Wie Sie eine Prozesslandkarte erstellen
Sie wollen Ihre Prozesslandschaft identifizieren? Sie möchten die Supply Chain/ Wertschöpfungskette darstellen? Die Prozesslandkarte ist das richtige Instrument.
In diesem Artikel vermittle ich Ihnen alles Wichtige zur Prozesslandkarte und schildere ich Ihnen, wie Sie eine aussagekräftige Prozesslandkarte erstellen.
Sie können gleich mit meiner gratis Vorlage der Prozesslandkarte, Beispiele für gute Prozesslandkarten und meinen Umsetzungstipps mit der Bearbeitung starten.
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Was ist eine Prozesslandkarte? Definition Prozesslandkarte
Eine Prozesslandkarte ist eine grafische Übersicht der Geschäftsprozesse.
Prozesslandkarte
Die Prozesslandkarte steht für die Ablauforganisation.
Sie hat die Aufgabe, die prozessorientierte Sicht auf die Organisation durch die Visualisierung des Zusammenspiels der Management-, Wertschöpfungs- und Supportprozesse und deren Bedeutung für das Unternehmen zu verdeutlichen.
Simone GlitschExpertin für Prozessoptimierung
Eine Prozesslandkarte ist das Bild der Prozesse des Gesamtunternehmens.
Sie stellt dar, welche Aufgabe die Prozesse für das Unternehmen haben - unabhängig davon, wo die ausführende Abteilung im Organigramm angesiedelt ist. Die Prozesslandkarte verdeutlicht, in welcher Folge die Prozesse durch das Unternehmen fließen. Sie stellt die Prozesslandschaft im Überblick dar.
Vergleich Organigramm und Prozesslandkarte
Traditionell wird das Unternehmen in Form eines Organigramms dargestellt.
Diese zum Beginn der Industrialisierung entstandene Darstellung ist das Bild der Aufbauorganisation. Das Organigramm zeigt, wie die Arbeitsteilung in den spezialisierten Abteilungen erfolgt und ist gleichzeitig Ausdruck der hierarchischen Führung des Unternehmens.
Das Organigramm stellt nicht die Wertschöpfungskette dar.
Hierfür ist die Prozesslandkarte das richtige Instrument.
Die Prozesslandkarte stellt den Lauf der Prozesse dar. Durch die Kategoriesierung der Prozesse in die Prozessarten kann die Prozesslandkarte die Bedeutung der Prozesse für das Unternehmen zeigen.
Prozesse
Um eine Prozesslandkarte zu erstellen, gilt es zunächst die Prozesse des Unternehmens zu identifizieren. Leider ist die Prozessanalyse gar nicht so einfach.
Meist beginnt es schon mit der Frage: Was ist ein Geschäftsprozess?
Mein Tipp:
Als Prozesse werden in der Praxis die in den Abteilungen ablaufenden Tätigkeiten bezeichnet.
Wertschöpfungsprozesse/ Wertschöpfungskette/ Kernprozesse
Wertschöpfungsprozesse vom Kundenwunsch bis zum erfüllten Kundenwunsch betrachten
Die Wertschöpfungskette reiht die Prozesse von der Erstellung des Produktes oder Dienstleistung bis zur Vollendung in ihrer logischen Folge auf.
Es gibt meist mehrere Wertschöpfungsketten.
Diese sind genau herauszuarbeiten. Sie zeigen die einzigartigkeit des Unternehmens - die Art und Weise, wie Geld verdient wird. Deshalb ist die genaue Identifikation der Wertschöpfungsketten wichtig.
Mit diesen Wertschöpfungsketten wird Geld verdient
Supportprozesse
Nachdem Sie die Wertschöpfungsprozesse definiert haben, sollten Sie die Supportprozesse betrachten. Jene Prozesse die dafür sorgen, dass die Wertschöpfungskette läuft.
Das sind meist sehr viele Prozesse, mehr als es Wertschöpfungsprozesse gibt.
