Wie Sie eine Prozesslandkarte erstellen
Sie möchten einen Überblick über Ihre Prozesse - auch für ISO 9001:2015?
Sie wollen Bedeutung und Weg der Prozesse durch das Unternehmen nachvollziehen?
Dann ist die Prozesslandkarte das richtige Instrument.
In diesem Artikel schildere ich Ihnen, wie Sie eine Prozesslandkarte erstellen. Sie können gleich mit meiner gratis Vorlage der Prozesslandkarte und meinen Umsetzungstipps mit der Bearbeitung starten.
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Was ist eine Prozesslandkarte? Wie ist die Definition der Prozesslandkarte?
Eine Prozesslandkarte ist eine grafische Übersicht der Geschäftsprozesse.
Eine Prozesslandkarte besteht aus diesen drei unterschiedlichen Prozessarten:
- Managementprozesse
- Wertschöpfungsprozesse
- Supportprozesse
Definition Prozesslandkarte
Die Prozesslandkarte steht für die Ablauforganisation. Sie hat die Aufgabe, die prozessorientierte Sicht auf die Organisation durch die Visualisierung des Zusammenspiels der Prozesse und deren Bedeutung für das Unternehmen zu verdeutlichen.
Simone GlitschExpertin für Prozessoptimierung
Eine Prozesslandkarte ist das Bild der Prozesse des Gesamtunternehmens.
Es ist nicht sinnvoll für Abteilungen oder Teilbereiche wie Sharing Services eigene Prozesslandkarten zu erstellen.
Prozesse
Leider ist die Identifikation von Prozessen gar nicht so einfach. Meist beginnt es schon mit der Frage: Was ist ein Geschäftsprozess?
Als Prozesse werden in der Praxis häufig die in den Abteilungen ablaufenden Tätigkeiten bezeichnet. Wenn diese Abläufe von Anfang bis zum Ende über die Abteilungsgrenzen hinweg chronologisch nachvollzogen werden, entstehen Prozessketten. Sie werden auch als End-to-End Prozesse bezeichnet.
Wertschöpfungsprozesse
Besonders wichtig sind die Wertschöpfungsprozesse, häufig auch Kernprozesse genannt.
Es sind jene Prozesse, die unmittelbar daran mitwirken, dass das Unternehmen einen Wert schafft und damit Geld verdient. Sie werden vom vom Kundenwunsch entlang der Wertschöpfungskette bis zum erfüllten Kundenwunsch gedacht.
Wertschöpfungsprozesse vom Kundenwunsch bis zum erfüllten Kundenwunsch betrachten
Wertschöpfungsprozesse reihen die Prozesse von der Erstellung des Produktes oder Dienstleistung bis zur Vollendung in ihrer logischen Folge auf.
Es gibt meist mehrere Wertschöpfungsprozesse. Diese sind genau herauszuarbeiten, indem Sie die unterschiedlichen Produktgruppen, Vertriebswege und Kundengruppen betrachten.
Jedes Unternehmen ist einzigartig! Und zwar in der Art und Weise wie Geld verdient wird. Deshalb ist die genaue Identifikation der Wertschöpfungsketten wichtig.
Mit diesen Wertschöpfungsprozessen wird Geld verdient
Supportprozesse
Nachdem Sie die Wertschöpfungsprozesse definiert haben, sollten Sie die Supportprozesse betrachten. Jene Prozesse die dafür sorgen, dass die Wertschöpfungskette läuft.
Das sind meist sehr viele Prozesse, mehr als es Wertschöpfungsprozesse gibt.
Typischerweise gibt es Prozessketten wie:
- Bereitstellen von Personal
- Bereitstellen der Infrastruktur und Ausstattung
- Bereitstellen von Material
Die Prozessketten enthalten die Prozesse.
Kette von Prozessen über die Abteilungsgrenzen hinweg
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Prozesslandkarte erstellen
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Managementprozesse
Managementprozesse dienen der Planung, Diagnose und Steuerung von Wertschöpfungs- oder Supportprozessen. Das sind meist nicht so viele Prozesse. Sie laufen nur auf der obersten Managementebene ab.
Managementprozesse beziehen sich immer nur auf das Gesamtunternehmen.
Natürlich findet ein Management von Prozessen auch in der Wertschöpfung und im Support statt. Diese PDCA-Zyklen (Plan-Do-Check-Act) sind jedoch nicht mit dem Management des Gesamtunternehmens gleich zu setzen.
Ein lupenreiner Managementprozess ist der Strategieprozess. Also der Prozess der Ausrichtung des Unternehmens auf den Markt.
