Prozessanalyse – Vorgehensweise, Methoden und praktische Tipps

Jedes Prozessprojekt ​startet mit einer Prozessanalyse.

Viele Fragen stellen sich:

  • Wie kann man bei der Prozessanalyse vorgehen?
  • Was sind Prozesse? Wie identifiziere ich sie?
  • Wie gestalte ich eine Prozessaufnahme?
  • Wie detailliert sollte die Prozessdokumentation sein?
  • Welche Prozessanalyse Tools sind empfehlenswert?

Mit diesem Artikel gebe ich Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Fakten zur Prozessanalyse. Im Text biete ich Ihnen das ​PDF ​Prozessanalyse​ zum Download an.

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​Nach einem kurzen Teil zur Definition der Prozessanalyse gehe ich auf DIE entscheidende Frage ein. Die Antwort hierauf bestimmt, ob Ihnen die Prozessanalyse leichtfällt oder sich zäh dahinschleppt.

Was ist eine Prozessanalyse? Definition Prozessanalyse

Für diesen Blogartikel habe ich nochmal in meine Fachliteratur geschaut und erstaunlicherweise nur wenige Begriffsdefinitionen gefunden. Viele Fachbücher überspringen einfach die Phase der Prozessanalyse… 

In Wikipedia fand ich die beste Prozessanalyse Definition:

„Prozessanalyse bezeichnet die systematische Untersuchung (Analyse) von Prozessen und die Zerlegung in seine Einzelteile, um Verständnis für den Prozess zu erlangen und um Schwachstellen und Verbesserungspotentiale zu erkennen.“

Ich sage es so:

In der Prozessanalyse werden die Prozesse erstmalig sichtbar gemacht und bewertet.

Expertin für Prozessoptimierung - Simone Glitsch

​Simone Glitsch

Expertin für Prozessoptimierung

Der Begriff Prozessanalyse steht für das Kennenlernen der eigenen Prozesse.

Wenn Prozesse kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt werden, spricht man nicht mehr von einer Prozessanalyse. Die Prozesse werden ​in regelmäßigen Prozessaudits begutachtet und bewertet.


Zurück zum Anfang.

Bevor es ​losgehen kann, ​stellt sich die Frage:

Was ist ein Geschäftsprozess?

Theorie und Praxis sind sich nicht einig. Das führt zu Missverständnissen. In der Praxis ist es so, dass die Mitarbeiter es so wahrnehmen:

Prozesse sind die Abläufe innerhalb einer Abteilung.

Zu ihren eigenen Abläufen haben die Mitarbeiter eine Beziehung. Diese können sie bei der Prozessanalyse benennen.

​In der Theorie erstreckt sich ein Geschäftsprozess über mehrere Bereiche. Dieser ​Ansatz macht Prozessanalyse aufwändig und unüberschaubar.

Letztlich kommen Theorie und Praxis zum gleichen Ergebnis, wenn die Prozesse zu Prozessketten zusammengesetzt und in der Prozesslandkarte verortet werden.


Mein Tipp:

Identifizieren Sie Abteilung für Abteilung die Prozesse.


Hierfür brauchen Sie nur das Organigramm. Eine Prozesslandkarte erstellen Sie später, wenn Sie eine Übersicht über den Lauf der Prozesse durchs Unternehmen bekommen wollen.


Vorgehensweise Prozessanalyse

Prozessanalyse

Vorgehensweise Prozessanalyse

Das Kennenlernen der eigenen Prozesse erfolgt in 4 Phasen: 

  1. Prozesse identifizieren
  2. Prozesse aufnehmen
  3. Prozesse einheitlich, vollständig und korrekt darstellen
  4. Prozesse bewerten.

Die Ergebnisse der einzelnen Phasen bei der Analyse der Prozesse:

​Prozessanalyse Schritte

Ergebnis

​1. Prozessidentifikation

​Liste der Prozesse mit Prozesstitel

​2. Prozessaufnahme

Prozessbeschreibung mit groben Prozessschritten

ggf. erst mal nur Prozesssteckbrief

​3. einheitliche, vollständige und korrekte Prozessdarstellung

​Prozessbeschreibung mit Prozessschritten und detaillierten Prozessinformationen

​4. Prozessbewertung

​Optimierungspotenzial je Prozess

- ​abteilungsintern/ abteilungsübergreifend
- schnell umsetzbar/ Umsetzung aufwändiger
- mit Kennzahlen/ ohne Kennzahlen

Im Ergebnis der Prozessanalyse sollen die Prozesse einheitlich, korrekt und vollständig dokumentiert und das Optimierungspotenzial klar sein​.


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gratis ​Checkliste und PDF Prozessanalyse ​

5 Fallen, mit denen Sie in der Prozessanalyse stecken bleiben 

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Methoden ​Prozessanalyse

In der Prozessanalyse werden diese Methoden eingesetzt:

  1. Interviews
  2. Workshops
  3. Fragebogen
  4. Arbeitsplatzanalyse

Alle diese Methoden zur Prozessanalyse haben ihre Berechtigung. Ich erlebe jedoch häufig, dass sie zu einem falschen Zeitpunkt angewandt werden.