Typischerweise gibt es Prozessketten wie:
- Bereitstellen von Personal
- Bereitstellen der Infrastruktur und Ausstattung
- Bereitstellen von Material
Prozessketten
Am einfachsten sind Prozessketten zu identifizieren, wenn wir einen Vorgang chronologisch durchdenken. Wie hier im Beispiel, bei dem der Ablauf 'Material bestellen' dargestellt ist.
Die Fachabteilung löst den Prozess mit der Bestellanforderung aus, der Einkauf bestellt und das Material kommt im Lager an. Bezahlt wird die Rechnung von der Buchhaltungsabteilung.
Wenn diese Abläufe von Anfang bis zum Ende über die Abteilungsgrenzen hinweg chronologisch nachvollzogen werden, entstehen Prozessketten. Sie werden auch als End-to-End Prozesse bezeichnet.
Kette von Prozessen über die Abteilungsgrenzen hinweg
Es gelingt nur wenigen Prozesslandkarten, Prozesse zu benennen und deren Fluss durch das Unternehmen darzustellen. Fast alle veröffentlichten Prozesslandkarten zeigen wie hier im relevanten Wikipediaeintrag Prozesslandkarte Abteilungen in einer anderen Folge.
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6 häufige Fehler in Prozesslandkarten
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Managementprozesse
Managementprozesse dienen der Planung, Diagnose und Steuerung von Wertschöpfungs- oder Supportprozessen. Das sind nur wenige, schwer darstellbare Prozesse auf der obersten Managementebene.
Oft fällt die Einordnung der Prozesse zu dieser Prozessart schwer.
Mein Tipp:
Managementprozesse beziehen sich immer nur auf das Gesamtunternehmen. Hinterfragen Sie, ob sich der einzuordnende Prozess auf das Unternehmen als solches bezieht.
Natürlich findet ein Management von Prozessen auch in der Wertschöpfung und im Support statt. Diese PDCA-Zyklen (Plan-Do-Check-Act) sind jedoch nicht mit dem Management des Gesamtunternehmens gleich zu setzen.
Ein lupenreiner Managementprozess ist der Strategieprozess. Also der Prozess der Ausrichtung des Unternehmens auf den Markt.
Prozesslandkarte erstellen: Vorgehensweise
Es gibt zwei Wege, die Prozesslandschaft abzubilden:
1. Top Down - vom Organigramm zur Prozesslandkarte
2. Bottom Up - von den aufgenommenen Prozessen zur Prozesslandkarte
Bei der ersten Vorgehensweise können Sie mit Hilfe des Organigramms starten und zunächst grob die Prozesse benennen.
Aus der Gesamtsicht auf das Unternehmen die Prozesslandschaft entwickeln
Mit dieser Top Down genannten Betrachtung sollten Sie starten.
Machen Sie dann auch den zweiten Schritt! Setzen Sie die Prozesslandkarte Bottom Up aus den idenitifzierten, dokumentierten Prozessen zusammen.
Die zweite Vorgehensweise ist zeitaufwändiger, weil Sie zunächst die Prozesse (nochmal aktuell) aufnehmen und dokumentieren müssen.
Dieser zweite Schritt ist wichtig, weil Sie damit die betriebliche Realität abbilden. Sie machen bisher unsichtbare Abläufe als Prozesse sichtbar. Sie stellen das reale Zusammenspiel dieser Prozesse - den roten Faden durch Ihr Unternehmen dar.
Die erste Vorgehensweise ist schneller und eignet sich gut, um mit dem Projekt zu starten. Wollen Sie jedoch über Annahmen und Vermutungen hinaus die Realität erfassen, müssen Sie die Prozesse an der Basis aufnehmen.
Mein Tipp:
Mit der ersten Vorgehensweise starten und dann mit der Prozessaufnahme weitermachen.
Wieviele Prozesslandkarten kann es geben?
Es kann nur eine Prozesslandkarte für das gesamte Unternehmen geben.
Jedoch sollten für die genauere Darstellung Ausschnitte der Prozesslandschaft erstellt werden.
So wie wir in Google maps von der Länderebene über die Stadtansicht bis in eine Straße hineinzoomen, genau so bauen Sie Ihre Ausschnittkarten auf.
