Du fragst Dich: Wie stellen wir unsere Prozesse am besten dar? Sollen wir BPMN oder EPK anwenden?
In diesem Artikel stelle ich Dir die Modellierungssprachen BPMN und EPK im Vergleich vor. Ich zeige Dir Vor- und Nachteile dieser Notationen, gebe Dir Empfehlungen für die Auswahl und erläutere, was für einen guten Einstieg in die Prozessoptimierung wichtig ist.
Was ist ein Flussdiagramm/ Flowchart?
Ein Flussdiagramm - auch oft als Flowchart bezeichnet - wird zur schematischen Darstellung von Abläufen bzw. zur Abbildung von Prozessen eingesetzt, wenn Du ein Prozessmanagement einführst.
Heute haben sich grafische Methoden zur Prozessmodellierung durchgesetzt. Wurden in den 1990-iger Jahren noch Abläufe in langen Texten beschrieben, so sehe ich heute meist Flussdiagramme. Mit ihnen ist auf einen Blick erkennbar, „wie es läuft“.
Zwei Notationen - auch Modellierungssprachen genannt – sind besonders verbreitet: BPMN und EPK.
BPMN - Business Process Model and Notation
Was bedeutet BPMN?
BPMN steht für Business Process Model and Notation.
Diese Form der Darstellung von Abläufen wurde von der Object Management Group (OMG) entwickelt. Diese Group entwirft Standards für herstellerunabhängige systemübergreifende Programmierung. Mitglieder sind unter anderem IBM, Apple und Microsoft.
BPMN wurde mit der Idee entwickelt, die Flowcharts ausführbar zu machen, also automatisch ablaufen zu lassen. Dafür sollte die Modellierungssprache sowohl für die Experten der Fachabteilungen als auch IT-Fachleute gleichermaßen verständlich sein.
Wie funktioniert BPMN?
BPMN folgt dem Gedankengut von Mike Hammer, dem Urvater des Prozessmanagements. In seinem bekannten Werk ‚Business Reengineering‘ stellt er einen Prozess als abteilungsübergreifende Betrachtung dar.
Beginnend von der Kund:innenanforderung über alle Stufen der Wertschöpfung hinweg wird die Bearbeitung bis hin zum erfüllten Kund:innenwunsch End-to-End betrachtet. Der unternehmensübergreifende Prozess kann in einem Flussdiagramm abgebildet werden.
BPMN Symbole
BPMN bildet die Prozessschritte in Swimlanes von links nach rechts ab. Jede dieser Bahnen steht für einen Verantwortungsbereich/ Abteilung.
Die Prozessschritte werden Tasks genannt, die durch Konnektoren miteinander verbunden werden. In Gateways werden Entscheidungen dargestellt, die zu unterschiedlichen Abarbeitungen führen. Start- und Endereignisse machen den Input und Output von Prozessen deutlich.
Häufig genutzte BPMN Symbole
Das sind die BPMN Symbole - auch Shapes genannt - die im Allgemeinen für eine Prozessbeschreibung mit Flowchart benutzt werden.
Darüber hinaus gibt es jedoch noch viele spezifische Symbole, die für die Automatisierung mittels Workflows notwendig sind. Diese sind auf diesem BPMN Poster dargestellt.
Quelle: www.bpmb.de/images/BPMN2_0_Poster_DE.pdf
Vorteile und Nachteile von BPMN Flussdiagrammen
BPMN 2.0 bietet eine enge methodische Anleitung für die Prozessdarstellung. Das macht die Prozessmodellierung einfacher. Jedoch können allein durch die Anwendung eines Symbolsatzes unterschiedliche Handschriften nicht vermieden werden. Dafür benötigt es eine eng abgestimmte Vorgehensweise und einen kleinen Kreis von Modellierern.
EPK - Ereignisgesteuerte ProzessKette
Was bedeutet EPK?
EPK steht für Ereignisgesteuerte ProzessKette (bzw. engl. EPC für Event-driven Process Chain).
EPK wurde zur Modellierung von Geschäftsprozessen aus Organisations- und IT-Sicht unter Leitung von August-Wilhelm Scheer entwickelt. EPK ist Kern des bekannten SAP Modellierungstools ARIS. Diese Abkürzung steht für Architektur integrierter Informationssysteme und entstammt der Bedingungs-Ereignisnetze aus der Petri-Netz-Theorie.
