Prozessmanagement – was ist das?
So richtig greifbar ist es nicht.
Ich finde jedoch, dass es nur zu kompliziert erklärt wird.
In diesem Artikel beschreibe ich es Dir so, wie ich es guten Freunden erläutere. Wenn ich Nutzen und Notwendigkeit darstelle, dann sehe ich immer die sprichwörtliche Leuchte, die aufgeht.
Zunächst gebe ich dir einen Überblick was Prozessmanagement ist, warum wir es brauchen und [ ganz spannend!!! ] wir nicht alle das Gleiche darunter verstehen.
Du erhältst praktische Infos zu Vorgehensweise, Methoden und Instrumenten des Business Process Managements.Enter your text here...
Prozessmanagement Definition
Was ist Prozessmanagement?
Meine Erklärung zum Prozessmanagement:
DEFINITION
Prozessmanagement betrachtet und managt die Abläufe im Unternehmen.
Über die Entwicklungsstufen Prozessanalyse und Prozessoptimierung kann Prozessmanagement bis zum konsequenten Unternehmensaufbau nach Prozessen – der Prozessorganisation – weiterentwickelt und die Bearbeitung durch Automatisierung beschleunigt werden.
Definition Prozessmanagement Simone Glitsch
Das Synonym für Prozess ist ein sich wiederholender Ablauf. Ein Synonym für Prozessmanagement ist die Ablauforganisation.
Wenn du nach einer Prozessmanagement Erklärung suchst, die wissenschaftlicher ist, dann empfehle ich dir diese Definition:
"Geschäftsprozessmanagement ist ein integriertes System aus Führung, Organisation und Controlling zur zielgerichteten Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Es ist auf die Erfüllung der Bedürfnisse der Kunden sowie anderer Interessengruppen (Stakeholder) ausgerichtet und dient dazu, die strategischen und operativen Ziele der Organisation zu erreichen." Hermann J. Schmelzer, Wolfgang Sesselmann, Geschäftsprozessmanagement in der Praxis, 9. Auflage, Seite 12
Warum es auch komplett andere Auffassungen gibt, was Prozessmanagement ist, zeige ich Ihnen im Abschnitt historische Entwicklung.
Zuerst eine Basisinformation zum Verständnis, warum wir Prozessmanagement brauchen:
Zweck des Prozessmanagements
Zum Beginn der industriellen Revolution bauten bei Henry Ford ein paar wenige Mitarbeiter ein komplettes Auto von Anfang bis Ende zusammen. Bis Ford entdeckte, wie er wesentlich schneller und besser produziert: Er teilte die Arbeiter in Gruppen ein. Jede Gruppe bekam ein andere andere Aufgabe. So machte die eine Gruppe Getriebe, die nächste Räder und eine weitere die Karosserie. Ford wandte die Arbeitsteilung in großem Stil an.
Der Vorteil der Arbeitsteilung besteht darin, dass man sich auf ein Teilgebiet spezialisieren und dies sehr effizient erledigen kann. Der Nachteil: Um ein großes Ganzes zu schaffen, muss die Arbeit muss zwischen den Teilnehmern koordiniert werden.
Es gibt zwei Möglichkeiten für diese Koordination. Jedoch nutzen wir traditionell nur eine Möglichkeit - die Hierarchie, die Anweisung von oben. Das Bild dieser funktional hierarchischen Arbeitsteilung ist das Organigramm.
Eine andere Möglichkeit ist die Koordination entlang der Produktentstehung durch Prozessmanagement. Das Bild hierfür ist die Prozesslandkarte.
Aufgaben Prozessmanagement
Das Prozessmanagement macht die Abläufe im Unternehmen sichtbar und stellt sie in den Focus der Betrachtung.
AUF DEN PUNKT GEBRACHT
Wir benötigen Prozessmanagement, um unsere Prozesse und deren Lauf durch die Abteilungen wahrzunehmen und koordinieren zu können.
