Wie Sie eine Prozesslandkarte erstellen
Sie wollen Ihre Prozesslandschaft identifizieren? Sie möchten die Supply Chain/ Wertschöpfungskette darstellen? Sie sollen für SAP den Cash-to-Order Process definieren? Die Prozesslandkarte ist das richtige Instrument.
In diesem Artikel vermittle ich Ihnen die Grundlagen zur Prozesslandkarte und gebe Ihnen die Infos, wie Sie eine aussagekräftige Prozesslandkarte erstellen.
Sie können gleich mit meiner gratis Vorlage der Prozesslandkarte, Beispiele für gute Prozesslandkarten und meinen Umsetzungstipps mit der Bearbeitung starten.
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Was ist eine Prozesslandkarte?
Eine Prozesslandkarte ist eine grafische Übersicht der Geschäftsprozesse.
Prozesslandkarte
Die Prozesslandkarte steht für die Ablauforganisation.
Sie hat die Aufgabe, die prozessorientierte Sicht auf die Organisation durch die Visualisierung des Zusammenspiels der Management-, Wertschöpfungs- und Supportprozesse und deren Bedeutung für das Unternehmen zu verdeutlichen.
Simone GlitschExpertin für Prozessoptimierung
Eine Prozesslandkarte ist das Bild der Prozesse des Gesamtunternehmens.
Sie stellt dar, welche Aufgabe die Prozesse für das Unternehmen haben - unabhängig davon, wo die ausführende Abteilung im Organigramm angesiedelt ist. Die Prozesslandkarte verdeutlicht, in welcher Folge die Prozesse durch das Unternehmen fließen.
Im Prozessmanagement ist sie wichtiges Instrument, denn sie stellt die Prozesslandschaft im Überblick dar.
Bild der Ablauforganisation
Diese zum Beginn der Industrialisierung entstandene Darstellung ist das Bild der Aufbauorganisation. Das Organigramm zeigt, wie die Arbeitsteilung in den spezialisierten Abteilungen erfolgt und ist gleichzeitig Ausdruck der hierarchischen Führung des Unternehmens. Das Organigramm zeigt wer - was macht.
Die Prozesslandkarte stellt dar, wie etwas gemacht wird. Sie stellt den Lauf der Prozesse dar.
Durch die Kategoriesierung in Prozessarten kann die Prozesslandkarte die Bedeutung der Prozesse für das Unternehmen deutlich machen.
Die Prozesslandkarte ist der Wegweiser in der Prozessoptimierung. Sie zeigt Schnittstellen und durch die Aufbauorganisation getrennte Prozesse, die bei einer unternehmensweiten Prozessoptimierung wieder zusammen gefügt werden.
Welche Prozesse und Prozessarten gibt es?
Um eine Prozesslandkarte zu erstellen, gilt es zunächst die Prozesse des Unternehmens zu identifizieren und dokumentieren. Leider ist die Prozessanalyse gar nicht so einfach.
Meist beginnt es schon mit der Frage: Was ist ein Geschäftsprozess?
Mein Tipp:
Als Prozesse werden in der Praxis die in den Abteilungen ablaufenden Tätigkeiten bezeichnet.
Wertschöpfungsprozesse/ Wertschöpfungskette/ Kernprozesse
Wertschöpfungsprozesse in einer Prozesslandkarte dargestellt
Die Wertschöpfungskette reiht die Prozesse von der Erstellung des Produktes oder Dienstleistung bis zur Vollendung in ihrer logischen Folge auf.
Es gibt meist mehrere Wertschöpfungsketten.
Diese sind genau herauszuarbeiten. Sie zeigen die Einzigartigkeit des Unternehmens - die Art und Weise, wie Geld verdient wird. Deshalb ist die genaue Identifikation der Wertschöpfungsketten wichtig.
Mit diesen Wertschöpfungsketten wird Geld verdient
Supportprozesse
Nachdem Sie die Wertschöpfungsprozesse definiert haben, sollten Sie die Supportprozesse betrachten. Jene Prozesse die dafür sorgen, dass die Wertschöpfungskette läuft.
Das sind meist sehr viele Prozesse, mehr als es Wertschöpfungsprozesse gibt.
Typischerweise kennen wir Prozessketten wie:
- Bereitstellen von Personal
- Bereitstellen der Infrastruktur und Ausstattung
- Bereitstellen von Material
Prozessketten
Am einfachsten sind Prozessketten zu identifizieren, wenn wir einen Vorgang chronologisch durchdenken. Wie hier im Beispiel, bei dem der Ablauf 'Material bestellen' dargestellt ist.