Wie funktioniert EPK?
EPK bilden die Prozessschritte entlang einer Mittellinie auf dem Blatt von oben nach unten ab.
Jedem Ereignis folgt eine Funktion, wie die Prozessschritte hier genannt werden. Die Shapes werden durch Linien miteinander verbunden. In Rauten Shapes werden Entscheidungen aufgezeigt, die zu unterschiedlichen Abarbeitungswegen führen.
Was in der EPK fehlt, sind u.a. die Benennung von Zuständigkeit und Dokumenten.
EPK Shapes
eEPK Symbole
In der erweiterten EKP gibt dafür entsprechende Shapes:
Entscheidend für die Prozessanalyse ist die Visualisierung von Zuständigkeiten. Weil jedoch diese Aussage in der EPK zu kurz kommt, hat man EPK mit einem weiteren Instrument kombiniert.
RACI, DEMI und EPK Flowchart
Man verband für die Prozessmodellierung im Rahmen der Einführung von Qualitätsmanagement häufig eine EPK Darstellung mit dem RACI Modell.
Durch das RACI Modell oder auf Deutsch DEMI werden Verantwortlichkeiten abgebildet.
- RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed.
- DEMI für Durchführungsverantwortung, Ergebnisverantwortung, Mitarbeit und Information.
In der Praxis wurde das EPK Modell auf weniger Kästchen reduziert. Ereignisse werden nur als auslösendes Element verwendet und nicht als logische Ergebnisse von Tätigkeiten nochmals benannt. So wurde aus dem EPK-Modell ein praxistaugliches Instrument und fand weite Verbreitung.
Beispiel für ein Flussdiagramm mit EPK
Die Verfahrensanweisungen, wie die Prozessbeschreibungen bis zur ISO 9001:2000 benannt wurden, sahen dann meist so wie in diesem Beispiel für ein Flussdiagramm mit EPK aus:
Das RACI bzw. DEMI Modell hat die wichtige Komponente der Zuständigkeit in die EPK gebracht, jedoch ein weiteres Problem provoziert:
Das RACI bzw. DEMI Modell verleitet dazu, in einer Prozessmodellierung zwischen der Sicht von Mitarbeitendem und Vorgesetzter/m hin und her zu springen. Man möchte ein Flussdiagramm erstellen, das die Durchführungsverantwortung darstellt und gleichzeitig die Ergebnisverantwortung deutlich macht.
Das verwirrt.
AUF DEN PUNKT GEBRACHT
Verzichte auf die RACI Darstellung. Bilde in der Prozessbeschreibung nur die Durchführungsverantwortung ab. Den Ausweis der Ergebnisverantwortung überlässt Du dem Organigramm.
Vorteile und Nachteile von EPK Flussdiagrammen
Auch die EPK bietet den Vorteil einer klaren, verständlichen Ausführung der Modellierungen.
Die nicht zuordenbare Verantwortung für den Prozessschritt ist der große Nachteil des Standardmodells. Dies wurde erkannt und in dem Modell der erweiterten EPK eingepflegt.
Diese Lösung ist jedoch suboptimal, denn sie beraubt der EPK seiner Stärke: der Übersichtlichkeit.
Auswahlkriterien für BPMN oder EPK
Solltest Du Dich für BPMN oder für EPK entscheiden?
Früher habe ich gesagt: Das ist eine Geschmacksfrage. Heute möchte ich Dir jedoch klar zur Modellierungsnotation BPMN raten. Sie hat sich durchgesetzt. Alle bedeutenden Toolhersteller verwenden BPMN.
BPMN ist auch die Sprache der Zukunft, weil wir so die Prozessautomatisierung gestalten können. Fachleute und IT-Experten verstehen sie gleichermaßen und die Toolanbieter ermöglichen über BPMN sofort ausführbare Prozesse - Workflows - zu designen.
Da BPMN ein anerkannter Standard ist, können BPMN Modelle exportiert und importiert werden. Das reduziert Abhängigkeiten und eröffnet neue Gestaltungsräume.
BPMN unterstützt Prozessmanagement. Allein ist es jedoch kein Garant für das Gelingen. Wenn Du Dich jetzt mit der Modellierung von Prozessen beschäftigt hast, empfehle ich Dir als nächstes die Beschäftigung mit dem Prozessbegriff.
