesswelt selbst hat mehrere Ebenen und erlaubt unterschiedliche Sichtweisen. Hier kommt das Prozessmodell zum Zug - es kann Dir Orientierung geben.

Damit Du zügig mit Deinem Prozess-Projekt vorankommst, stelle ich Dir mein Giersberg®-Prozessmodell als PDF zum Download in CC-Lizenz zur Verfügung.

Mit den Infos aus diesem Artikel wirst Du Deine Prozessarbeit auf ein neues Level heben. Du wirst einen viel leichteren Einstieg in Prozessanalyse und Prozessoptimierung haben als ohne dieses Wissen.

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Was ist ein Prozessmodell? 

Der Begriff wird nicht immer korrekt verwendet, deshalb hier ein kurzer Blick auf die Definition zur Abgrenzung:

DEFINITION Prozessmodell

Ein Prozessmodell ist allgemeingültiges Muster, 
in welchen Detaillierungsgraden und Zuschnitten Abläufe dargestellt werden.

Anders gesagt: Ein generisches Modell zeigt die essentiellen Aspekte von Prozessen, ohne sich auf spezifische Details oder Varianten festzulegen. 

Die auf Basis eines Prozessmodells entstehenden konkreten Beschreibungen eines Ist- oder Soll-Zustandes der betrieblichen Praxis werden als Prozessdarstellungen bezeichnet. In meinem Giersberg®-Prozessmodell verwende ich für jede Ebene einen eigenen Prozessbegriff.

Wann sollte ich mich damit beschäftigen?

Am besten beschäftigst Du Dich vor dem Beginn eines Prozess-Projekts mit dem Prozessmodell. Es hilft Dir, Dich in der komplexen Welt der Geschäftsprozesse zunächst theoretisch gut zu orientieren. Mit diesem Wissen kannst Du die Prozesse benennen und Dir vorab überlegen, mit welchem Detaillierungsgrad Du die Prozessanalyse beginnen willst.

Ohne diese Entscheidungen wirst Du Prozesse aufnehmen und dann feststellen, dass die Detaillierungsgrade vermischt wurden. Das macht nicht nur unnötig Arbeit, sondern sorgt auch für Unmut bei den Beteiligten.

Wie kann ein Prozessmodell bei der Prozessanalyse helfen?

Mit einem Prozessmodell kannst Du Dich leicht in der Welt der Prozesse orientieren.

Das ist ganz wichtig, denn den Begriff Prozess benutzen wir so universal wie ‚Tempo‘, wenn wir Taschentücher meinen. Das ist uns jedoch nicht immer bewusst. 

So habe ich viele Diskussionen erlebt, wo beide Gesprächspartner von Prozessen sprachen und der eine einen Prozess in einer Abteilung und der andere eine durch die Abteilungen laufende Prozesskette meinte. Beide haben wichtige Aspekte der Prozessdarstellung benannt. Leider führen diese Diskussionen nicht zu einer umfassenden Prozessbetrachtung. Hier hilft ein Modell, in dem die Ebenen und Zuschnitte von Abläufen generisch beschrieben werden.

Was gibt es für Prozessmodelle?

Das Buch ‚Geschäftsprozessmanagement in der Praxis‘ gibt auf knapp 1.000 Seiten einen hervorragenden Überblick über den Stand der wissenschaftlichen Prozessmanagement Literatur.

Hier habe ich gleich an drei Stellen Informationen zu Prozesshierarchie, Prozessdokumentation und Prozessmodellen gefunden – die alle das Gleiche meinten. Ich bin in den Untersuchungen zu meinem Buch zum Ergebnis gekommen: Die Fachliteratur hat das Thema Geschäftsprozesse "übersprungen" und beschäftigt sich viel mehr mit Methoden zur Prozessoptimierung.

