Wie Sie eine Prozesslandkarte erstellen

​Definition Prozesslandkarte​

Eine Prozesslandkarte ist das Bild der Prozesse des Gesamtunternehmens. 

Sie stellt dar, welche Aufgabe die ​Prozesse für das Unternehmen haben - unabhängig davon, wo die ausführende Abteilung im Organigramm angesiedelt ist. Die Prozesslandkarte verdeutlicht, ​in welcher Folge ​die Prozesse durch das Unternehmen fließen. Sie stellt die Prozesslandschaft im Überblick dar.

​Zusätzlich zur Prozesslandkarte werden meistens noch ​Prozessübersichten geführt, um beispielsweise die Prozesse abteilungsbezogen und nach deren ​Wichtigkeit für die ​Abteilung deutlich zu machen.

​Es ist ​nicht sinnvoll für Abteilungen oder Bereiche eigene Prozesslandkarten zu erstellen. Damit ​fördern Sie das Silodenken, denn die Abteilung betrachtet sich damit als eigenes Unternehmen.  

Vergleich Organigramm und Prozesslandkarte

Prozesse

Leider ist die ​Prozessanalyse gar nicht so einfach. ​

Meist beginnt es schon mit der Frage: Was ist ein Geschäftsprozess?

Als Prozesse werden in der Praxis häufig die in den Abteilungen ablaufenden Tätigkeiten bezeichnet. Wenn diese Abläufe von Anfang bis zum Ende über die Abteilungsgrenzen hinweg chronologisch nachvollzogen werden, entstehen Prozessketten. Sie werden ​auch als End-to-End Prozesse bezeichnet.

​Wertschöpfungsprozesse
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Besonders wichtig sind die Wertschöpfungsprozesse, häufig auch Kernprozesse genannt.

Es sind jene Prozesse, die unmittelbar daran mitwirken, dass das Unternehmen einen Wert schafft und damit Geld verdient. Sie werden vom vom Kundenwunsch entlang der Wertschöpfungskette bis zum erfüllten Kundenwunsch gedacht.​

​Wertschöpfungsprozesse reihen die Prozesse von der Erstellung des Produktes oder Dienstleistung bis zur Vollendung in ihrer logischen Folge auf.

​​Es gibt meist mehrere Wertschöpfungsprozesse. Diese sind genau herauszuarbeiten, indem Sie die unterschiedlichen Produktgruppen, Vertriebswege und Kundengruppen betrachten. ​

Jedes Unternehmen ist einzigartig! Und zwar​ in der Art und Weise wie Geld verdient wird. Deshalb ist die genaue Identifikation der ​Wertschöpfungsketten wichtig.

​Supportprozesse

Nachdem Sie die Wertschöpfungsprozesse definiert haben, sollten Sie ​die Supportprozesse betrachten. Jene Prozesse die dafür sorgen, dass die Wertschöpfungskette läuft. 

Das sind meist sehr viele Prozesse, mehr als es Wertschöpfungsprozesse gibt.

Typischerweise gibt es ​Prozessketten wie:

• Bereitstellen von Personal
• Bereitstellen der Infrastruktur und Ausstattung
• Bereitstellen von Material
  

Die Prozessketten enthalten die Prozesse​

Prozesslandkarte erstellen: Vorgehensweise

Es gibt zwei Wege, die ​Prozesslandschaft zu ​definieren:

1. Top Down - vom Organigramm zur Prozesslandkarte
2. Bottom Up - von den aufgenommenen Prozessen zur Prozesslandkarte

Bei der ersten Vorgehensweise können Sie mit Hilfe des ​​Organigramms starten und zunächst grob die Prozesse benennen.

Mit ​der Top Down Betrachtung sollten Sie starten. Und dann im zweiten Schritt die Prozesslandkarte Bottom Up aus den idenitifzierten, dokumentierten Prozessen zusammensetzen.

Die zweite Vorgehensweise ist zeitaufwändiger, ​weil Sie zunächst die Prozesse (nochmal aktuell) aufnehmen und dokumentieren müssen. 

​Dieser zweite Schritt ist wichtig, weil Sie die betriebliche Realität abbilden. Sie machen bisher unsichtbare Abläufe als Prozesse sichtbar. Sie stellen ​das reale Zusammenspiel dieser Prozesse - den roten Faden durch Ihr Unternehmen ​dar.

Die erste Vorgehensweise ist schneller und eignet sich gut, um mit dem Projekt zu starten. Wollen Sie jedoch über Annahmen und Vermutungen hinaus die Realität erfassen, müssen Sie die Prozesse an der Basis aufnehmen.

Meine Empfehlung wie Sie eine Prozesslandkarte erstellen: Mit der ersten Vorgehensweise starten und dann mit der Prozessaufnahme weitermachen.

Wieviele Prozesslandkarten kann es geben?

Es kann nur eine Prozesslandkarte für das gesamte Unternehmen geben.