Wie die Abläufe durch die Abteilungen fließen, können wir mit Prozessketten am besten visualisieren. Hier ein Beispiel einer Prozesskette, die sich in allen mittelständischen Unternehmen finden lässt:
Kommen wir zu Prozessmanagement Methoden. Doch bevor ich das machen kann, muss ich zum besseren Verständnis erklären, wie wir auf Prozessmanagement schauen:
Historische Entwicklung des Prozessmanagements
Das Prozessmanagement, auch Business Process Management genannt, wird von zwei Seiten unterschiedlich betrachtet und entwickelt:
- Geschäftsprozessoptimierung
- Business Process Reengineering (BPR)
Geschäftsprozessoptimierung
Geschäftsprozessoptimierung setzt auf die datenbasierte Beschleunigung von Geschäftsprozessen.
Diese Art des Prozessmanagements wurde begründet durch die Entwicklung der Methode des ARIS Hauses und der Software ARIS um 1991 durch Prof. Scheer. Später kamen Initiativen zum Abbau manueller Bearbeitungsschritte durch datengesteuerte Verteilung mittels Workflow Technik und automatischer Abarbeitung mit Robotic Process Automation (RPA) hinzu.
Die Rationalisierung von Abläufen durch Automatisierung ist der Kern der Geschäftsprozessoptimierung. Dieser Ansatz wird auch IT-BPM genannt. Vgl. Hermann J. Schmelzer, Wolfgang Sesselmann, Geschäftsprozessmanagement in der Praxis, 9. Auflage, Seite
Business Process Reengineering (BPR)
Das Business Process Reengineering geht auf den 1993 erschienenen Bestseller ‚Business Reengineering‘ zurück. Michael Hammer und James Champy haben hier erstmals die Notwendigkeit von Prozessorientierung beschrieben. Sie haben erkannt, dass die Form wie sich im 19. und 20. Jahrhundert Unternehmen organisieren, für das 21. Jahrhundert nicht mehr tauglich sein würde. Sie stellen fest, dass nicht mehr funktionsorientiert in Abteilungen – wie zum Beginn der industriellen Revolution - sondern in Prozessen gearbeitet werden sollte.
Ausgangspunkt der Unternehmensorganisation sollten strategische Überlegungen des Top Managements sein, die konsequent in Prozesse übersetzt werden sollten. Dieser Ansatz wird auch Business BPM genannt.
Business Prozess Reengineering ist revolutionär, da er dem bisherigen funktional hierarchischen Ansatz einen prozessorientierten Ansatz entgegenstellt. Gleichzeitig zeigen Hammer und Champy, wie der Einsatz von IT die Prozesse beschleunigt.
Vergleich Geschäftsprozessoptimierung und Business Prozess Reengineering
Ich habe festgestellt, dass diese unterschiedliche Auslegung des Begriffes Prozessmanagement ist den wenigsten klar ist. Deshalb solltest Du wichtigen Gesprächen abklären, wie dein Gegenüber auf den Begriff Prozessmanagement schaut.
Trotz des zunehmenden Transformationsdrucks beobachte ich, dass Prozessoptimierung meist im Sinne einer IT getriebenen Rationalisierung ohne Kultur- und Strukturveränderung verwandt wird.
Nutzen des Prozessmanagements
Statt ausschließlich zu betrachten "Wer macht was?", können wir durch Prozessmanagement auch die Fragen beantworten:
"Wie machen wir das? Wie arbeiten wir im Unternehmen zusammen?".
Allein die Optimierung eines Ablaufes innerhalb einer Abteilung und/ oder Automatisierung von Prozessen kann zu einer schnelleren Bearbeitung und qualitativen Verbesserung führen. Doch das ist zu kurz gedacht.
Das größere Potential liegt woanders, denn Prozessmanagement betrifft das gesamte Unternehmen:
Das Bild der funktionalen Arbeitsteilung - das Organigramm - hat uns verleitet, immer nur die Abteilungen neu zu strukturieren. Damit haben wir uns selbst im Focus gehabt und nicht den Kund:innen.
