Was sind Geschäftsprozesse? Definition Geschäftsprozesse

​Bevor die Prozessanalyse starten kann, stehen entscheidende Fragen im Raum:

  • Von wo bis wo geht ein Geschäftsprozess?
  • Wie detailliert ist ein Prozess zu betrachten? ​

​Bekannte Definitionen können diese Fragen nicht beantworten - so habe ich es in diesem Artikel getan. ​Sie erhalten eine wirklich praktische Definition für Geschäftsprozesse ​und werden nie wieder den Begriff nachschlagen müssen - weil er so verständlich ist. ​​

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Was ist ein Prozess im Unternehmen?​

​​Die Antwort auf diese Frage bestimmt, wie einfach Ihnen die Prozessanalyse fällt, ​wie übersichtlich die Prozessbeschreibung ​gelingt und ob Sie in die Prozessoptimierung kommen. Durchdenken Sie kurz mit mir nachfolgend den Prozessbegriff.  

Sie haben keine Zeit? ​Hier geht es ​schnell zu meiner Geschäftsprozess Definition​​. ​

Geschäftsprozesse ​Definitionen nach ISO 9001:2015, Business Reengineering und BPM CBOK

​Ich habe mir diverse Geschäftsprozess Definitionen ​angeschaut.

DIN EN ISO 9000:2015: Ein Prozess ist ein "Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet." DIN EN ISO 9000:2015-11 Absatz 3.4.1 mit diversen erklärenden Anmerkungen

"Wir definieren einen Unternehmensprozess als Bündel von Aktivitäten, für das ein oder mehrere unterschiedliche Inputs benötigt werden und das für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugt." ​ ​Hammer, M., Champy, J. -  "Business Reeingenieering", Seite 52 ​

BPM CBOK: "Ein Prozess stellt eine logisch-zeitliche Struktur zwischen Aktivitäten dar. Ein Prozess wird durch ein oder mehrere Startereignisse ausgelöst, verbraucht Input und liefert ein oder mehrere Ergebnisse (Output). …" aus Business Process Management BPM Common Body of Knowledge Version 3.0 2. Überarbeitete, deutschsprachige Auflage, Seite 519

​​Weiteren Definitionen finden Sie im Blog meines Kollegen Andreas Naef.

​Sind diese Prozess Definitionen hilfreich?

​Ich finde nicht.


Durchdenken Sie mit mir die Prozessdefinition

Tätigkeiten oder Aktivitäten sind die Elemente, aus denen sich ein Prozess zusammensetzt.

Was ist also eine Tätigkeit?

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Eine Tätigkeit ist ein "Sichbeschäftigen mit etwas" laut Duden.

In einem Prozess 'Angebot erstellen' könnten das sein:

  • Beratungsgespräch
  • Angebot ausarbeiten
  • Angebot prüfen
  • Entspricht der Auftrag dem Angebot?
  • Wenn ja: dann Auftrag bestätigen
  • Wenn nein: Angebot überarbeiten

Sieht gut aus. Aber ganz so einfach ist es doch nicht.

Es stecken ja noch mehr Tätigkeiten drin. Um beispielsweise ein ‚Angebot auszuarbeiten‘ könnten das sein:

  • Kundendaten eingeben
  • Angebotsdaten eintragen
  • Angebotstext formulieren
  • Angebot ausdrucken​


Besser. Aber es geht noch detaillierter.

Beispielsweise könnten folgende Tätigkeiten in dem Schritt stecken:

  • Kundendaten eingeben
  • Prüfen, ob Kundendaten vorhanden sind
  • Wenn ja: Überprüfen, ob sie aktuell und vollständig sind
  • Wenn nein: Kundendaten eingeben

Ok, man kann jetzt noch genauer werden. Man könnte noch beschreiben, wie die Kundendaten auf Vorhandensein geprüft werden.

Aber soweit soll es jetzt nicht gehen.

Wie klein die Bausteine sind, aus denen Prozesse entsprechend Prozessdefiniton der ISO 9000 oder des CBOK gebaut werden, konnte ich also so nicht beantworten.

Und überhaupt finde ich diese Prozessdefinitionen nach ISO 9000 etc. recht sperrig.

Gibt es nicht eine Definition, die ein "Aha" statt ein "Hä?" erzeugen kann.

Also zurück auf  "Start".

Ich frage mal andersherum: Wie habe ich es in der Unternehmenspraxis erlebt?

Recht einfach. Es werden alle Abläufe als Prozess bezeichnet.

Also sowohl

  • das Angebot erstellen,
  • als auch der Baustein "Angebot ausarbeiten",
  • als auch dem wiederum kleinteiligeren Baustein "Kundendaten eingeben"​

Da ich mit den bisherigen Definitionen nicht weiterkomme, versuche ich es jetzt mal selbst.

Meine Definition ​Geschäftsprozesse

Zunächst halte ich es für verständlicher, wenn man Prozesse als eine Folge von Tätigkeiten betrachtet.

​Diese Folge kann immer kleinteiliger betrachtet und noch genauer als neuer Prozess  beschrieben werden. Das geht solange, bis man wirklich auf der untersten beschreibbaren Ebene angekommen ist.

Deshalb kann ich sagen: ​

Ein Geschäftsprozess ist eine Abfolge von ​Tätigkeiten, die mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad darstellbar sind.

Ist die Definition jetzt fertig?

Nein ich denke, hier müssen noch zwei wesentliche Merkmale eines Geschäftsprozesses benannt werden.