1. Methode zur Prozessanalyse: Interviews

Interviews sind eine Methode zur Prozessanalyse, die gern zu Projektbeginn angewandt wird. Die Führungskräfte werden über das Projekt informiert und gleichzeitig befragt, welche Prozesse es in deren Abteilungen gibt. Das ist ein sehr zeitaufwändiges und wenig effektives Verfahren, da die Führungskräfte im Prozessdenken noch nicht geschult sind.

Interviews am Arbeitsplatz eignen sich hervorragend, um den Ablauf anhand von konkreten Fallbeispielen nachzuvollziehen. Ich wende diese Technik immer an, wenn schon ein erstes Bild des Prozesses existiert. Ich nutze sie in der Vorbereitungsphase von Workshops zur Überprüfung der Prozessdarstellung und Besprechung des Optimierungspotenzials.


2. Methode zur Prozessanalyse: Workshops

Workshops sind eine Methode zur Prozessanalyse, die sich für den Austausch über die Prozessdarstellung hervorragend eignet. Prozessausführende und Prozessbeteiligte unterhalten sich miteinander, ob die Prozessdarstellung für sie vollständig und korrekt ist.

Oftmals werden in Workshops Optimierungspotenziale aufgedeckt, die auf fehlende Standardisierung des Ablaufes oder unterschiedlichem Verständnis von Begriffen basieren.

Aus diesem Grund eignen sich Workshops nicht zur erstmaligen Identifikation und nur bedingt zur Aufnahme von Prozessen.


3. Methode zur Prozessanalyse: Fragebogen

Der Einsatz von Fragebögen ist eine Methode zur Prozessanalyse, die sich zur strukturierten Abfrage von Tätigkeiten eignet. Sie bringen ein hervorragendes Ergebnis, wenn sie zur quantitativen Analyse von Vorgängen, Benutzung von IT oder Dokumenten eingesetzt werden. Also zu einem recht späten Zeitpunkt der Prozessanalyse (Phase 4), wenn es um die kennzahlenbasierte Optimierung von Prozessen geht.

Von der Identifikation von Prozessen oder Analyse von Prozessschritten mittels Fragebogen rate ich ab. Zum einen, weil die Erstellung und Auswertung von Fragebögen sehr viel Zeit kosten. Zum anderen, weil durch die Auswahl der Fragen und begrenzter Antwortmöglichkeiten ein vorgegebenes Bild in die Prozessanalyse gebracht wird.

Ein ungeschminktes, realistisches Bild über den Zustand der Prozessbearbeitung ist kaum möglich.


4. Methode zur Prozessanalyse: Arbeitsplatzanalyse

Arbeitsplatzanalyse ist eine Methode zur Prozessanalyse, die gern von externen Beratern eingesetzt wird, um sich einen Überblick über die Tätigkeiten zu verschaffen. Sie sind ein großartiges Instrument, um personenbezogen die ganze Vielfalt an regelmäßigen und zeitweisen Aufgaben zu erfassen.

Arbeitsplatzanalysen sind sehr zeitaufwändig in der Vor- und Nachbereitung, aber auch in der Durchführung. Ich rate davon ab, sie zur Identifikation oder Dokumentation der Prozesse einzusetzen.

Ich wende diese Methode zur Prozessanalyse an, wenn es um Problemfälle geht. Beispielsweise wenn ein Arbeitsplatz als Engpass empfunden wird.


Tools zur Prozessanalyse

Ein Tool für die Phase 1 - das Identifizieren der Prozesse - ist mir nicht bekannt.

In Phase2 - bei der Prozessaufnahme - benutze ich ein paar IT Tools, die bei der Sammlung und Sichtung der Daten helfen. Diese stelle ich Ihnen demnächst vor.

BPM Tools zur Prozessanalyse - Prozessdarstellung

Für die Prozessdarstellung benutze ich immer ein Ablaufdiagramm.

Es gibt viele IT Tools für Flow Charts. Eines der am häufigsten verwendeten ist das Microsoft Tool Visio, das man jetzt auch ganz praktisch monatsweise aus der Cloud mieten kann.

Für große Unternehmen gibt es gute IT Tools, die datenbankbasiert die Darstellung vieler Prozesse erleichtern. Oft muss jedoch eine Ausschreibung für die Auswahl eines BPM Tools erfolgen, was viel Zeit in Anspruch nimmt. Deshalb starte ich gern mit Visio, das schnell verfügbar ist.

Wenn das BPM Tool vorliegt, ist das Übertragen des in Phase 2 aufgenommenen groben Ablaufes schnell erledigt. Nicht das Zeichnen des Flow Charts macht viel Arbeit, sondern die Überlegungen zur Prozessdarstellung.

Oft reift in Phase 1 und 2 der Prozessanalyse auch die Erkenntnis, dass ein ​​BPM Tool für die Prozessoptimierung hilfreich jedoch nicht entscheidend ist.