Besonders hilfreich fand ich diesen Überblick, den ich um das Giersberg®-Prozessmodell ergänzt habe:

Giersberg®-Prozessmodell

Process Classification Framework (PCF)

SAP

ARIS

REFA-Verband

1. Prozesslandkarte

1. Prozesskategorie

1. Prozessszenario

1. Prozessbereich

1. Unternehmensprozess

2. Prozessketten

2. Prozessgruppe

2. Prozesse

2. Hauptprozess

2. Hauptprozess

3. Geschäfts-
    prozesse

3. Prozess

3. Subprozesse

3. Prozess

3. Teilprozess

4. weiterführende
    Regelungen

4. Aktivität

4. Prozessaktivität

4. Aktivität

4. Arbeitssystemprozess


5. Transaktionen

in Anlehnung an: Schmelzer/Sesselmann, Geschäftsprozessmanagement in der Praxis, 9. Auflage, Seite 227 Abbildung 5.4 Ebenen und Bezeichnungen der Aufbaustruktur von Geschäftsprozessen  

Wie kann ein Modell bei der Prozessmodellierung helfen?

Im Begriff Prozessmodellierung steckt das Wort Prozessmodell. Es ist DIE Grundlage für eine realitätsnahe und hilfreiche Darstellung von Geschäftsprozessen.

Nachdem Du die Struktur von Prozessen allgemein durch das Prozessmodell verstanden hast, kannst Du gut erkennen, was es für Prozesse im Unternehmen gibt und in welchem Detaillierungsgrad Du diese gerade betrachten solltest.

Wie stehen BPMN und Prozessmodell zueinander?

Mit der Modellierungsnotation BPMN (Business Process Model and Notation) greifst Du auf einen Standard zur Darstellung von Prozessen zu. BPMN stellt Prozesse in einem Ablaufdiagramm dar. Die besondere Stärke ist die gute Verständlichkeit für Fachleute wie auch für IT-Experten. Diese nutzen BPMN auch, um Prozesse zu automatisieren, und greifen dafür auf einen Symbolsatz von über 150 Zeichen zu.

BPMN wurde in den 1990er Jahren entwickelt, als einzelne Prozessketten fokussiert betrachtet wurden. Die gesamte Prozesslandschaft eines Unternehmen rückt erst jetzt in das Zentrum der Aufmerksamkeit.

Im Giersberg®-Prozessmodell werden Prozessketten und Prozesse – die Ebenen 2 und 3 – in BPMN dargestellt. Auf Ebene 4 kann, muss jedoch BPMN nicht genutzt werden. Um die Prozesslandschaft darzustellen, wird BPMN nicht genutzt. Die Vielfalt der Prozessketten ist so groß, dass sie grafisch dargestellt werden, um übersichtlich und schnell verständlich zu sein.

Modell Geschäftsprozesse

Giersberg® Prozessmodell Basisaufbau mit 4 Ebenen

Wie unterscheiden sich Prozessbeschreibung und Prozessmodell?

Der Begriff Prozessbeschreibung hat sich für die konkrete Beschreibung eines Ablaufes wie beispielsweise 'Material einkaufen' etabliert.

Der Begriff des Prozessmodells wird zumeist für die abstrakte Darstellung der Prozessebenen verwendet. Es gibt jedoch auch Fachbücher, in denen der Begriff Prozessmodell für die konkrete Beschreibung eines Ablaufes verwendet wird.

Warum hast Du das Giersberg®-Prozessmodell entwickelt?

Wenn ich andere bei der Prozessanalyse beobachte, fühle ich mich wie in dieser Szene bei Harry Potter:

Harry steht in einem Raum mit mehreren Türen. Alle Türen ähneln sich. Doch nur wenn Harry die richtige Tür wählt, wird er sein Ziel erreichen.

Genauso ist auch mit dem Prozessbegriff. Es gibt sehr viele Prozessbegriffe. Doch nur wenn wir den Richtigen wählen, werden wir Prozessmanagement im Unternehmen ganzheitlich umsetzen können.

