Wie Prozesse darstellen? Das ist eine berechtigte Frage. Denn Prozesse abbilden oder auch Prozesse visualisieren, das ist das eine – es richtig zu machen, das andere.
In diesem Artikel gebe ich Dir eine Übersicht der Herausforderungen, die Dir begegnen werden. Durch das Lesen kannst Du Dir und Deinem Unternehmen viele Fehlversuche ersparen, denn ich zeige Dir hier, was wirklich funktioniert – und was nicht.
Prozesse darstellen – die wichtigste Info
Warum wollen wir Prozesse abbilden? Hierauf hast Du sicher schon eine Antwort. Und ich kann Dir sagen: in den meisten Fällen denkst Du bzw. Dein Management dabei zu kurz.
Wenn wir uns mit dem Thema beschäftigen, dann geht es darum,
Prozesse zu visualisieren,
- um in die Prozessoptimierung zu kommen und
- damit die Prozessautomatisierung vorzubereiten und
- das Unternehmen in eine prozessorientierte Organisation zu transformieren.
Kurz gesagt: Es geht um die Zukunftsfähigkeit unseres Unternehmens, die durch beherrschte und automatisierte Prozesse getragen wird.
Damit Dein Unternehmen da hinkommt, solltest Du meine 4 aufeinander aufbauenden Schritte und Tipps für die Dokumentation von Prozessen beachten:
Tipp 1: Prozesse abbilden, damit wir Menschen unsere Abläufe verstehen
Zunächst geht es darum, dass wir verstehen, was wir so machen. Es gilt die Abläufe nachzuvollziehen und so abzubilden, dass sie greifbar werden. Wir erstellen Prozessbeschreibungen.
Doch bevor wir eine gute Prozessbeschreibung erarbeiten können, müssen wir uns darüber im Klaren sein, was ein Prozess ist. Und das ist leider nicht so einfach, wie eine Definition mit Input, Output und Aktivitäten vermuten lässt.
Es ist wichtig zu wissen, dass ein Prozess
- in unterschiedlichen Detaillierungsgraden
- in verschiedenen Zuschnitten und auch
- aus verschiedenen Sichtweisen betrachtet werden kann und sollte.
Starte deshalb nicht gleich mit der Prozessaufnahme, sondern beantworte für Dich und Dein Vorhaben die Frage: Was ist ein Geschäftsprozess?
Nur wenn Du hier Klarheit hast, wird Dir die Identifikation von Prozessen und die Prozessbeschreibung gut gelingen. Andernfalls wirst Du Dich im Gestrüpp der unterschiedlichen Sichtweisen, der unterschiedlichen Detaillierungsgrade und Zuschnitte verrennen.
Erwarte nicht, dass derjenige, bei dem Du die Prozesse aufnimmst, diese Klarheit mitbringt. Es ist vielmehr so, dass man das von Dir erwartet.
Ich empfehle Dir das Giersberg®-Prozessmodell. Damit wird es Dir gelingen, Detaillierungsgrad und Zuschnitt von Prozessen allgemeingültig zu verstehen.
Mit diesem Wissen wird Dir die Identifikation der von den Mitarbeiter:innen durchgeführten Prozesse und die Beschreibung der Prozessausführung viel leichter fallen. Zudem bekommst Du eine Orientierung, wie Du die Prozessbeschreibung aufbauen solltest, damit sowohl die Kolleg:innen als auch das Management die komplexe Prozesslandschaft Eures Unternehmens verstehen.
Giersberg®-Prozessmodell als PDF
Starte die Prozessanalyse mit dem Wissen,
wie Du Prozesse identifizierst und abbildest.
Die Prozessaufnahme in Deinem Unternehmen beginnst Du auf Ebene 3 des Giersberg®-Prozessmodells: mit der Identifikation der Prozesse. Das meint, dass Du den Titel des Prozesses kennst. Dieser ist die Überschrift über die dann zu erstellende Prozessbeschreibung. Erst in einem weiteren Schritt nimmst Du dann die Prozessausführung auf.
Tipp 2: Prozesse darstellen, damit wir Prozesse optimieren können
Die Prozessbeschreibung visualisiert in einem mittleren Detaillierungsgrad, wie ein Prozess ausgeführt wird. Wir Menschen können so nachvollziehen, was durch wen und wie gemacht wird.
Das ist DIE Voraussetzung für eine Prozessoptimierung. Die Verbesserung von Prozessen muss sowohl im Kleinen als auch im Großen erfolgen.
Im Kleinen meint: Die Ausführung des Prozesses sollte unter den Mitarbeiter:innen so abgestimmt sein, dass diese bei allen gleich ist. Bisher legen wir darauf nicht so viel Augenmerk, und jeder kann so sein Ding machen. Hier muss geschaut werden, was zu standardisieren ist.
