Prozessbeschreibungen waren gestern! Heute laufen alle Prozesse automatisch ab
... naja, nicht ganz. Wir sind auf dem Weg dahin, doch oftmals stolpern wir vor uns her.
Mit diesem Artikel möchte ich Dir bei der Einordnung der Begriffe helfen und zeigen: So hängen Prozessautomatisierung, Digitalisierung und Transformation zusammen.
Ich ermittle zuerst den Unterschied zwischen Automatisierung und Digitalisierung. Das stelle ich in den Kontext unserer Arbeitswelt und beschäftige mich dann mit dem Begriff der Transformation. Im Ergebnis wirst Du die Begriffe für Dich gut einordnen können und besser wissen, was das für Dich und Dein Unternehmen bedeutet.
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Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und Digitalisierung?
Diese Frage hatte ich schon lange. Nun habe ich das KI gefragt und perfekte Antworten erhalten. Diese ist in kursiv gedruckt und gekennzeichnet.
Automatisierung und Digitalisierung sind zwei verwandte, aber dennoch unterschiedliche Konzepte, die oft in Bezug auf technologische Fortschritte und Geschäftsprozesse diskutiert werden. Hier sind die grundlegenden Unterschiede zwischen den beiden:
Automatisierung
Automatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologie und Maschinen, um menschliche Aufgaben oder Prozesse ohne menschliches Eingreifen auszuführen.
Es konzentriert sich darauf, manuelle und sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren oder zu minimieren, um Effizienz und Produktivität zu steigern.
Automatisierung kann in physischen Umgebungen (z. B. Fertigungsanlagen) oder in digitalen Umgebungen (z. B. Software-Roboter, die Datenverarbeitungsaufgaben übernehmen) stattfinden.
Digitalisierung
Digitalisierung bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung analoger Informationen, Dokumente und Prozesse in digitale Formate. Dies bedeutet, Informationen in eine digitale Form zu bringen, die auf Computern verarbeitet, gespeichert und übertragen werden kann.
Es umfasst die Verwendung von Technologie, um Geschäftsprozesse, Kommunikation und Datenverwaltung zu modernisieren und zu verbessern.
Digitalisierung kann verschiedene Aspekte eines Unternehmens betreffen, einschließlich Kundenbeziehungen, Buchhaltung, Datenverarbeitung, Marketing und vieles mehr.
Von ChatGPT Vers. 3.5 am 10.09.23
Diese Darstellung von KI Bard finde ich eine gute Ergänzung:
grundlegender Unterschied
Der grundlegende Unterschied zwischen Automatisierung und Digitalisierung besteht darin, dass Automatisierung die Ausführung von Aufgaben betrifft, während Digitalisierung die Form der Daten betrifft, in denen diese Aufgaben ausgeführt werden.
Automatisierung ist ein Mittel zur Digitalisierung. Durch die Automatisierung von Prozessen können Daten in digitaler Form erfasst und verarbeitet werden. Auf diese Weise kann die Digitalisierung vorangetrieben werden.
Digitalisierung kann die Automatisierung ermöglichen. Durch die Digitalisierung von Daten können diese leichter analysiert und ausgewertet werden. Dadurch können Automatisierungslösungen entwickelt werden, die effizienter und effektiver sind.
von Bard 12.09.23
Auswirkungen auf unsere Arbeitswelt
Die Digitalisierung ist ein echter Paradigmenwechsel. Wir beginnen ganz anders auf unsere Arbeitswelt zu schauen und sie zu gestalten.
Stand vor der Industrialisierung unsere gesicherte Ernährung im Zentrum des Arbeitstages, so war es seit Industrie 1.0 die effiziente Erschaffung von Waren und Dienstleistungen, um uns einen Konsum von schönen Dingen zu erlauben. Doch sind wir Sklaven unserer Uhr und können uns nur wenige Stunden dem widmen, was uns persönlich wichtig ist.
Das ändert sich nun.
Wir automatisieren, indem wir Routinearbeiten an Maschinen übertragen. Wir befreien uns von gleichförmigen, langweiligen Arbeiten.
Wir digitalisieren, indem wir uns von der anfassbaren Welt verabschieden. Nun können von überall und jederzeit auf unsere Daten zugreifen.
Wir realisieren, dass wir mehr Zeit für uns selbst gewinnen können. Doch nur, wenn wir die Art unseres Zusammenlebens ebenso verändern.
Auch dafür nutzen wir den Begriff der Digitalisierung. Dieser meint so viel mehr als Daten in die digitale Form zu bringen und Routinearbeiten von Maschinen ausführen zu lassen. Digitalisierung bringt einen umfassenden Wandel unseres Zusammenlebens mit sich.
Die Automatisierung scheint uns in der Theorie einfach. Durch sie Prozessautomatisierung können wir Routineaufgaben an Maschinen übergeben, die alles ohne Pause und Fehler für uns erledigen. Das bringt enormen Effizienzgewinn.
… doch es ist der Mensch, der das in die Maschine bringt.
Und diesen Aspekt vergessen wir allzuoft. Es hört
AUF DEN PUNKT GEBRACHT
Erst wenn diese Veränderung ganzheitlich gedacht wird, können die Potentiale geschöpft werden. Andernfalls werden wir stecken bleiben. Die Prozessautomatisierung wird sich an der kleinsten Abweichung – wie mangelnde Datenqualität – zermürben.
