Was sind Prozessketten? Welche Prozessarten gibt es?
Wenn Sie Ihre Prozesse identifizieren, stellen Sie fest: Es gibt sehr viele Prozesse.
Wie erhalten Sie eine Übersicht, wie die Prozesse laufen und sich miteinander bedingen? In diesem Artikel schildere ich, wie Sie Prozesse in ihrem Zusammenhang als Prozessketten betrachten können.
Ausgangspunkt ist eine praktische Definition von Geschäftsprozessen, mit der Sie leicht Prozessketten zusammensetzen und später zur Prozesslandkarte kondensieren können.
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Geschäftsprozesse - Bausteine der Prozessketten
Vielen fällt die Prozessanalyse schwer. Es ist nicht klar, was Prozesse sind. Theoretische Definitionen von Geschäftsprozessen helfen nicht weiter.
Ich habe festgestellt, dass in der Praxis Prozesse als Abläufe in den Abteilungen wahrgenommen werden. Sie sind das, was man kennt.
Doch keine Abteilung erbringt allein eine Leistung, für die der Kunde zahlt. Es sind immer noch anderen Abteilungen beteiligt. Aus diesem Grund sollten die Prozesse zu Prozessketten zusammengesetzt werden. So wie bei einem Puzzlespiel ergeben erst die zusammengefügten Teile ein Bild.
Was sind Prozessketten? Wie entstehen Prozessketten?
So wie sich Kettenglied an Kettenglied reiht. Ein wunderbares Bild dafür, wie ein Prozess mit einem anderen Prozess verbunden ist.
Das Sinnbild der Kette weist auch auf ein anderes Merkmal hin: Es steht kein Kettenglied für sich allein. Jedes Kettenglied ist mit zwei Kettengliedern verbunden. Einem Kettenglied vor sich und einem hinter sich.
Es gibt nur wenige Kettenglieder, die nur mit EINEM anderen Kettenglied verbunden sind: das erste und das letzte Glied einer Kette. Und natürlich kann es auch mehrere Vorgänger und Nachfolger geben. Aber dazu später.
Bei Prozessketten geht es um die Verknüpfung und Abfolge von Prozessen.
Am einfachsten sind Prozessketten zu verstehen, wenn man die einzelnen Prozesse in ihrer chronologischen Abfolge betrachtet. Also mit dem Prozess beginnen, der am Anfang steht und von dem ein weiterer Prozess ausgelöst wird.
Prozesskettenentstehen durch die Aneinanderreihung von Prozessen in ihrer chronologischen Abfolge zur Erreichung eines Zieles.
Simone GlitschExpertin für Prozessoptimierung
Prozesslandkarte
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Nur wo ist der Anfang?
Mit der Strategie beginnen? Zuerst den Einkauf und dann die Produktion anschauen? Besser den Verkauf? Oder noch zwei Schritte vor - mit der Marktforschung beginnen?
Man könnte überall anfangen.
Die Experten sind sich jedoch einig: Der beste Anfang ist beim Kunden. Beim Kunden und seinen Wünschen und Bedürfnissen.
Nehmen wir den Kundenwunsch als Anfang für unsere Prozesskette.
Das Ergebnis nach dem Durchlaufen der Prozesskette ist der erfüllte Kundenwunsch. Das ist der zufriedene Kunde.
Zur Veranschaulichung möchte ich ein einfaches Beispiel nehmen, das wir alle gut nachvollziehen können.
Also nehmen wir mal an, Sie möchten ein Brötchen essen. Das ist Ihr Kundenwunsch. Zufrieden sind Sie dann, wenn Sie ein Brötchen essen können.
Kundenwunsch und Kundenzufriedenheit sind die zwei wichtigen Eckpunkte für die Betrachtung der Prozesskette. Sie werden beide als Ende bezeichnet.
Was sind End-to-End Prozesse?
Ja, das ist jetzt nicht ganz logisch. Aber so haben sich das die Experten ersonnen. Sie nennen Prozessketten auch End-to-End Prozesse.
Es wird dann logisch, wenn man das Ende der Prozesskette gleichzeitig wieder als Ausgangspunkt für die Prozesskette betrachtet. Also einen ständigen Kreislauf anstrebt. Und so wollen wir das ja. Prozesse sollen mehrfach stattfinden. (Was Prozesse von klassischen Projekten erheblich unterscheidet.)
End-to-End Prozesse sind Prozessketten.
Sie beginnen beim Kundenwunsch und reihen alle Wertschöpfungsprozesse zur Erbringung des Kundenwunsches chronologisch bis zur Erfüllung aneinander.
Betrachten wir das Beispiel noch genauer: Sie möchten ein Brötchen essen. Was muss eine Bäckerei tun, um Ihren Wunsch zu erfüllen?
