Prozessmanagement einführen – mit dieser Methode werden Sie erfolgreich sein
Transparente Prozesse.
Endlich raus aus dem unübersichtlichen Prozessdschungel.
Prozessoptimierung zügig durchziehen. Die befreiende Ordnung wohlgeordneter, schlanker Prozesse genießen. Das erreichen Sie mit Prozessmanagement – doch:
Mit welcher Methode führt man Prozessmanagement erfolgreich ein?
In diesem Artikel stelle ich Ihnen meine Methode vor, mit der ich Prozessmanagement in mittelständischen und großen Unternehmen einführe.
Diese Methode zur Einführung von Prozessmanagement habe ich in über 100 Projekten angewandt. Sie funktioniert hervorragend und bringt Sie zuverlässig in die Prozessoptimierung.
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Die Grundlagen habe ich im Artikel 'Prozessmanagement – Methoden, Vorgehensweise und Ziele' beschrieben. Damit können Sie nachvollziehen, warum Sie mit Prozessmanagement die digitale und agile Unternehmenstransformation bewältigen.
In diesem Artikel geht es um die Einführung von Prozessmanagement. Sie erfolgt in mehreren Entwicklungsphasen:
Erste Phase meiner Methode Prozessmanagement: Prozessanalyse
Ziel dieser Phase ist zu wissen, welche Prozesse es gibt und wie diese laufen.
In der Prozessanalyse werden die Prozesse
- Identifiziert und aufgenommen
- dokumentiert
- einheitlich und korrekt
- und vollständig dargestellt.
notwendige Bearbeitungsschritte bei der Prozessanalyse
Ich werde in diesem Artikel nicht darauf eingehen, wie Sie die Prozesse aufnehmen. Ich zeige Ihnen, warum so viele Prozessmanagement–Projekte schon in dieser Phase scheitern!
Sie scheitern nicht an fehlender Methodenkenntnis.
Sie scheitern daran, dass sie etwas übersehen:
Die Prozessaufnahme dient nicht nur der Aufnahme der Prozesse!
Die Prozessaufnahme ist der Beginn einer neuen Art zu denken – die Arbeit prozessorientiert zu betrachten.
Für ein erfolgreiches Prozessmanagement ist entscheidend, dass nicht nur wenige Personen im Projektteam prozessorientiertes Denken entwickeln!
Alle Mitarbeiter müssen diese Metamorphose durchleben können.
Besonders die Führungskräfte, denn für sie wird sich am meisten ändern! Und selbstverständlich auch die Unternehmensleitung. Sie braucht das prozessorientierte Denken für eine neue Art der Unternehmensführung.
Dieses neue Denken zu üben braucht Zeit.
Zeit für gemeinsame Gespräche, Reflektionen, Nachfragen und Zweifel.
Wieviel?
Na, jedenfalls mehr Zeit, als ein ausgebildeter Prozessberater für eine kostengünstige Prozessaufnahme ohne Zeitaufwand für die Entwicklung eines Prozessverständnisses bei den Mitarbeitern brauchen würde!!!!
In der Prozessaufnahme legen Sie das Fundament für gutes Prozessmanagement. Dies geschieht durch die intensive Beschäftigung der Mitarbeiter, Führungskräfte und Unternehmensleitung mit den Prozessen.
Oder anders gesagt:
Sie führen Prozessmanagement mit einem begleitenden, durchdringenden Change Management ein.
Dieses Fundament zu schaffen dauert!
Das ist so, weil wir uns quasi noch nie so intensiv mit den Abläufen auseinandergesetzt haben. Und nun muss das nachgeholt werden.
Sie haben die Phase der Prozessaufnahme dann erfolgreich abgeschlossen, wenn Sie nicht nur Ihre Prozesse vollständig aufgenommen – sondern auch das prozessorientierte Denken in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter, Führungskräfte und Geschäftsleitung verankern haben!
Eine Prozesslandkarte zu erstellen, ist besonders hilfreich. Sie ist der Turbo, um das prozessorientierte Denken zu fördern.
Ich versichere Ihnen:
Wenn Sie diese hohe Anfangsinvestition konsequent tätigen, dann können Sie schon ab der nächsten Phase mit beachtlichen Reinvestitionen rechnen.
Mit meiner hier dargestellten Methode des Prozessmanagements machen Sie die Betroffenen zu Beteiligten.
Deshalb dauert es länger.
Deshalb funktioniert diese Methode zur Einführung des Prozessmanagements so zuverlässig!
Angebot
Fahrplan für Ihr Prozessprojekt
Ein Prozessprojekt Ihres mittelständischen Unternehmens steht kurz vor Beginn. Sie sind ProjektleiterIn.
Sie fragen sich: „Wie gehen wir vor?“ und „Was ist wichtig?“
Sie möchten wissen: "Welche Fallen es gibt?" "Wie Sie umschiffe ich die Fallen?"
Sie wollen eine Anleitung, mit der Sie erfolgreich sein werden?
Zweite Phase meiner Methode Prozessmanagement: Prozessoptimierung
Nach der Prozessaufnahme mit einheitlichen und korrekten Prozessbeschreibungen sowie Entwicklung des Prozessdenkens kommen Sie in zweite Phase der Methode zur Einführung des Prozessmanagements: in die Prozessoptimierung.