Deshalb brauchen wir in der Runde noch einen weiteren Begriff: die Transformation.
Bevor ich in dieses Thema gehe, eine kleine Story dazu. Ich habe wieder beide KI-Systeme gefragt. Von ChatGPT habe ich eine wertloses Blablabla erhalten. Bard war bescheiden und sagte, es wüsste keine Antwort dazu, es sei ja nur ein Sprachmodell 
Was ist die Transformation?
Kurz gesagt: Die Transformation ist der Sammelbegriff für die grundlegenden Veränderungen, die wir auf dem Weg vom analogen in das digitale Zeitalter legen müssen.
Ich sehe in der Transformation drei Ausprägungen:
- digitale Transformation
- kulturelle Transformation
- strukturelle Transformation
Auf Unternehmen bezogen gibt es folgende Inhalte:
digitale Transformation
Die digitale Transformation umfasst die Übertragung der analogen Dokumente in digitale Datenform. Sie ermöglicht, dass die von uns Menschen durchgeführte Routinearbeiten an die IT übergeben und maschinell ausgeführt werden können.
Abläufe werden sich radikal verändern, so wie wir im privaten unsere Einkäufe vom rein stationären und hin zum online Handel verlagert haben. Das ist der Ansatz des BPR (Business Process Reengineering), die Umsetzung eines radikal neuen Prozessdesigns unter Verwendung der neuen Technologien.
Ein etabliertes Unternehmen mit einem guten Geschäftsmodell wird nicht alle Prozesse radikal neu designen müssen. Jedoch wird es genau wissen müssen, wie die Prozessausführung erfolgt. Bisher haben wir uns nur an Ergebnissen orientiert. Jetzt werden wir auch verstehen müssen, wie das Ergebnis entsteht. Wir werden alle zum Prozess gehörenden Daten erheben, standardisieren und steuern.
kulturelle Transformation
Die kulturelle Transformation fokussiert die Art und Weise – die Kultur – wie wir Menschen miteinander umgehen. Konkret bezieht sie sich auf die Art die Arbeit zu koordinieren. Seit Anbeginn der industriellen Revolution machen wir das mit einem hierarchischen Anweisungssystem. Das war und ist noch heute darauf angelegt, dass wenige Manager den unterstellen sagen, was sie zu tun haben. Nur heute haben wir perfekt ausgebildete Mitarbeiter, die sich ihren Arbeitsplatz aussuchen können.
Das System des oben und unten funktioniert nicht mehr. Wir erkennen, dass wir als Gemeinschaft handeln müssen. Wir erkennen, das wir uns auf Augenhöhe begegnen sollten und einen fairen Umgang miteinander brauchen, um das Unternehmen als großes Ganzes erfolgreich zu machen.
strukturelle Transformation
Die strukturelle Transformation umfasst die Veränderung der Aufbau- und Ablauforganisation und wie diese an die neuen – durch den digitalen und kulturellen Wandel erzeugten – Umgebungsbedingungen angepasst werden.
Am deutlichsten werden die Veränderungen in der Ausrichtung des Unternehmens werden. Sind diese noch größtenteils auf die Erstellung von Produkten und Erbringung von Dienstleistungen ausgerichtet, so wird der Fokus zukünftig konsequent auf den Kunden gelegt. Unternehmen werden vom Produzenten zum Lösungsanbieter. Hier werden sich über die Unternehmensgrenzen hinweg Ecosysteme bilden, die in Symbiose wechselseitig für sich sorgen.
Die alleinige Strukturierung nach fachlichen Aspekten und punktuell durchgeführten Projekten wird nicht ausreichen. Die Steuerung der Zusammenarbeit - die prozessorientierte Organisation - wird an erste Stelle treten.
Fazit
Die Digitalisierung macht einen anderen Umgang mit Informationen möglich. Statt Dokumente in Papierform mit uns rumzutragen, können wir die gleichen Inhalte als Daten speichern. Der Vorteil ist eine von Zeit und Raum unabhängige Nutzbarkeit.
Automatisierung braucht diese Daten und ermöglicht damit die Arbeitsausführung mit wenig oder gar keinem menschlichen Anteil. Und das fehlerfrei und in kürzester Zeit. Draus entstehenden hohe Effizienzgewinne.
Um die Prozesse automatisieren zu können baucht es saubere, vollständige Daten und klare Abläufe.
Einzelne Prozesse zu automatisieren ist kein Problem. Sollen jedoch Prozessketten automatisiert werden, muss das Wissen um den Prozesslauf vorhanden sein.
Ohne vollständige und korrekte Prozessbeschreibungen steckt in den Köpfen der Mitarbeiter:innen, die es tun. Das andere Problem sind die fachlichen Silos. Werden die Prozesse nur auf ein Fachgebiet begrenzt fehlt der Kontext. Dafür brauchen wir das Zusammenspiel der Fachbereich in der zeitlich-logischen Folge mit wertschöpfendem Fokus.
Kurz: Ein Prozessmanagement-System macht die großflächige Nutzung der Automatisierung erst möglich.
Der Weg hin zu einem Prozessmanagement-System, das die Steuerung und Automatisierung von Prozessketten übernimmt, ist die Transformation. Digital, kulturell und strukturell werden wir unsere Arbeit verändern.
Machen wir das Beste - zum Wohl aller - daraus.