Prozesslandkarte erstellen: Vorgehensweise
Es gibt zwei Wege, die Prozesslandschaft zu definieren:
1. Top Down - vom Organigramm zur Prozesslandkarte
2. Bottom Up - von den aufgenommenen Prozessen zur Prozesslandkarte
Bei der ersten Vorgehensweise können Sie mit Hilfe des Organigramms starten und zunächst grob die Prozesse benennen.
Aus der Gesamtsicht auf das Unternehmen die Prozesslandkarte entwickeln
Mit der Top Down Betrachtung sollten Sie starten. Und dann im zweiten Schritt die Prozesslandkarte Bottom Up aus den idenitifzierten, dokumentierten Prozessen zusammensetzen.
Die zweite Vorgehensweise ist zeitaufwändiger, weil Sie zunächst die Prozesse (nochmal aktuell) aufnehmen und dokumentieren müssen.
Dieser zweite Schritt ist wichtig, weil Sie die betriebliche Realität abbilden. Sie machen bisher unsichtbare Abläufe als Prozesse sichtbar. Sie stellen das reale Zusammenspiel dieser Prozesse - den roten Faden durch Ihr Unternehmen dar.
Die erste Vorgehensweise ist schneller und eignet sich gut, um mit dem Projekt zu starten. Wollen Sie jedoch über Annahmen und Vermutungen hinaus die Realität erfassen, müssen Sie die Prozesse an der Basis aufnehmen.
Meine Empfehlung wie Sie eine Prozesslandkarte erstellen: Mit der ersten Vorgehensweise starten und dann mit der Prozessaufnahme weitermachen.
Prozesslandkarte erstellen: Tools
Für die erste Vorgehensweise sind die allgemein bekannten Office Tools ausreichend. Ob in Word, Excel oder PowerPoint - in allen Programmen ist ein grafischer Editor vorhanden. Noch besser geht es jedoch mit einem Zeichentool wie Visio.
Die Unternehmensprozesslandkarte stellt eine Übersicht dar. werden Prozesse zu Prozessketten zusammengefasst. Beispielsweise zu "Schaltanlagen verkaufen, konstruieren, fertigen und montieren".
In der Top Down Vorgehensweise entsteht erstmal nur eine Prozesslandkarte für das Unternehmen. Der Aufwand für eine manuelle Bearbeitung ist überschaubar.
Das ist in der folgenden Bottem Up Bearbeitung jedoch nicht mehr so. Es wird eine Vielzahl von Prozessen bearbeitet, zu Teilprozesslandkarten zusammengesetzt bis schließlich der höchste Abstraktionsgrad mit der Unternehmensprozesslandkarte wieder erreicht wird. Hierfür ist eine intelliegentes IT Tool, das auf die Prozesse verlinkt, enorm hilfreich.
Für die Prozessaufnahme und anschließende Zusammenfassung der Prozesse in einer Prozesslandkarte ist ein professionelles IT-Tool sehr empfehlenswert.
Starten Sie hier mit Ihrer Vorlage der Prozesslandkarte
Damit Sie keine Zeit in die Erstellung einer allgemeinen Prozesslandkarte investieren müssen, habe ich eine Vorlage für eine Prozesslandkarte in Word, Excel, PowerPoint und Visio erstellt. Diese Vorlage für Ihre Prozesslandkarte enthält das Grundgerüst, dass Sie dann schnell an Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse anpassen können.
Sie können dazu meine gratis Vorlage für Ihre Prozesslandkarte nutzen.
Vorlage Prozesslandkarte
Für Ihre schnelle Bearbeitung
Vorlage Prozesslandkarte Word
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Prozesslandkarte für die ISO 9001:2015 und IATF16949:2016
Durch eine Prozesslandkarte können Sie die Wechselwirkung der Prozesse darstellen. Sie erfüllen damit eine wichtige Forderung der Kapitels 4.4 der ISO 9001:2015.
Auch in vergangenen Versionen der ISO 9001 war diese Forderung enthalten. Nun wird mit der Neufassung der Normen jedoch die Prozessorientierung des Qualitätsmanagementsystems deutlicher gefordert. Ich denke zurecht.
Von der Prozesslandkarte in die prozessorientierte Organisation
Heute arbeiten wir in Abteilungen und schauen nach den Abteilungsergebnissen. Zuviel, wie wir häufig mit dem Wort Silodenken beklagen.
Wollen Sie das ändern?
Dann machen Sie es den Mitarbeiter möglich, Ihren Anteil am Großen und Ganzen zu kennen und aktiv daran zu arbeiten.
Das machen Sie möglich, indem Sie die Prozessketten durch die Prozesslandkarte ins Zentrum der Aufmerksamkeit bringen. Und eben nicht mehr das Organigramm und damit die Arbeit in Abteilungen.