2 ​wesentliche Merkmale ​von Geschäftsprozessen

​Erstens: Ein Geschäftsprozess ist ein sich wiederholender Vorgang.

Diese Wiederholung unterscheidet Prozesse von klassischen Projekten.

Ich halte es für unbedingt notwendig, diese Wiederholung als Hauptmerkmal in der Definition des Geschäftsprozesses aufzunehmen:

Ein Geschäftsprozess ist eine sich wiederholende Abfolge von ​Tätigkeiten, die mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad darstellbar sind.

Zweitens: Was macht einen Prozess zu einem Geschäftsprozess?

Ich habe festgestellt, dass ein Geschäftsprozess als Abfolge von wiederkehrenden ​Tätigkeiten in Abteilungen angesehen wird.

Das ist das Merkmal, was den Geschäftsprozess zum Geschäftsprozess macht, so wie wir ihn heute erleben.

So ergänze ich meine Definition:

Ein Geschäftsprozess ist eine sich wiederholende Abfolge von ​Tätigkeiten einer Abteilung (einer Organisationseinheit), die mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad darstellbar sind.

Fertig.

Ausgehend von bekannten Definitionen des Geschäftsprozesses habe ich immer wieder einen Abgleich mit meinen langjährigen Berufserfahrungen vorgenommen. Und ich habe eine Definition entwickelt, die die wichtigsten Kriterien enthält. Sie gibt wieder, wie der Begriff Geschäftsprozess in der Praxis eingesetzt wird.

Zurück zur einschlägigen Literatur:

​funktionsüberschreitenden Folge von Aktivitäten

Es gibt jedoch noch eine Definition des Geschäftsprozesses, die ich für sehr wissenswert halte.

Auch wenn die von mir sehr geschätzten Professoren Schmelzer und Sesselmann den Begriff etwas anders sehen. 

Prof. Schmelzer/ Prof. Sesselmann: "Ein Geschäftsprozess besteht aus der funktionsüberschreitenden Folge wertschöpfender Aktivitäten, …"

Das, was ich als Prozesskette bezeichne, definieren sie als einen Geschäftsprozess.

"… die vom Kunden erwartete Leistungen erzeugen und die aus der Geschäftsstrategie und Geschäftszielen abgeleiteten Prozessziele erfüllen." Schmelzer, H.J.; Sesselmann, W.; Geschäftsprozessmanagement in der Praxis, 8. Auflage, München 2013, Seite 52

Diese Definition finde ich nahezu perfekt. Sie vermag in wenigen Worten das zu sagen, was Geschäftsprozesse erreichen sollen und was sie alles können.

Wir sind auf dem Weg dahin. Er ist jedoch noch recht weit bis zum beschriebenen Zustand von Professor Schmelzer und Professor Sesselmann.

Ich denke, eine Begriffsdefinition muss das JETZT widerspiegeln. Sie muss ein Instrument sein, welches uns hilft das zu verstehen, was wir heute leben.

Definition ​Geschäftsprozesse

​Ich bleibe bei meiner Geschäftsprozess Definition, weil sie heute praktisch so angewandt wird:

Ein Geschäftsprozess ist eine sich wiederholende Abfolge von ​Tätigkeiten einer Abteilung (einer Organisationseinheit), die mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad darstellbar sind.

Simone Glitsch
Expertin für Prozessoptimierung

Wichtige Anmerkung:  Korrekt wäre es, immer von einem Geschäftsprozess zu sprechen. Nun hat es sich jedoch eingebürgert, immer nur von einem Prozess zu sprechen. Und so will ich das hier auch im gesamten Blog tun.

Wenn Sie mit der Prozessa​​​​​​​​nalyse beginnen, können Sie einfach ​die abteilungsinterne Abläufe als Prozesse identifizieren. 

Bleibt noch die Frage, wie detailliert Sie die ​​Geschäftsprozesse dokumentieren. Mein Tipp: Machen Sie Prozessdiagramme bzw. Flussdiagramme für die Prozesse, die den Output der Abteilung erzeugen. ​Stellen Sie beispielsweise für den Einkauf den Prozess 'Material einkaufen' als Flussdiagramm dar. ​

Einstieg in die Prozessoptimierung

​​Zunächst wird sich die Prozessoptimierung auf die ​abteilungsinternen Abläufe beziehen, die Sie als Prozess visualisiert haben. Im nächsten Schritt der Prozessoptimierung werden Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit betrachten und die Schnittstellen optimieren.

​Sie werden sich eine Übersicht über den Fluss der Prozesse verschaffen, indem Sie die Prozesse zu Prozessketten ​zusammenfügen.

​Prozessketten

Die in den Abteilungen ablaufenden Prozesse sind ​Teil einer Kette von Prozessen. Wenn Sie ​die Kettenglieder in chonologischer Folge zusammen setzen, dann erhalten Sie eine Prozesskette (oder einen Geschäftsprozess, wie es die Prof. Schmelzer und Sesselmann bezeichnen würden).

Beispielsweise die Materialbestellung läuft in Abteilungen mit diesen Geschäftsprozessen ab​:

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​Prozesslandkarte

Durch das Zusammensetzen der Prozessketten können Sie ​den Fluss der ​​Geschäftsprozesse durch die Abteilungen mit den Schnittstellen erkennen. Wenn Sie das für das gesamte Unternehmen machen, dann erstellen Sie die Prozesslandkarte Bottom up. Mehr dazu ​im Blogartikel Prozesslandkarte erstellen. ​

Prozessfluss

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