Mit dem Bild der Prozesse - der Prozesslandkarte - können wir das Unternehmen ganz neu ausrichten. Durch Visualisierung der wertschöpfenden End-to-End Prozessketten machen wir uns bewusst, was wir für die Kund:innen tuen. Wir haben die Kund:innen im Blick und können die Unternehmensstuktur in diese Richtung überdenken.
So sehe ich Prozessmanagement
Ich bin davon überzeugt, dass Prozessmanagement nur mit einer revolutionären Kultur- und Strukturveränderung wirksam sein wird. Und erst in zweiter Linie durch Automatisierung von Prozessen.
Etablierte Unternehmen werden fast ausnahmslos in Strukturen geführt, die zum Beginn der industriellen Revolution entstanden. Heute, beim Aufbau der Industrie 4.0, haben sich Menschen, Technik und Art und Weise des Miteinanders im Vergleich zur Industrie 1.0 gewaltig gewandelt – jedoch nicht der Unternehmensaufbau.
Wie groß der Bedarf an Veränderung ist, sehen wir an der Nachfrage agiler Methoden.
Die agilen Methoden wurden von IT-Entwicklern mit ausschließlichem Projektgeschäft entwickelt. Es gilt nun, agile Prinzipien auf die Anforderungen bei sich stetig wiederholenden Abläufen in etablierten Unternehmen anzuwenden.
Das gelingt aus meiner Sicht mit Prozessmanagement, wenn man es in erster Linie als Entwicklung zu einer kooperativen und prozessorientierten Unternehmensorganisation mit darauf basierender Prozessautomatisierung umsetzt.
Die nun von mir vorgestellte Vorgehensweise zur Einführung von Prozessmanagement basiert deshalb auf dem BPR Ansatz, den ich weiterentwickelt und mehrfach in der Praxis erfolgreich angewandt habe.
Vorgehensweise Prozessmanagement
Die Entwicklung des Prozessmanagements vollzieht sich in Etappen. Zunächst gilt es, die Prozesse durch Prozessanalyse als solche zu erkennen und sichtbar zu machen. Erst danach kann mit der Prozessoptimierung begonnen werden. Die Prozessoptimierung hat aufeinander aufbauende Entwicklungsstufen und kann unterschiedliche Schwerpunkte haben.
Die Qualität des Prozessmanagements wird durch Reifegradmodelle gemessen.
Prozessanalyse – Beginn des Prozessmanagements
Prozessmanagement beginnt mit der Prozessanalyse. Hier beschäftigt sich das Unternehmen damit, die Prozesse zu identifizieren und die Prozessausführung durch Prozessbeschreibungen zu visualisieren.
Eine große Herausforderung ist die Wahrnehmung der Prozesse als solches. Wenn geklärt ist, was in einer Prozessbeschreibung abzubilden ist, dann kann die Umsetzung beginnen. Oftmals wird dann
- zunächst ein BPM Tool angeschafft
- geklärt, mit ob EPK oder BPM die Prozessbeschreibung erstellt wird
- in Workshops die zu dokumentierenden Prozesse ermittelt.
Diese Vorgehensweise ist weit verbreitet, macht die Prozessanalyse jedoch auch sehr langwierig. Dies führt meist dazu, dass das Prozess-Projekt nach Fertigstellung der Prozessbeschreibung nicht weiterverfolgt wird.
Das ist sehr bedauerlich, denn damit wurde viel Vorarbeit geleistet und die „Ernte“ findet nicht mehr statt. Erst durch die Prozessoptimierung werden Einsparungen, verbesserte Kundenorientierung und schnellere Bearbeitungszeiten realisiert.
Mein Tipp
Konzipiere die Prozessanalyse so, dass Du schnell und immer wieder Ergebnisse präsentieren kannst.
Gestalte die Prozessbeschreibungen leicht verständlich. Sie sollten dem Betrachter schnell einen Erkenntnisgewinn bringen.