​Jedoch sollten für die genauere Darstellung Ausschnitte der Prozesslandschaft erstellt werden. So wie wir in Google maps von der Länderebene über die Stadtansicht bis in eine Straße hineinzoomen, genau so bauen Sie Ihre Ausschnittkarten auf.

Prozesslandkarte erstellen: Tools

Für die erste Vorgehensweise sind die allgemein bekannten Office Tools ausreichend. Ob in Word, Excel oder PowerPoint - in allen Programmen ist ein grafischer Editor vorhanden. Noch besser geht es jedoch mit einem Zeichentool wie Visio.

Die Unternehmensprozesslandkarte stellt eine Übersicht dar. werden Prozesse zu Prozessketten zusammengefasst. Beispielsweise zu ​"Schaltanlagen verkaufen, konstruieren, fertigen und montieren".

In der Top Down Vorgehensweise​ entsteht erstmal nur eine Prozesslandkarte für das Unternehmen. Der Aufwand für eine manuelle Bearbeitung ist überschaubar.

​Das ist in der folgenden Bottem Up Bearbeitung jedoch nicht mehr so. Es wird ​eine Vielzahl von Prozessen ​bearbeitet, zu Teilprozesslandkarten zusammengesetzt bis schließlich der höchste Abstraktionsgrad mit der Unternehmensprozesslandkarte wieder erreicht wird. Hierfür ist eine intelliegentes IT Tool, das auf die Prozesse verlinkt, enorm hilfreich.

​Für die Prozessaufnahme und anschließende Zusammenfassung der Prozesse in einer Prozesslandkarte ist ein professionelles IT-Tool sehr empfehlenswert.

​Vorlage ​Prozesslandkarte 

Damit Sie keine Zeit in die Erstellung einer allgemeinen Prozesslandkarte investieren müssen, habe ich eine Vorlage für eine Prozesslandkarte in Word, Excel, PowerPoint und Visio erstellt. Diese Vorlage für Ihre Prozesslandkarte enthält das Grundgerüst, dass Sie dann schnell an Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse anpassen können.

Sie können dazu meine gratis Vorlage für Ihre Prozesslandkarte nutzen.

​Prozesslandkarte für die ISO 9001:2015 und IATF16949:2016

Durch eine Prozesslandkarte können Sie die Wechselwirkung der Prozesse darstellen. Sie erfüllen damit eine wichtige Forderung der Kapitels 4.4 der ISO 9001:2015.

Auch in vergangenen Versionen der ISO 9001 war diese Forderung enthalten. Nun wird mit der Neufassung der Normen jedoch die ​Prozessorientierung des Qualitätsmanagementsystems deutlicher gefordert. Ich denke zurecht. 

​Prozesslandkarte Beispiele ​

Durch die Wertschöpfungsprozesse genegriert das Unternehmen seinen Existenzweck. ​Die Prozesslandschaft ​unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen daher nur in den Wertschöpfungsprozessen wesentlich. Management- und Supportprozesse laufen vielfach relativ ähnlich ab.

Der Weg in die Prozessorganisation

Heute arbeiten wir in Abteilungen und schauen nach den Abteilungsergebnissen. Zuviel, wie wir häufig mit dem Wort Silodenken beklagen.

Wollen Sie das ändern? 

Dann führen Sie Prozessmanagement ein.

​Die Einführung von Prozessmanagement ​beginnt mit der ​Prozessidentifikation und der Prozessdarstellung ​in der Phase der Prozessanalyse. 

​Hauptaufgabe des Prozessmanagements ist jedoch nicht ​die Visualisierung der Prozesse sondern die ​Prozessoptimierung. 

​Die Prozessoptimierung beginnt ​abteilungsintern, ​um dann ​die Schnittstellen zu anderen Abteilungen ​zu optimieren und reduzieren. 

Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt beginnen eine Prozesslandkarte zu erstellen, dann ​erhalten Sie eine völlig neue Sicht auf Ihr Unternehmen. Sie beginnen die funktionale Zerstückelung in Abteilungen zu hinterfragen und die Synergien aus der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit zu nutzen.

​Prozesskoordinatoren werden zu Prozessmanagern mit End-to-End Verantwortung mit Budget und Weisungsrecht. Der Kunde rückt in den Mittelpunkt.

Prozessorganisation bedeutet sich nach dem ​Kunden zu organisieren.

Nutzen der Prozesslandkarte  

​Die Prozesslandkarte hilft Ihnen, Ihre Prozesse und deren Zusammenspiel zu verstehen. Die Prozesslandkarte  zeigt I​hnen den Weg in die Prozessoptimierung auf. Sie ist das Identifikationsmerkmal eines prozessorientiert agierenden Unternehmens.

Durch ein prozessorientiertes Unternehmen ​werden Ihre Prozesse wesentlich schlanker, da Sie weniger Abteilungen und Hierarchiestufen durchlaufen. Sie können effizienter und ​​schneller agieren, Ihre Time-to​-Market wird sich dramatisch verkürzen.

Die Prozesslandkarte schafft beste Voraussetzungen, um Ihre Prozesse digital abzubilden, statt sie ohne Optimierung zu "zementieren".