Du sollst eine Prozesslandkarte erstellen? In diesem Artikel vermittele ich Dir die Grundlagen zur Prozesslandkarte und gebe Dir die Infos, wie Du eine aussagekräftige Prozesslandkarte erarbeitest.
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Was ist eine Prozesslandkarte? Definition
DEFINITION Prozesslandkarte
Die Prozesslandkarte ist das Instrument des Prozessmanagements zur Darstellung der Prozesslandschaft. Es ist die abstrakte Visualisierung von Prozessen und Prozessketten, wobei diese in wertschöpfende, supportende und managende eingeteilt werden.
Die Prozesslandkarte ist wie eine Landkarte, die uns den Überblick über das große Ganze bietet. So wie aus einem Flugzeug in 10.000 Metern Höhe. Wir können die Landschaft mit ihren Wäldern, Flüssen und Autobahnen gut erkennen. Welche Autos dort fahren, sieht man von da aus nicht.
Prozesse und Prozessschritte sehen wir auf der Prozesslandkarte nicht. Jedoch Prozessketten, also den Lauf der Prozesse, den sollten wir erkennen können.
Bild der Ablauforganisation
Das Organigramm ist für uns die Form, in der wir das Unternehmen darstellen.
Es stellt die arbeitsteilige Gesaltung des Unternehmens dar, in dem es Bereiche und Abteilungen ausweist. Ebenso wird die hierarchische Führung des Unternehmens gezeigt. Leitungsebenen und Positionen sind ausgewiesen, um Anweisungs- und Berichtspflichten zu verdeutlichen.
Das Organigramm ist das Bild der Aufbauorganisation. Es zeigt, WER WAS macht.
Wollen wir hingegen wissen, WIE es läuft, müssen wir die Prozesslandkarte erstellen - das Bild der Ablauforganisation.
Prozesslandkarte und Organigramm sind zwei Darstellungsformen von Ein und Demselben. Sie sind beides Modelle unseres Unternehmens, mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Wollen wir ein vollständiges Bild unsers Unternehmens, brauchen wir beide Modelle.
Organigramm und Prozesslandkarte gehören zusammen
Ein wichtiges Merkmal der Prozesslandkarte ist die Kategorisierung von Prozessen und Prozessketten in Prozessarten. Hiermit wird der Beitrag von Prozessen für das Funktionieren des Unternehmens deutlich gemacht.
Dies erfolgt nicht nach einem hierarchischen Muster im Sinne von wichtig und weniger wichtig. Es erfolgt, um das Zusammenspiel der Prozesse zu verdeutlichen. Insofern ist der Ausgangspunkt immer die Betrachtung, warum es Dein Unternehmen oder Deine Organisation gibt. Also welchen Beitrag Deine Organisation für die Gesellschaft leistet bzw. welchen Wert Dein Unternehmen erschafft.
Eine Prozesslandkarte macht deutlich, warum das Unternehmen/ die Organisation exisitiert. Sie ist nicht nur eine Auflistung von Prozessen und Prozessketten. Weder für das gesamte Unternehmen noch für einen Bereich. Eine Prozesslandkarte sagt aus, wie alle Bereiche mittels ihrer Prozesse zusammenarbeiten.
Welche Prozessarten gibt es?
Um diese zu veranschaulichen, wird eine Einteilung in drei Prozessarten vorgenommen:
- wertschöpfende
- supportende
- managende
Wertschöpfende Prozessketten
Diese werden auch als Wertschöpfungsprozesse oder Wertschöpfungskette bezeichnet. Der Managementdenker Michale E. Porter, der diese Unterscheidung zuerst ausgearbeitet hat, nannte sie primäre Geschäftsprozesse. Einheitliche Begriffe haben sich hier leider nicht durchgesetzt.
Manchmal wird auch von Kernprozessen gesprochen. Hier habe ich jedoch beobachtet, dass damit manchmal nur die für den Betrachtenden wichtigen Prozesse gemeint sind, und diese können von den wertschöpfenden abweichen. Da musst Du nachfragen, wie das gemeint ist.
Die Wertschöpfungskette ist die chronologische Folge jener Prozesse, die unmittelbar daran mitwirken, dass das Unternehmen einen Wert schafft und Geld verdient.
Wertschöpfungsprozesse werden vom Kundenwunsch entlang der Wertschöpfungskette bis zum erfüllten Kundenwunsch gedacht.
Supportende Prozessketten
Nachdem Du die wertschöpfenden Prozessketten definiert hast, solltest Du die Supportprozesse betrachten: Jene Prozesse, die dafür sorgen, dass die Wertschöpfungskette läuft.
Das sind sehr viele Prozesse, meist mehr, als es Wertschöpfungsprozesse gibt.