Hilfreich ist ein Dokumentationskonzept für die unterschiedlichen Detaillierungsgrade, mit denen man Prozesse betrachtet.
Beim Verschriftlichen von Prozessen wird dir auffallen, dass die Abläufe an den Arbeitsplätzen nicht – wie angenommen – gleich sind. Trotz gleicher Aufgabenstellung bildeten sich unterschiedliche Bearbeitungsweisen heraus.
Wenn die unterschiedliche Abarbeitung zu unterschiedlichen Arbeitsergebnissen und Nachfragen, Missverständnissen oder Qualitätseinbußen führt, dann sollte diese hinterfragt werden. Leite die Mitarbeiter an, gemeinsam einen Bearbeitungspfad festzulegen.
Damit standardisierst Du den Prozess.
Das ist der Beginn der Prozessoptimierung.
Erste Herausforderung ist, die dauerhafte Umsetzung des beschriebenen Soll-Prozess durch alle Mitarbeitenden zu erreichen. Dazu sind nicht nur Schulungen zur Einführung des Soll-Prozesses notwendig, sondern auch regelmäßige Prozessaudits.
Laufen die Prozesse in der Abteilung wie vorgesehen, kann die nächste Phase der Prozessoptimierung begonnen werden.
Prozessoptimierung – Kern des Prozessmanagements
Die Prozessoptimierung kann sich auf ein bestimmtes Kriterium beziehen wie Null-Fehler-Produktion, Verkürzung von Durchlaufzeiten oder Qualitätssteigerung. Im Artikel Prozessoptimierung gehe ich näher darauf ein.
Die Prozessoptimierung sollte jedoch immer auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern. Entlang der Prozessketten sollte die Zusammenarbeit der Abteilungen an deren Schnittstellen verbessert werden. Dadurch wird das Silodenken reduziert und erhebliche Potenziale für Kosten- und Zeiteinsparungen erschlossen.
Mein Tipp
Prozessmanagement ist wie ein Dauerlauf. Du solltest Dir über die lange Wegstrecke im Klaren sein und ausreichend Ressourcen zur Verfügung haben.
Bei diesem Dauerlauf kommt es darauf an, möglichst alle anderen Zuschauer:innen am Wegesrand einzusammeln und so zu aktivieren, dass sie mit Dir zusammenlaufen.
Unternehmenstransformation – Entwicklungssprung durch Prozessmanagement
Über mehrere Etappen kann entlang der Prozessketten die Zusammenarbeit verbessert werden. Haben anfangs noch die Führungskräfte der funktionalen Bereiche wie Verkauf, Arbeitsvorbereitung, Produktion auf deren „Hoheitsgebiet“ das Sagen – so kann in einem nächsten Entwicklungsstadium der Prozessmanager das Stimmrecht erhalten, der entlang der Wertschöpfungskette agiert.
Damit wird ein ‚90° Shift‘ vollzogen, der von der vertikalen Koordination der Hierarchiepyramide auf horizontale umstellt.
Das gibt einen Entwicklungssprung: die Transformation des Unternehmens hin zu einer Prozessorganisation. Einen Unternehmensaufbau, konsequent nach deren Prozesse und Kund:innen ausgerichtet, der die Vorteile der funktionsorientierten Organisation mit der Prozessorientierung kombiniert und anschließend automatisiert.
Im Prozessmanagement eingesetzte Methoden
Nachdem Du diese wichtigen Hintergrundinformationen gelesen hast, möchte ich mich der häufigen Frage nach den im Prozessmanagement eingesetzten Methoden widmen. Wie Du jedoch gelesen hast, sind diese lange nicht so entscheidend wie oft angenommen.
Klassische Prozessmanagement Methoden
Zum Beginn der Beschäftigung mit Prozessmanagement werden die Prozesse analysiert. Hierfür werden häufig
- Fragebögen
- Interviews und Beobachtung
- Workshops
eingesetzt.