Das Fatale daran:

Wir merken erst, dass es der falsche Begriff war, wenn wir schon durch die Tür gegangen und den Weg eine Weile gelaufen sind.

Das ist verdammt schade.

Wenn das Unternehmen erkennt, dass es mit Prozessmanagement nicht weiterkommt, wird es erstmal auf Eis gelegt. Nach einer Weile kommt die Erkenntnis: Wir brauchen doch ein Prozessmanagement-System. Beim nächsten Anlauf ist es jedoch leider viel schwieriger als beim ersten Mal …


Meine Vision ist die erfolgreiche Umsetzung der prozessorientierten Organisation. Deshalb habe ich für meine Kund:innen das Prozessmodell entwickelt – um gleich den richtigen Weg zu ebnen.

Und ich habe ein unerwartet großes, positives Feedback von meinen Kunden bekommen. Sie sagten: „Wirklich hilfreich!“ und „Jetzt weiß ich endlich, wie ich das machen muss!“

Das hat mich einerseits veranlasst, das Prozessmodell immer weiter zu verfeinern. Und anderseits hat es mich auch angespornt, mich stärker mit der Theorie auseinander zu setzen.

Nach über 5 Jahren bin ich mir sicher: Meine Prozessmodell ist einmalig und sehr hilfreich.

So habe ich mich entschlossen, es durch ein Buch einer breiten Öffentlichkeit nahe zu bringen. Ich habe das Buch jedoch nicht in einem wissenschaftlichen Stil geschrieben, sondern so, wie ich mir Fachbücher wünsche: gut zu verstehen und schnell durchzuarbeiten.

Ein kurzes Buch allein reicht jedoch nicht aus. Aus diesem Grund habe ich im Arbeitsbereich zu meinem Blog – dem Workspace –weitere Angebote, die Dich bei der Prozessidentifikation und Prozessmodellierung unterstützen.

Was sind die besonderen Merkmale des Giersberg®-Prozessmodells ?

Das Giersberg®-Prozessmodell hat diese Merkmale: 

  • 4 Ebenen, die gut voneinander abzugrenzen sind
  • Exakte Begriffe für jede Ebene
  • Es gibt eine Referenz, an der sich alle Ebenen orientieren
  • Ein Geschäftsprozess ist immer gleich zugeschnitten
  • BPMN wird dort genutzt, wo es sinnvoll ist
  • Prozessketten werden wertschöpfungsorientiert betrachtet

Warum das Giersberg®-Prozessmodell nutzen?

Mit dem Giersberg®-Prozessmodell werden die Prozesse greifbar.

Das Modell ermöglicht, Prozesse anhand konkreter Merkmale zu benennen und damit leicht zu identifizieren. Du musst nicht lange Workshops, Befragung von Führungskräften oder Fragebobenaktionen machen, um die Prozesse Deines Unternehmens zu finden.

Mit dem Giersberg®-Prozessmodell vermeidest Du, dass

  • zu lange diskutiert wird, was denn eigentlich ein Prozess ist
  • etwas beschrieben wird, was kein Prozess ist (sondern ein Projekt)
  • Silodenken gefestigt wird
  • Prozesse zu kleinteilig aufgenommen werden
Prozessmodell zur verständlichen Abbildung von Prozessen für Mitarbeiter:innen und Management

Giersberg®-Prozessmodell als PDF

Buch zum Prozessmodell

Geschäftsprozesse einfach erklärt

In meinem Buch 'Geschäftsprozesse erkennen, verstehen und optimieren' beschreibe ich das Giersberg®-Prozessmodell. Sowohl im Workspace als auch hier stelle ich Dir das Buch näher vor.

Lies hier weiter

Du willst die Prozesse Deines Unternehmens schnell finden, vollständig und doch einfach abbilden?


Verstehe die Grundlagen. Lies das Buch!

Geschäftsprozesse einfach erklärt