Typischerweise kennen wir Prozessketten wie:
- Personal bereitstellen
- Infrastruktur bereitstellen
- Material bereitstellen
Managende Prozessketten
Managende Prozessketten dienen der Planung, Diagnose und Steuerung von wertschöpfenden oder supportenden Prozessketten. Das sind nur wenige Prozesse auf der obersten Managementebene zur Steuerung des gesamten Unternehmens. Es sind wenige Prozesse, die schwer darstellbar sind. So fällt die Ausarbeitung dieser Prozesse oft schwer.
Natürlich findet ein Management von Prozessen auch in der Wertschöpfung und im Support statt. Diese PDCA-Zyklen (Plan-Do-Check-Act) sind jedoch nicht mit dem Management des Gesamtunternehmens gleichzusetzen.
Ein lupenreiner Managementprozess ist der Strategieprozess. Also der Prozess der Ausrichtung des Unternehmens auf den Markt.
Prozesslandkarte Beispiel
Wie sieht eine gute Prozesslandkarte aus? Ich habe leider viele Beispiele gesehen, die sich sehr ähneln. Diese Darstellungen drücken nicht das aus, was das Unternehmen ausmacht.
AUF DEN PUNKT GEBRACHT
Eine gute Prozesslandkarte zeigt, welche Produkte und Leistungen für welche Kundengruppen erbracht werden. Die Einzigartigkeit des Unternehmens ist aus deren Wertschöpfungskette zu erkennen.
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Durch die Wertschöpfungsprozesse generiert das Unternehmen seinen Existenzzweck. Die Prozesslandschaft unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen daher nur in den Wertschöpfungsprozessen. Management- und Supportprozesse laufen vielfach relativ ähnlich ab.
Hier in diesen Prozesslandkarte Beispielen erkennst Du die Branche sofort:
Prozesslandkarte erstellen
Es gibt zwei Wege, die Prozesslandschaft abzubilden:
Prozesslandkarte erstellen - zuerst Top Down und dann Bottom up
Top Down Vorgehensweise
Prozesslandkarte erstellen bedeutet in der Top Down Vorgehensweise, dass Du auf Dein Unternehmen als Ganzes schaust. Du beginnst mit der Formulierung der wertschöpfenden Prozessketten, ordnest die supportenden Prozesse und Prozessketten zu und schließt die Bearbeitung mit den managenden Prozessen ab. Dann gehst Du in die Prozessketten und schaust, aus welchen Prozessen sich diese zusammensetzen.
Eine Prozesslandkarte besteht bei Unternehmen über 50 Mitarbeitenden deshalb immer aus mehreren Seiten. Es ist kaum möglich, die Vielfalt der Prozesse und deren Verläufe auf einem Blatt darzustellen.
Die Erkundung der Prozesslandschaft solltest Du mit dieser Top Down Vorgehensweise starten, weil Du damit eine gute Orientierung erhältst. Jedoch wird die Bearbeitung damit nicht abgeschlossen sein. Um genau zu wissen, wie es bei euch läuft, ist die Überarbeitung nach dem Bottom Up Verfahren notwendig.
Bottom Up Vorgehensweise
Das Zusammensetzen der Prozesse zu Prozessketten erfolgt beim Erstellen der Prozesslandkarte mit der Bottom Up Vorgehensweise. Dafür benötigst Du die Kenntnis, welche Prozesse es in Deinem Unternehmen gibt und wie diese ausgeführt werden.
Dieser Variante der Erstellung der Prozesslandkarte geht eine Prozessaufnahme und Prozessanalyse voraus. Dieses Verfahren ist aufwändiger, dafür auch genauer. Du kannst mit Gewissheit sagen, welche Prozesse es gibt und in welcher chronologischen Folge sie durch Dein Unternehmen laufen.
Dieser zweite Schritt ist wichtig, weil Du damit die betriebliche Realität abbildest. Du machst bisher unsichtbare Abläufe als Prozesse sichtbar. Du stellst das reale Zusammenspiel dieser Prozesse - den roten Faden durch Dein Unternehmen dar.
MEIN TIPP
Starte mit Erstellung der Prozesslandkarte Top Down. Führe anschließend eine Prozessanalyse durch. So kannst Du die Prozesslandkarte nachschärfen. Ab dann sollte sie genauso aktuell gehalten werden wie das Organigramm.
In meinem Projekten kombiniere ich so beide Vorgehensweisen.
- Ich kann schnell einen greifbaren Erfolg vorweisen. Die Prozesslandkarte ist mit dem richtigen System in kurzer Zeit mit wenig Aufwand zu erstellen.
- Wir haben Klarheit, wieviele Prozesse und in welcher Folge in der Prozessanalyse zu betrachten sind, und können das Projekt genau planen.
Herausforderungen bei der Erstellung
Am Eingang zur Welt der Prozesse steht ein Wächter. Gibst Du ihm die richtige Antwort, kommst Du rein. Gibst Du ihm nur eine ungefähr richtige Antwort, schickt er Dich durch eine andere Tür in ein Labyrinth. Dass Du in einem solchen gelandet bist, merkst Du jedoch erst nach einer Weile.
Die Fragen, die der Wächter Dir stellt, sind:
- Was ist ein Geschäftsprozess?