BPM Tools zur Prozessanalyse - Process Mining

In der Phase 4 – der Prozessbewertung – kann Process Mining angewandt werden. Das sind IT Tools, bei dem die Datenströme - der in der  IT abgebildeten Prozesse - sichtbar gemacht werden. In Kombination mit aussagekräftigen Prozessbeschreibungen halte ich das für eine großartige Möglichkeit zur Prozessoptimierung. 


Wie detailliert sollte die Prozessdokumentation sein?

Diese Frage tritt bei jeder Prozessanalyse auf und sorgt für viele Unklarheiten.

Oft ist man bestrebt, schnell durch die Prozessanalyse zu kommen und erhofft sich dies von einer skizzenhaften, groben Prozessdokumentation.

Jedoch:

Nur ein vollständiges, korrektes und einheitliches Bild Ihrer Prozesse kann Sie in eine wirksame Prozessoptimierung bringen.

Die Erkenntnis führt dann zum Gegenteil, einer zu detaillierten Prozessdarstellung. Sie ist kaum lesbar, wird als unsympathisch empfunden und man beschäftigt sich nicht gern damit.

Mein Tipp:

Die Prozessdarstellung muss nicht in einer einzigen Prozessbeschreibung je Prozess erfolgen. Nutzen Sie ein Dokumentationsschema, das nach mit unterschiedlichen Dokumentenarten je Detaillierungsgrad des Prozesses arbeitet.


Stellen Sie den Prozess grafisch in einem Flow Chart dar, damit die wichtigsten Bearbeitungsschritte und Entscheidungskriterien für die Bearbeitung auf einen Blick zu erfassen sind.

Detailregelungen lagern Sie in untergeordnete Dokumente aus.

Den Überblick über den Fluss der Prozesse durch das Unternehmen erhalten Sie mit der Prozesslandkarte.

Prozesse analysieren

Prozessdarstellung mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad

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Mit welchen Prozessen beginnen wir?

Gerade große Unternehmen stehen vor dieser entscheidenden Frage, denn sie haben viele Prozesse.

Nehmen Sie nicht einzelne Prozesse heraus. Schauen Sie sich lieber die Bereiche an und welche Potenziale in diesen schlummern.

Beginnen Sie nach Möglichkeit nicht beim dringendsten Problem, denn das ist häufig auch emotionsgeladen und schwierig zu bearbeiten. Hier lohnt sich der Einsatz externer Berater, um das Problem zu lösen.

Fangen Sie Ihr Projekt zur Prozessoptimierung mit dem Bereich an, bei dem Sie schnell vorzeigbare Ergebnisse erreichen. So trainieren Sie die Vorgehensweise ​ und schaffen gute Startvoraussetzungen für die nächsten Bereiche.


Anlässe und Gründe für eine Prozessanalyse

Eine Prozessanalyse wird aus einem konkreten Anlass durchgeführt, wie

  • Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9000
  • Nachvollziehen des Prozessflusses, um Software zu konfigurieren
  • Erhebung des Personalbedarfes, um diesen anzupassen
  • Prozessdigitalisierung / -automatisierung über die Kette zu erreichen

Dahinter steckt eine gewünschte Veränderung, die entweder

  • eine schnelle Kostenersparnis durch IT/ Personalabbau oder
  • eine nachhaltige Kostenersparnis durch Veränderung der Arbeitsweise

zum Ziel hat.

Je nach Ziel unterscheidet sich die Gestaltung der Prozessanalyse.

Wenn Sie eine schnelle Kostenersparnis anstreben, brauchen Sie nicht die Mitarbeiter eng einzubeziehen. Sie erhalten neue Vorgaben nach der Prozessanalyse.

Ich bin jedoch nicht davon überzeugt, dass diese Kostenersparnis dauerhaft wirkt. Ich denke, dass die nachhaltige Kostenersparnis der bessere Weg ist.

Und diesen erreichen Sie nur in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern. Dann befinden Sie sich auch direkt auf dem agilen Pfad, dem Weg zu mehr Selbstorganisation,  größerer Verantwortungsübernahme durch die Mitarbeiter und einem lebendigen Verbesserungsprozess.


​Entwicklung des Prozessmanagements

Um Prozesse zu optimieren, sollten Sie zügig durch die Phasen 1 - Prozessidentifikation und Phase 2 – Prozessaufnahme kommen.

Für die Phase 3 – korrekte Prozessdokumentation - sollten Sie viel Zeit einplanen, damit Sie Prozessausführende und Prozessbeteiligte miteinander ins Gespräch bringen und Verbesserungen benennen können.

Entwicklungsstufen des Prozessmanagements

Von der Prozessanalyse in die Prozessoptimierung

Die Prozessanalyse geht ​in Phase 3 in die Prozessoptimierung über, wenn Sie sich über die Standardisierung von Abläufen verständigen.   

Die Prozessoptimierung selbst erfolgt dann in 3 Entwicklungsstufen, die sich von der abteilungsinternen bis zur abteilungsübergreifenden Optimierung erstreckt.

Nach der abteilungsübergreifenden Prozessoptimierung erreichen Sie eine neue Qualität des Prozessmanagements, mit der Sie den Turbo für Kundenorientierung und Effizienz zünden.

Und das macht dann richtig Spaß!

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