Im Großen meint: Nicht nur jeder Mitarbeitende macht sein Ding, sondern auch jede Abteilung. Das beklagen wir häufig mit dem Wort Silodenken. Wir wissen, dass das nicht gut ist, und finden doch bisher wenig Aufmerksamkeit für die Abstimmung zwischen den Abteilungen. Deshalb sollte ein Prozessvorhaben die Zusammenarbeit entlang der Prozessketten optimieren.
Genau dieses Optimieren entlang der Prozessketten wird jedoch nur funktionieren, wenn die Darstellung der Prozesse gleich ist. Andernfalls werden sich die Gesprächspartner genauso wenig verstehen wie ein Deutscher, der mit einem Norweger spricht. Und dass, obwohl beide mit dem germanischen Sprachstamm arbeiten.
AUF DEN PUNKT GEBRACHT
Allein die Anwendung einer Modellierungssprache wie BPMN reicht nicht aus, um gleiche Prozessabbildungen zu erhalten.
Die gleiche Darstellung der Prozesse wird am ehesten gelingen, wenn Du das Giersberg®-Prozessmodell anwendest und die Prozessbeschreibungen in einem kleinen Kreis modellieren lässt.
Tipp 3: Prozesse visualisieren, damit wir sie automatisieren können
Wenn wir unsere Prozesse in den Abteilungen und auch abteilungsübergreifend optimiert haben, sollte die Automatisierung erfolgen. Dazu brauchst Du zusätzlich zum Prozessverlauf die Kenntnis, welche Daten mit welchen Systemen oder Exceltabellen (die ich noch ganz viel in meinen Projekten statt eines Tools sehe) im Prozess verarbeitet werden.
Beachte die „Nebendarsteller“:
Auch wenn Du die Prozessbeschreibung schon vorliegen hast, braucht es meistens eine weitere Runde, um die im Prozess verarbeiteten Daten und IT-Tools aufzunehmen.
Und nicht nur das: Oft stecken auch in Checklisten, kleinteiligen Arbeitsanweisungen oder Bedienungsanleitungen wichtige Infos, die bei der Prozessautomatisierung gebraucht werden. Du solltest daher die Prozessbeschreibung um diese Infos ergänzen.
Tipp 4: Prozesse dokumentieren, damit wir sehen, was in und mit der IT läuft
Wenn Du die Prozessbeschreibung um Daten und IT-Tools ergänzt, wirst Du feststellen, dass schon heute weite Teile des Prozesses in der IT verarbeitet werden – gut zu beobachten zum Beispiel in der Auftragsannahme oder bei der Rechnungserstellung.
Wenn Du die Infos zu Daten und IT-Tools in Deine Prozessbeschreibung einpflegst, machst Du die Schnittstelle zur IT-Verarbeitung sichtbar. Was nach der Eingabe im IT-System wie passiert, bleibt jedoch oft eine Blackbox. (Es sei denn, Du kennst Transaktionsnummern auswendig und kannst sie aus einem 300seitigen PDF herauslesen).
Meist sind auch mehrere Tools im Einsatz. Und zwar nicht nur für die eigentliche Verarbeitung, sondern auch für den anderen Systemen vorgeschaltete Tools, sogenannte Middelware, die die Steuerung und Datenübergabe zwischen den Tools abgleicht.
Schöner wäre es doch, wenn wir Prozesse so abbilden, dass wir sowohl den Part der menschlichen als auch der IT-technischen Aktivitäten sichtbar machen, oder?
Ich halte das für dringend notwendig, wenn wir immer mehr automatisieren. Wenn keiner mehr weiß, wie was zusammenhängt, werden wir häufiger noch großflächige Ausfälle erleben – einfach, weil keiner die Auswirkung einer Änderung überblicken konnte.
FAZIT
Verstehe die komplexe Welt der Prozesse, indem Du Dich zuerst mit dem Giersberg®-Prozessmodell und den Prozessbegriffen beschäftigst.
Die Abbildung der Prozesse sollte zuerst für uns Menschen gut verständlich sein und so, dass alle Prozesse einheitlich abgebildet sind. Nach der Prozessoptimierung solltest Du die Prozessautomatisierung von Prozessketten avisieren. Die Prozessdarstellung muss hierfür um weitere Infos wie Daten und IT-Systeme ergänzt werden.
Damit kannst Du die Prozessautomatisierung auf Sicht fahren. Also das Zusammenspiel der menschlichen Interaktion und des in der IT laufenden Parts im Prozess abbilden.