Die Fachabteilung löst den Prozess mit der Bestellanforderung aus, der Einkauf bestellt und das Material kommt im Lager an. Bezahlt wird die Rechnung von der Buchhaltungsabteilung.
Wenn diese Abläufe von Anfang bis zum Ende über die Abteilungsgrenzen hinweg chronologisch nachvollzogen werden, entstehen Prozessketten. Sie werden auch als End-to-End Prozesse bezeichnet.
Prozesskette - Beispiel Materialeinkauf mit Prozessen in den Abteilungen
Es gelingt nur wenigen Prozesslandkarten, Prozesse zu benennen und deren Fluss durch das Unternehmen darzustellen. Fast alle veröffentlichten Prozesslandkarten zeigen wie hier im relevanten Wikipediaeintrag Prozesslandkarte Abteilungen in einer anderen Folge.
Prozesslandkarte erstellen
Die 3 Herausforderungen, die zu bestehen sind
Ich habe über 50 Prozesslandkarten erstellt und beobachtet, dass es immer die gleichen Schwierigkeiten gab. Nur wenn Sie diese gut bewältigen, werden Sie eine aussagekräftige Prozesslandkarte erhalten.
Ich möchte, dass Sie eine gute Prozesslandkarte erstellen. Ich zeige Ihnen in einem kurzen 3 minütigen Video, welche Herausforderungen das sind.
Es gibt nur wenig Beispiele für gute Darstellungen. Ein Grund mag im BPM (Business Process Management) selbst liegen.
Die Treiber des BPM sind oft IT Hersteller, die sich der größtenteils der BPM Notation verschrieben haben. In ihr wird der Ablauf als Flussdiagramm in Swimlanes über die Abteilungen hinweg in einer Prozessbeschreibung dargestellt. Der so visualisierte Prozessfluss scheint die Prozesslandkarte überflüssig zu machen.
Managementprozesse
Managementprozesse dienen der Planung, Diagnose und Steuerung von Wertschöpfungs- oder Supportprozessen. Das sind nur wenige, schwer darstellbare Prozesse auf der obersten Managementebene.
Oft fällt die Einordnung der Prozesse zu dieser Prozessart schwer.
Mein Tipp:
Managementprozesse beziehen sich immer nur auf das Gesamtunternehmen. Hinterfragen Sie, ob sich der einzuordnende Prozess auf das Unternehmen als solches bezieht.
Natürlich findet ein Management von Prozessen auch in der Wertschöpfung und im Support statt. Diese PDCA-Zyklen (Plan-Do-Check-Act) sind jedoch nicht mit dem Management des Gesamtunternehmens gleich zu setzen.
Ein lupenreiner Managementprozess ist der Strategieprozess. Also der Prozess der Ausrichtung des Unternehmens auf den Markt.
Wie Sie eine Prozesslandkarte erstellen
Es gibt zwei Wege, die Prozesslandschaft abzubilden:
Top Down Vorgehensweise
Bei der Top Down Vorgehensweise können Sie mit Hilfe des Organigramms starten und zunächst grob die Prozesse benennen. Das Augenmerk liegt auf der Formulierung der Wertschöpfungskette und Einordnung der Prozesse in die Prozessarten.
Aus der Gesamtsicht auf das Unternehmen die Prozesslandkarte entwickeln
Mit dieser Top Down genannten Betrachtung sollten Sie starten. Machen Sie dann auch den zweiten Schritt! Setzen Sie die Prozesslandkarte Bottom Up aus den idenitifzierten Prozessen zusammen.
Bottom Up Vorgehensweise
Diese zweite Vorgehensweise ist zeitaufwändiger, weil Sie zunächst die Prozesse (nochmal aktuell) aufnehmen und dokumentieren müssen.
Dieser zweite Schritt ist wichtig, weil Sie damit die betriebliche Realität abbilden. Sie machen bisher unsichtbare Abläufe als Prozesse sichtbar. Sie stellen das reale Zusammenspiel dieser Prozesse - den roten Faden durch Ihr Unternehmen dar.
Die erste Vorgehensweise ist schneller und eignet sich gut, um mit dem Prozessmanagement Projekt zu starten. Wollen Sie jedoch über Annahmen und Vermutungen hinaus die Realität erfassen, müssen Sie die Prozesse an der Basis aufnehmen und dokumentieren.
Die Prozesslandkarte ist ein guter Wegweiser für die Einführung von Prozessmanagement. Durch die Top Down Betrachtung wissen Sie, wie wichtig Prozesse sind und können dort gezielt das Projekt beginnen. Im Prozessmanagement Betrieb ist die Prozesslandkarte das Werkzeuge, dass ihnen die Navigation durch die Prozesslandschaft ermöglicht.
