Prozessanalyse Fragenkatalog: Was muss drinstehen?

Du sollst Prozesse analysieren - doch wo anfangen?  Du suchst nach einem Prozessanalyse Fragenkatalog? In diesem Artikel zeige ich Dir, wie Du das machst.

In der Prozessanalyse gilt es die Welt der Prozesse zu erkunden. Zwei Fragen stehen im Raum:

• Was haben wir für Prozesse?
• Was muss ich über die Prozesse wissen?

Was haben wir für Prozesse?

Diese Frage ist am schwierigsten zu beantworten. Gleichzeitig ist sie jedoch die entscheidende Frage für das weitere Vorgehen.

Mit einem Prozessanalyse Fragenkatalog kannst Du eine Befragung starten und die Führungskräfte interviewen. Alternativ kannst Du auch die Mitarbeiter:innen befragen.  

Im Ergebnis wirst Du sehr viele Informationen eingesammelt haben. Der schwierige Teil: entscheiden, welche Informationen Du brauchst und welche nicht.

Ich habe in meinen Analysen immer die Erfahrung gemacht, dass es uns schwerfällt, die Prozesse zu benennen. Das habe ich im Artikel zu den falschen Annahmen zur Prozessaufnahme beschrieben.

Wie entscheidest Du, welche Informationen wichtig sind? Lass uns dafür schauen, was Du über Prozesse wissen musst. 

Was muss ich über die Prozesse wissen?

Wir müssen zunächst verstehen, wie Prozesse laufen. Erst dann können wir sie optimieren und automatisieren.

In einen Prozessanalyse Fragenkatalog gehören deshalb Fragen nach

• Prozessschritten – wer macht was
• Eingesetzten IT-Systeme/ Maschinen  
• Exceltabellen
• Dokumenten, die erstellt werden
• Regelwerken, die zu beachten sind
• Schnittstellen zu anderen Abteilungen

Mit diesen Informationen kannst Du Prozesse umfassend beschreiben.

Doch schon allein die umfassende Aufzählung der Punkte, die in einem Prozessanalyse Fragenkatalog erscheinen müssten, macht klar: so geht das nicht.

Selbst wenn sich Deine Aufgabe auf einen kleinen Bereich bezieht, sind es zu viele Punkte für einen Prozessanalyse Fragenkatalog.

Die Sache muss Stück für Stück angegangen werden. 

Prozesse mit Fragenkatalog analysieren

Die Vorgehensweise für die Analyse der Prozesse mit Fragenkatalog muss auf die Größe des zu untersuchenden Bereiches und auf das gewünschte Ergebnis angepasst werden. 

Unternehmensweites Vorhaben

Hat Dein Unternehmen vor, seine Prozesslandschaft kennenzulernen? Dann kann die Prozessanalyse in jedem Bereich eigenständig durchgeführt werden.  

Rein theoretisch.  

Rein praktisch wird das Vorhaben nicht umsetzbar sein. Prozessmanagement erfordert einen unternehmenseinheitlichen und zentralen Ansatz.  

Meine Empfehlung: Startet ein Vorprojekt, um einen Projektplan für ein großes Prozess-Projekt mit einer Laufzeit von 3-5 Jahren auszuarbeiten. 

Prozessanalyse in einem Bereich

In einem Bereich kann der Fragenkatalog Prozessanalyse mehrere Abfragepunkte haben. Enthalten sollten sein:  

• Benennung der Prozesse
• Auflistung der Prozessschritte pro Prozess  
• Eingesetzte IT-Systeme / Maschinen  
• Schnittstellen zu anderen Abteilungen

Auch diese paar Punkte werden jedoch nicht in EINEM Gespräch abzufragen sein. Besser ist es, zunächst die Prozesse zu benennen und den Detaillierungsgrad, in dem sie aufgenommen werden. 

Um Prozesse zu benennen, reicht es aus, den Titel und die Stelle (Personen) zu kennen. Die erste Runde mit einem Prozessanalyse Fragenkatalog sollte sich daher auf die Identifikation der Geschäftsprozesse in einem mittleren Detaillierungsgrad beziehen.

Erst in einer zweiten Runde mit dem Prozessanalyse Fragenkatalog sollten die oben aufgezählten Punkte abgefragt werden.

Die weiteren Punkte im Abschnitt ‚Was muss ich über Prozesse wissen?‘ können dann nach der Erstellung der Prozessbeschreibung eingepflegt werden. 

Geschäftsprozesse mappen

Fragst Du Dich, wie Du die Geschäftsprozesse in einem mittleren Detaillierungsgrad herausfindest?

Am einfachsten ist es, die Welt der Geschäftsprozesse allgemeingültig kennenzulernen. Also nicht direkt damit zu beginnen, die eigenen Prozesse benennen zu wollen.

Ein Prozessmodell bildet die Struktur von Geschäftsprozessen ab. Ich nutze das Giersberg®-Prozessmodell in meiner Arbeit. Hiermit kann ich ohne Prozessanalyse Fragenkatalog direkt die Geschäftsprozesse benennen und auflisten.