Endlich! Der Vorstand hat eine unternehmensweite Prozessoptimierung beschlossen und Du möchtest jetzt ein Pilotprojekt Prozessmanagement starten.
Du fühlst Dich dieser Herausforderung gewachsen, denn Du kennst Dich schon ein bisschen aus: Du hast in Deinem vorherigen Job die Prozesse in einem Bereich aufgenommen und mit einer kleinen Mannschaft in einem BPM-Tool visualisiert. Du verfügst über Praxiserfahrung.
Andererseits weißt Du, dass es jetzt bei einer Prozessoptimierung des ganzen Unternehmens um eine weitaus größere Zahl an Prozessen geht. So richtig sicher bist Du nicht, ob Du Deine Erfahrungen aus einem überschaubaren Bereich 1:1 auf das neue Vorhaben übertragen kannst.
So beschließt Du zunächst ein Pilotprojekt in einem einzelnen Bereich zu machen. Erstmal starten. Klingt nach einem guten Plan. Doch ist es auch ein guter Plan?
Diese Frage beantworte ich Dir in diesem Artikel.
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So läuft ein Pilotprojekt Prozessmanagement
Bei einem Pilotprojekt beginnt man direkt mit der Prozessaufnahme in einem Bereich und erhofft sich während der Aufnahme die Erkenntnis, ob das funktioniert.
Prozesse aufzunehmen und daraus Prozessbeschreibungen zu erstellen - das ist meist schaffbar. Du hast was in der Hand, was Du vorweisen kannst. Aller Wahrscheinlichkeit nach wirst Du mit dieser Vorgehensweise dann Bereich für Bereich abarbeiten.
Dein Ergebnis:
- Du hast Prozessbeschreibungen erstellt
- Bereich für Bereich aufgenommen
Das fühlt sich erstmal gut an.
Doch alsbald wirst Du merken: Es geht nicht weiter voran.
Deshalb fragen wir mal: Wolltest Du dieses Ergebnis erreichen?
Las uns einen Blick ins Prozessmanagement machen:
Kern des Prozessmanagements
Du weißt sicherlich schon, dass es um transparente Prozesse geht. Also nicht nicht nur um die, die in einem Bereich oder Abteilung ablaufen. Es geht darum, Prozesse und deren Lauf durch die Abteilungen wahrzunehmen. Es geht um: Prozessketten (andere sagen dazu End-to-End Prozesse).
Bisher haben wir uns mit dem Organigramm die Frage "Wer macht was?" beantwortet.
Mit Prozessmanagement möchten wir Antworten zu "Wie machen wir das?" und "Wie arbeiten wir zusammen?" erhalten. Diese Fragestellungen sind neu. Und genau diese Herausforderung ist es, die es zu lösen gilt.
Können wir diese mit einzelnen Prozessbeschreibungen lösen?
Rein theoretisch könnte man zwar auch mit diesem Ansatz Bereich für Bereich aufzunehmen auch Prozessketten erkennen - aber eben nur theoretisch. Die Vielzahl der Prozesse, die unterschiedlichen Sichten und Detaillierungsgrade sowie unterschiedlichen Darstellungen machen das Erkennen von Prozessketten mit dieser Methode quasi unmöglich.
Neben dieser kaum zu lösenden Herausforderung gibt es noch eine weitere: das Vorhaben braucht ausreichend Ressourcen.
Geld und Zeit sind knapp, das Tagesgeschäft muss laufen. So wird ein so großes Vorhaben wie eine unternehmensweite Prozessoptimierung nicht neben dem schon eh sehr vollen Tagesalltag laufen können. Das funktioniert nur, wenn vorab die Mittel zur Verfügung gestellt werden.
Diese müssen geplant und bewilligt werden.
Doch mit einem Pilotprojekt nimmst Du ja den Druck für die Bereitstellung von Ressourcen aus dem Vorhaben heraus. Du machst Lösungsangebote für einen kleinen Preis.
Ein Teufelskreis, denn Du wirst Prozessbeschreibungen erstellen und Deine Geschäftsführung wird merken, dass Prozessoptimierung so nichts bringt.
AUF DEN PUNKT GEBRACHT
Mit einem Pilotprojekt Prozessmanagement wirst Du scheitern.
Mach ein Vorprojekt!
Im Vorprojekt erarbeitest Du, auf welche Art und Weise das Prozessmanagement ausgestaltet wird. Überlege, wie Dein Unternehmen nach dem Ende des Projekts aussehen soll und wie das System weiter aufrechterhalten werden kann. Gewinne Deinen Vorstand!
Dann beginnst Du mit der Prozesslandkarte. So erarbeitest Du Dir ein Verständnis, was es für Prozesse gibt und wie diese End-to-End miteinander verbunden sind. Auf dieser Grundlage kannst Du das Projekt gut kalkulieren.
Zum einen, indem Du einen Projektplan mit Meilensteinen über mindestens 3 Jahre entwirfst. Du kannst die personelle Unterstützung durch weitere Teammitglieder und zeitliche Ressourcen bei den Gesprächspartner:innen der zu optimierenden Prozesse veranschlagen. Auch ein Budget für technische Ausstattung zum Beispiel mit einem leistungsfähigen BPM Tool kannst Du einplanen.
Zum anderen solltest Du eine ständige Kommunikation mit dem Vorstand sicherstellen. So erreichst Du, dass dieser die Entwicklung des Projektes nachvollziehen und an den notwendigen Stellen korrigierend eingreifen kann.
FAZIT Prozess-Projekt vs Vorprojekt
Ein Pilotprojekt im Prozessmanagement führt oft zu isolierten Prozessbeschreibungen, die keine unternehmensweite Optimierung ermöglichen, da End-to-End-Prozessketten unklar bleiben und Ressourcen fehlen.
Stattdessen sollte ein Vorprojekt klären, wie Prozessmanagement strukturiert wird, welche Ziele es verfolgt und wie es langfristig im Unternehmen verankert wird. Mit einer Prozesslandkarte, einem klaren Projektplan, ausreichenden Ressourcen und enger Abstimmung mit der Geschäftsführung lässt sich das Prozess-Projekt mit guten Erfolgsaussichten starten.