Mein Tipp:
Mit der ersten Vorgehensweise starten und dann mit der Prozessaufnahme weitermachen.
Prozesslandkarte erstellen: Tools
Für die erste Vorgehensweise sind die allgemein bekannten Office Tools ausreichend. Ob in Word, Excel oder PowerPoint - in allen Programmen ist ein grafischer Editor vorhanden. Noch besser dokumentieren Sie mit einem Zeichentool wie Visio.
Für die Prozessaufnahme und anschließende Zusammenfassung der Prozesse Ausschnittkarten ist ein professionelles IT-Tool empfehlenswert, wenn Sie mehr als 30 Prozessbeschreibungen haben.
Vorlage Prozesslandkarte
Damit Sie keine Zeit für die Erstellung der ersten Prozesslandkarte investieren müssen, habe ich eine Vorlage für eine Prozesslandkarte in Word, Excel, PowerPoint und Visio erstellt. Diese Vorlage für Ihre Prozesslandkarte enthält das Grundgerüst, dass Sie schnell an Ihr Unternehmen anpassen und Ihre Prozesse dokumentieren können.
Sie nutzen Sie dazu meine gratis Vorlage für Ihre Prozesslandkarte:
Vorlage Prozesslandkarte
Für Ihre schnelle Bearbeitung
Vorlage Prozesslandkarte Word
Vorlage Prozesslandkarte Excel
Vorlage Prozesslandkarte Visio
Vorlage Prozesslandkarte PowerPoint
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Prozesslandschaften für die ISO 9001:2015 und IATF16949:2016
Mit der Prozesslandkarte können Sie die Wechselwirkung der Prozesse darstellen. Sie erfüllen damit Kapitel 4.4 der ISO 9001:2015, der Norm für Qualitätsmanagement.
Auch in vergangenen Versionen der ISO 9001 war diese Forderung an das Qualitätsmanagement enthalten. Nun wird mit der Neufassung der Normen jedoch die Prozessorientierung des Qualitätsmanagementsystems deutlicher gefordert. Es gibt sogar ein ganzes Kapitel, dass dezidiert Anforderungen für die Prozessorientierung stellt. Ich denke zurecht.
gratis Checkliste
6 häufige Fehler in Prozesslandkarten
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Wie sieht eine gute Prozesslandkarte aus? Beispiele
Durch die Wertschöpfungsprozesse genegriert das Unternehmen seinen Existenzzweck. Die Prozesslandschaft unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen daher nur in den Wertschöpfungsprozessen. Management- und Supportprozesse laufen vielfach relativ ähnlich ab.
Um die Prozesslandkarten genauer zu betrachten, klicken Sie bitte auf die Grafik.
Eine gute Prozesslandkarte zeigt, welche Produkte und Leistungen für welche Kundengruppen erbracht werden. Die Einzigartigkeit des Unternehmens ist aus deren Wertschöpfungskette zu erkennen.
Simone GlitschExpertin für Prozessoptimierung
Prozessfluss in der funktional agierenden Organisation (siehe Organigramm) und in der Prozessorganisation (siehe Prozesslandschaft)
Was ist der Nutzen?
- Heute arbeiten wir in Abteilungen und schauen nach den Abteilungsergebnissen. Zuviel, wie wir häufig mit dem Wort Silodenken beklagen. Die Prozesslandkarte hilft Ihnen, Schnittstellen zu erkennen und Prozesse in deren Zusammenspiel zu verstehen.
- Die Prozesslandkarte zeigt Ihnen den Weg in die Prozessoptimierung. Nachdem Sie die Prozesse identifiziert haben, können Sie diese zu Prozessketten zusammensetzen und unternehmensweit optimieren.
- Flache Hierarchien sind durch die Prozesslandkarte möglich. Sie hilft Ihnen auf Augenhöhe entlang den Prozessketten kompetenzbasiert zusammen zu arbeiten und mit mehr Selbstorganisation der Mitarbeiter zu zulassen.
- Die Prozesslandkarte ist DAS Instrument, um Ihre Prozesse schlank digital abzubilden - statt sie ohne Optimierung zu "zementieren".
- Reorganisation auf Basis der Prozesslandkarte wird Sie in Richtung Prozessorganisation führen. In der Bearbeitung werden deutlich weniger Abteilungen und Hierarchiestufen durchlaufen. Ihr Unternehmen ist komplett auf den Kunden ausgerichet. Sie werden effizienter und können schneller agieren.
Simone Glitsch
Expertin für digitale und agile Geschäftsprozesse
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