Integraler Bestandteil jeder Entwicklungsstufe des Prozessmanagements sind Workshops, also Gesprächsrunden zum Austausch über Prozesse.
Agile Methoden
Agilen Methoden wohnen die agilen Prinzipien
- Kundenorientierung und
- Selbstorganisation
inne.
Viele agile Methoden sind geeignet, die Entwicklung von Prozessmanagement voranzutreiben. Besonders hervorzuheben sind
- Customer Journey
- Retrospektive
- cross-funktionale Teams
Mein Tipp
Methodenkenntnis wird gebraucht, ist jedoch aus meiner Sicht zweitrangig.
In erster Line kommt es darauf an, die eigenen Prozesse zu verstehen und die Entwicklung in Richtung prozessorientierter Organisation voranzutreiben.
Prozess Governance
Mit der Prozess Governance schaffst Du ein Regelwerk, damit sich das Prozessmanagement Deines Unternehmens einheitlich entwickelt.
Die Process Governance enthält verschiedene Elemente. Diese zu kennen ist wichtig. Jedoch benötigst Du nicht alle Elemente direkt, wenn Du ein Prozessmanagement-System einführst. Viele Prozessrollen brauchst Du erst in einem fortgeschrittenen Stadium der Einführung. Das Dokumentationsmodell hingegegen solltest Du noch vor der Prozessanalyse kennen.
Wenn Du in Deinem Unternehmen ein nachhaltiges und nützliches Prozessmanagement-System etablieren willst, dann benötigst Du Prozess Governance unbedingt.
Management des Prozessmanagements
Das Top Management kann Auslöser für die Einführung vom Prozessmanagement sein.
Ist es jedoch oftmals nicht. Noch gibt es zu wenige Erfolgsbeispiele, die gerade Manager:innen mit Zeitverträgen zum konsequenten Prozessmanagement mit Strukturwandel aktivieren würden.
Oft sind es Mitarbeitende und Führungskräfte, die sich mit Prozessen beschäftigen. Sie arbeiten im Qualitätsmanagement, Lean Management oder auch in der IT oder der Personalabteilung. Sie allein können die Prozessanalyse und eine Prozessoptimierung innerhalb von einzelnen Abteilungen anstoßen, doch nicht die unternehmensweitere Entwicklung des Prozessmanagements ermöglichen. Das kann nur das Top Management.
Change Management und Prozessmanagement
Prozessmanagement ist erst dann wirksam, wenn es von Top Management, Führungskräften und Mitarbeitenden verstanden, akzeptiert und weiterentwickelt wird.
Ohne dies bleibt Prozessmanagement ein zahnloser Geist in Form von Prozessbeschreibungen, der niemanden stört.
AUF DEN PUNKT GEBRACHT
Change Management kann nicht als eigene Disziplin neben Prozessmanagement betrieben werden.
Change Management ist ein integrativer Bestandteil, der sich darin ausdrückt, wie Prozessanalyse und Prozessoptimierung durchgeführt werden.
Kernelement ist die Beteiligung der Mitarbeitenden an der Prozessoptimierung. Einerseits kennen die Mitarbeitenden ihren Arbeitsablauf am besten, und andererseits werden sie nur das umsetzen, was sie für unterstützenswert halten.
Konnten die Mitarbeitenden sich untereinander über den besten Weg austauschen und eine einvernehmliche Lösung finden, so werden sie für deren dauerhafte Umsetzung sorgen. Sie werden die Prozesse weiterentwickeln, wenn sie sich dazu befähigt und ermächtigt fühlen.
Wichtigste Voraussetzung für erfolgreiches Change Management ist das Bild – die Vision –, wie Prozessmanagement das Unternehmen verändert.
Gibt es auch nur den kleinsten Zweifel bei Mitarbeitenden, dass der eigene Arbeitsplatz gefährdet ist, wird das Prozessprojekt nicht unterstützt. Das passiert nicht immer offen, aber doch merklich.