Die Bäckerei muss die Brötchen backen und dann verkaufen. Dahinter stehen die Prozesse Brötchen backen und Brötchen verkaufen. Das sieht dann in unserem Schaubild so aus:
Nun können Sie sagen: Stopp mal, so einfach ist das nicht. Um produzieren zu können, muss ich erstmal einkaufen. Personal und Maschinen brauche ich auch noch. Und, und, und …
Ja und weil es nicht so einfach ist, unterteilen wir die Prozesse nach der Funktion beziehungsweise Art für das Unternehmen. Es gibt folgende Prozessarten:
Welche Prozessarten gibt es?
- Wertschöpfungsprozesse
- Supportprozesse
- Managementprozesse
Wertschöpfungsprozesse
Wertschöpfungsprozesse sind Prozesse, die direkt an der Erstellung eines verkaufbaren Produktes oder Dienstleistung mitwirken.
Also die Prozesse 'Brötchen backen' und 'Brötchen verkaufen' sind Wertschöpfungsprozesse für die Bäckerei. Produktion und Verkauf des Brötchens haben aus den gekauften Zutaten ein verkaufbares Produkt gemacht. Es wurde ein Wert erzeugt, den der Kunde haben möchte und den er bezahlt.
Die Wertschöpfungskette beginnt bei der Aufnahme des Kundenwunsches und geht über die Erstellung bis hin zur Auslieferung. Die Prozesskette durchläuft mehrere Abteilungen.
Wertschöpfungsprozesse werden auch genannt:
- Kernprozesse
- Ausführungsprozesse
- primäre Geschäftsprozesse
- operative Prozesse
- Leistungsprozesse
Kommen wir zu den Prozessen, die wir brauchen, um die Produktion und den Verkauf der Brötchen erst zu ermöglichen. Das sind die Supportprozesse.
Supportprozesse
Supportprozesse sind notwendig, um die Wertschöpfungs- und Managementprozesse durchführen zu können.
Welche Prozesse sind notwendig, um produzieren zu können? Oder gehen wir noch einen Schritt zurück. Was ist für die Produktion notwendig? Personal, Maschinen und die Rohstoffe.
Und welche Prozesse stecken dahinter? Betrachten wir hier der Einfachheit halber das Personal:
Das Personal muss anwesend sein, wenn produziert werden soll: Dafür sorgt der Prozess der Arbeitsvorbereitung.
Das Personal muss für die Arbeit qualifiziert sein: Dafür sorgen die Prozesse Personalauswahl und Personalqualifizierung.
Und das waren noch nicht alle notwendigen Prozesse. Es können also richtig viele Supportprozesse zusammenkommen.
Supportprozesse werden auch genannt: Unterstützungsprozesse
Außer den Wertschöpfungs- und Supportprozessen wird aber noch eine weitere Prozessart benötigt, um ein Unternehmen erfolgreich führen zu können:
Managementprozesse
Managementprozesse dienen der Planung, Diagnose und Steuerung von Wertschöpfungs- oder Supportprozessen. Das sind meist nicht so viele Prozesse. Und sie laufen typischerweise auf der obersten Managementebene ab. Sie beziehen sich auf das Gesamtunternehmen.
Managementprozesse werden auch genannt: Führungsprozesse
Ein lupenreiner Managementprozess ist der Strategieprozess. Also der Prozess der Ausrichtung des Unternehmens auf den Markt.
Der Inhaber der Bäckerei macht sich Gedanken, wie er seine Bäckerei so auf dem Markt positionieren kann, dass er seine Geschäftsziele wie z.B. eine Marge von x% zukünftig erreichen kann. Da gibt es ganz unterschiedliche Ansätze. Sicher fallen Ihnen jetzt einige Bäckereien ein, die sich mit verschiedenen Konzepten auf dem Markt präsentieren.
Setzen Sie Ihre Prozessketten zusammen
Betrachten Sie die Prozesse Abteilung für Abteilung, so kommen Sie schnell durch die Prozessanalyse.
Wenn Sie Ihre Prozesse mit Prozesstitel kennen, dann können Sie diese zu Prozessketten zusammensetzten. Das bringt Ihnen den Erkenntnisgewinn, wie die Prozesse durch die Abteilungen fließen.
Prozesskette - Beispiel Materialeinkauf mit Prozessen in den Abteilungen
Prozesslandkarte
Diese Prozessketten verorten Sie in der Prozesslandkarte.
Zuerst erstellen Sie die Prozesslandkarte Top Down , wie ein Bild der Prozesslandschaft aus der Vogelperspektive.
Danach fügen Sie die Prozesslandkarte Bottom up aus den aufgenommenen Prozessen zusammen. Diese setzen Sie zuerst zu Prozessketten zusammen, dann zu Ausschnittkarten und diese weiter zu der Prozesslandkarte des Unternehmens.
Top Down erstellte Prozesslandkarte
Wenn Sie eine aussagekräftige Prozesslandkarte erstellen wollen, dann sollten Sie mit Prozessketten arbeiten.
Hier erfahren Sie alles Wichtige zur Prozesslandkarte.