- Was unterscheidet diesen von Prozessketten?
Ich bin auch lange im Labyrinth gewesen, obwohl Prozessmanagement meine Profession ist. Lange habe ich dieses Thema nicht so ernst genommen. Da ich meine Kundinnen und Kunden anleite, eigenständig Prozessmanagement umzusetzen, ist mir das Herumirren jedoch irgendwann klar geworden. Ich habe eine Hilfestellung erarbeitet und ein tolles Feedback meiner Kundinnen und Kunden erhalten.
Diese Hilfestellung ist mein Giersberg®-Prozessmodell, mit dem ich die Struktur und Sichtweisen auf Prozesse erkläre.
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Prozesslandkarte ISO 9001
Eine Prozesslandkarte wird auch durch die ISO-Managementnormen wie der ISO 9001 gefordert. Damit entsprechen die seit 2015 aktualisierten Normen ihrem Anspruch, prozessorientiert zu sein.
Es gibt jedoch keine Forderung zum Abbilden aller Prozesse, sondern nur für jene, die als qualitätsrelevant eingestuft werden. Insofern sind die aus dem alleinigen Blickwinkel der Qualitätsmanagementnorm erstellten Karten löcherig bzw. so allgemein, dass sie nicht nützlich sind.
Andersherum ist eine vollständige Prozesslandkarte, die im Rahmen eines Prozess-Projekts entsteht, auch ein für dies ISO 9001 zu verwendendes Dokument.
Prozesslandkarte Tool
Fragst Du Dich, welches Tool Dir die Erarbeitung der Prozesslandkarte erleichtern kann? Dann muss ich Dir leider mitteilen, dass dies kein Tool kann. Die Ausarbeitung ist eine gedankliche Leistung, und Deine größte Herausforderung ist diese neue Sichtweise aus der Perspektive der Arbeitsdurchführung.
Die Darstellung ist mit jedem Tool zur Dokumentation von Prozessen möglich. In der Phase der Erarbeitung nutze ich jedoch immer PowerPoint. Hier sind die benötigten Formen vorhanden, und ich kann schnell kopieren, verschieben und löschen. Wenn die Version 1 steht, kann sie in das BPM-Tool übertragen werden. Das geht dann recht schnell, weil klar ist, was wie darzustellen ist.
Was ist der Nutzen der Prozesslandkarte?
Mit der Prozesslandkarte bekommen wir ein Bild, wie wir im Unternehmen zusammenarbeiten. Statt wie vom Organigramm gewohnt, uns nach dem WER macht WAS zu orientieren, bringen wir die Perspektive des ‚WIE arbeiten wir zusammen‘ ein. Organigramm und Prozesslandkarte sind wie zwei Seiten einer Medaille, die zusammengehören.
Aus dem Bewusstmachen, warum es unser Unternehmen gibt, entwickeln wir die Sicht auf die Wertschöpfung und die supportenden und managenden Prozesse und Prozessketten, die wir dafür brauchen. Dieser Ansatz aus der Gesamtsicht nennt sich Top Down und ist ein guter Start, um sich dem Thema zu widmen.
Die Prozesslandschaft ist vielfältig, und es wird lange dauern, eine realistische Wahrnehmung der Abläufe zu erlangen. Eine konkrete Analyse der Prozesse ist dafür notwendig. Mit dieser Erkenntnis der Prozessausführung sollte die Prozesslandkarte Bottom up nachgeschärft werden.
Prozesslandkarte erstellen - das ist eine große Herausforderung. Es setzt die Kenntnis voraus, wie vielfältig Prozesse betrachtet werden können und welcher Detaillierungsgrad bei einer Übersichtsdarstellung angebracht ist.
Es hat sich als sehr hilfreich gezeigt, sich vorab mit einem guten Prozessmodell zu beschäftigen.
Mit dem richtigen System ist die Erstellung einer Prozesslandkarte jedoch keine unlösbare Aufgabe. Im Gegenteil, eine Prozesslandkarte mit allen Prozessen und Prozesskette ist auch für große Unternehmensgruppen innerhalb von 3 Monaten erstellbar.
FAQ
Die Prozesslandkarte visualisiert die Ablauforganisation. Sie visualisiert das Zusammenspiel der Management-, Wertschöpfungs- und Supportprozesse und deren Lauf durch die Organisationseinheiten des Unternehmens.
Beginne Top Down mit der Gesamtsicht auf das Unternehmen, präzisiere die Prozesslandkarte mit dem Bottom up Ansatz durch eine Prozessanalyse.
PDie Prozesslandkarte sollte Top Down von einem kleinen Team erarbeitet werden, die sich mit den Abläufen im Unternehmen gut auskennen und bereits Erfahrungen in der Prozessbetrachtung sammeln konnten.
Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern brauchen Klarheit über wiederkehrende Abläufe und Verantwortlichkeiten. Dann wenn ein Organigramm als notwendig angesehen wird ist auch eine Prozesslandkarte erforderlich.