Es liegt in der Natur der Sache, dass gerade Führungskräfte des mittleren Managements dem Prozessmanagement entgegenstehen. Instinktiv erkennen sie, dass durch Prozessmanagement die hart erarbeitete Karriere gefährdet ist, wenn Abteilungen zusammengelegt werden oder gar das Organigramm der Prozesslandkarte weicht und die klassische Karriereleiter damit verändert wird.
Für das Top Management ist das zukünftige Bild ihres prozessorientierten Unternehmens wichtig. Oft gibt es keine konkrete Vorstellung davon, welchen konkreten Nutzen Prozessmanagement stiftet und wie es Strukturen und Arbeitsweise verändert. Aufgrund der Macht des Top Managements wird die Transformation des Unternehmens nur gelingen, wenn die Unternehmensleitung das Zukunftsbild erreichen möchte.
Prozessmanagement im Unternehmen verankern
Prozessprojekte werden meist einem bis drei Mitarbeitenden als neues Projekt übertragen. Oftmals zusätzlich zu deren bestehendem Tagesgeschäft und Projekten.
Anfangs ist das mit wenigen Personen machbar. Es muss jedoch gelingen, mehr Zeit und Personal für das Projekt zu erhalten. Ein Projektplan ist notwendig, der diesen Bedarf aufzeigt.
Nach der Prozessanalyse sind die Prozesse beschrieben. Die Umsetzung, Aufrechterhaltung der Soll-Prozesse und Optimierung im Tagesalltag bedürfen einer Routine, die von einer Organisationseinheit (um nicht Abteilung zu sagen) gesteuert und unterstützt wird.
Besonders wichtig ist die unmittelbare Verzahnung mit anderen, auch an organisatorischen Belangen arbeitenden Abteilungenwie IT, HR, Projektmanagement als ein Bereich.
Prozessmanagement und Qualitätsmanagement
Qualitätsmanagement nach ISO 9001 und alle zertifizierten Managementsysteme wie Umweltmanagement nach ISO 14001, Arbeitsschutzmanagement sollten mit dem Basissystem Prozessmanagement unternehmenseinheitlich in diesem Bereich konzipiert und gewartet werden.
Prozessmanagement und Projektmanagement
Im Projektmanagement werden die einmalige Vorhaben wie Einführung eines ERP Systems gesteuert. Jedes Unternehmen sollte eine Übersicht haben, welche Projekte laufen. Wichtig ist, ein Bewusstsein zu schaffen, was Projekte und was Prozesse sind.
FAZIT - Prozessmanagement Methoden
Der hier beschriebene Weg wird sicher Jahre intensiver Arbeit dauern. Kleine Unternehmen können schneller sein, große Unternehmen können mehr Synergien aus dem Wandel ziehen.
Der Anfang - die Prozessanalyse - kostet Kraft und macht viel Arbeit. Hat Dein Unternehmen das Stadium der Prozessoptimierung erreicht, kann es deutlich Kosten sparen und schneller agieren.
Je weiter die Prozessoptimierung in Richtung prozessorientierte Organisation voranschreitet, desto kundenorientierter und agiler wird Dein Unternehmen. Diese wird es für Mitarbeiter:innen und Kund:innen gleichermaßen attraktiver machen.
Deinem Management erscheint die Entwicklung von dem funktionsorientierten hin zu einem prozessorientierten Unternehmen auf dem beschriebenen Weg zu lang?
Dann gibt es nur den einen Weg: „Auf der grünen Wiese“ ein neues Unternehmen zu bauen. Doch ein Gebäude macht nicht allein eine Konstruktion aus. Genauso wichtig sind die verwendeten Baumaterialien. Also hier im übertragenen Sinne die Menschen. Wo bekommt Deine Firma die fachlich qualifizierten, menschlich geeigneten und prozessorientiert denkenden Mitarbeitenden her? Vielleicht doch vom bestehenden Unternehmen?
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