Unternehmenssicht
Prozessketten über die Abteilungen hinweg
Prozessebene
Um die Prozesslandkarten genauer zu betrachten, klicken Sie bitte auf die Grafik.
Prozesslandkarte erstellen: Tools
Für die erste Vorgehensweise sind die allgemein bekannten Office Tools ausreichend. Ob in Word, Excel oder PowerPoint - in allen Programmen ist ein grafischer Editor vorhanden. Noch besser geht es mit einem Zeichentool wie Visio.
Für die Prozessaufnahme und anschließende Zusammenfassung der Prozesse Ausschnittkarten ist ein professionelles IT-Tool empfehlenswert, wenn Sie mehr als 30 Prozessbeschreibungen haben.
Vorlage Prozesslandkarte
Damit Sie keine Zeit für die Erstellung der ersten Prozesslandkarte investieren müssen, habe ich eine Vorlage für eine Prozesslandkarte in Word, Excel, PowerPoint und Visio erstellt. Diese Vorlage für Ihre Prozesslandkarte enthält das Grundgerüst, dass Sie schnell an Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse anpassen können.
Sie nutzen Sie dazu meine gratis Vorlage für Ihre Prozesslandkarte:
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Für Ihre schnelle Bearbeitung
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Prozesslandkarte für die ISO 9001:2015 und IATF16949:2016
Mit der Prozesslandkarte können Sie die Wechselwirkung der Prozesse darstellen. Sie erfüllen damit eine wichtige Forderung der Kapitels 4.4 der ISO 9001:2015.
Auch in vergangenen Versionen der ISO 9001 war diese Forderung enthalten. Nun wird mit der Neufassung der Normen jedoch die Prozessorientierung des Qualitätsmanagementsystems deutlicher gefordert. Ich denke zurecht.
Prozesslandkarte Beispiele
Durch die Wertschöpfungsprozesse genegriert das Unternehmen seinen Existenzzweck. Die Prozesslandschaft unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen daher nur in den Wertschöpfungsprozessen. Management- und Supportprozesse laufen vielfach relativ ähnlich ab.
Um die Prozesslandkarten genauer zu betrachten, klicken Sie bitte auf die Grafik.
Eine gute Prozesslandkarte zeigt, welche Produkte und Leistungen für welche Kundengruppen erbracht werden. Die Einzigartigkeit des Unternehmens ist aus deren Wertschöpfungskette zu erkennen.
Simone GlitschExpertin für Prozessoptimierung
Prozessfluss in der funktional agierenden Organisation (siehe Organigramm) und in der Prozessorganisation (siehe Prozesslandschaft)
Nutzen der Prozesslandkarte
- Heute arbeiten wir in Abteilungen und schauen nach den Abteilungsergebnissen. Zuviel, wie wir häufig mit dem Wort Silodenken beklagen. Die Prozesslandkarte hilft Ihnen, Schnittstellen zu erkennen und Prozesse in deren Zusammenspiel zu verstehen.
- Die Prozesslandkarte zeigt Ihnen den Weg in die Prozessoptimierung. Nachdem Sie die Prozesse identifiziert haben, können Sie diese zu Prozessketten zusammensetzen und unternehmensweit optimieren.
- Flache Hierarchien sind durch die Prozesslandkarte möglich. Sie hilft Ihnen auf Augenhöhe entlang den Prozessketten kompetenzbasiert zusammen zu arbeiten und mit mehr Selbstorganisation der Mitarbeiter zu zulassen.
- Die Prozesslandkarte ist DAS Instrument, um Ihre Prozesse schlank digital abzubilden - statt sie ohne Optimierung zu "zementieren".
- Reorganisation auf Basis der Prozesslandkarte wird Sie in Richtung Prozessorganisation führen. In der Bearbeitung werden deutlich weniger Abteilungen und Hierarchiestufen durchlaufen. Ihr Unternehmen istkomplett auf den Kunden ausgerichet. Sie werden effizienter und können schneller agieren.
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