Diese hat drei Entwicklungsstufen:
Die erste Stufe der Prozessoptimierung
Ziel dieser Stufe ist die abteilungsinterne Optimierung der Prozesse.
Sie beginnen mit einfachen und schnell umsetzbaren Verbesserungen. Diese haben sich bei der Prozessaufnahme gezeigt und wurden zunächst nur notiert. Nun setzen Sie diese zügig um.
Damit schaffen Sie erste Erfolgserlebnisse.
Die motivieren Sie, geben Kraft und Zuversicht. Quick Wins sind enorm wichtig, um die nächsten Schritte kraftvoll angehen zu können. Sie finden in meiner hier dargestellten Methode des Prozessmanagements deshalb besondere Berücksichtigung.
Im nächsten Bearbeitungsschritt schauen Sie sich die Prozessvarianten an.
Prozessvarianten sind unterschiedliche Abläufe, die jedoch den gleichen Output (oder/und) Input haben.
Also wenn drei Sachbearbeiter im Innendienst mit der gleichen Aufgabe der Angebotserstellung dazu jeweils andere Arbeitsschritte ausführen:
- der eine, der vor Angebotsabgabe alles detailliert im ERP-System kalkuliert und zeichnet,
- der nächste, der nur eine Kalkulation in seiner Exceltabelle macht und
- der Dritte, der mit Rechenmaschine und Tippstreifen alles Pi-mal-Daumen grob veranschlagt.
Jeder Mitarbeiter hat seinen persönlichen Arbeitsstil entwickelt. Obwohl alle Mitarbeiter die gleiche Aufgabe haben, gibt es unterschiedliche Wege, ein Ergebnis zu erreichen.
Bisher wurde nicht so detailliert nachvollzogen, wie gearbeitet wird. Dadurch haben sich Prozessvarianten entwickelt – unbeabsichtigt.
Prozessvarianten standardisieren
Besprechen Sie mit den Mitarbeitern die Prozessvarianten. Finden Sie heraus, ob es sinnhaft ist, diese abzubauen oder Sie den Mitarbeitern Gestaltungsfreiheit lassen können.
In meinen Projekten habe ich beobachtet, dass in diesem Schritt viele unnötige Arbeiten reduziert werden. Häufig wird von den Mitarbeitern selbst die beste Variante zum Standard gemacht – nach einigen Gesprächen, drehen und wenden der Lösung und zähem Ringen mit lieb gewonnenen Gewohnheiten.
In diesen intensiven Gesprächen über die Standardisierung der Prozesse festigen alle Beteiligten das Prozessdenken. Ganz einfach learning-by-doing.
Erst jetzt - nach der Standardisierung von Prozessvarianten - liegen die Prozesse so vor, dass Sie diese beachtenswert optimieren können!
Bearbeitungsschritte bei der abteilungsinternen Prozessoptimierung
Überspringen Sie nicht diesen Schritt der Methode des Prozessmanagements!
Es lohnt sich nicht:
- Die Optimierung von uneinheitlich dargestellten Prozessen führt zwangsläufig in die Irre. Manchmal genügt es schon, dass zwei Personen unter einem Begriff etwas anderes verstehen.
- Die Optimierung von nicht standardisierten Prozessen ist wahnsinnig aufwändig. Sie müssen jede Prozessvariante betrachten.
Nun können Sie sich dem Anlass Ihres Prozessprojektes zuwenden:
der Prozessoptimierung.
Wollten Sie die Prozesse optimieren, so dass sie
- kostengünstiger laufen oder
- kundenfreundlicher gestaltet sind oder
- Compliance Kriterien verlässlich umgesetzt oder
- digitalisierbar werden?
Dann betrachten Sie im nächsten Schritt die Prozesse aus diesem Blickwinkel.
Von der Prozessanalyse zu modellierten Soll-Prozessen
Zuerst bestimmen Sie die Kriterien, nach denen Sie die Prozesse analysieren wollen.
Ich empfehle, schon bei der Bestimmung der Analysekriterien die Mitarbeiter und Führungskräfte sehr stark einzubeziehen. Sie haben das Prozess Know How, wissen um die Kundenbedürfnisse und leben ihre Unternehmenskultur. So finden Sie realistische und passende Kriterien und Bewertungsmaßstäbe.
Nach der Analyse überarbeiten Sie die Prozesse.
Auch hier sollten Sie in der Gruppe mit den Prozessausführenden arbeiten. Lassen Sie die Gruppe die IST-Prozesse zu Soll-Prozessen weitgehend eigenständig gestalten.
Moderieren Sie lediglich den Workshop, helfen Sie handwerklich beim Modellieren und achten Sie auf Erreichung des Zieles im Sinne des Gesamtunternehmens. Protokollieren Sie die nötigen Maßnahmen zur Umsetzung der Soll-Prozesse.
Dann folgt die Umsetzung fast von allein, da die Beteiligten die Veränderungen verstehen, selbst mitgestaltet haben und sie erreichen wollen.
Sie haben nun die Prozesse abteilungsintern optimiert.
Diese abteilungsintern optimierten Soll-Prozesse sind oftmals das Ende der Prozessoptimierung.
Das sollte es jedoch keinesfalls sein!
Erst in den folgenden Schritten wird es spannend.
Dann kommen Sie in die wahre Prozessoptimierung!
Diese stelle ich Ihnen in der Stufe zwei und drei der Prozessoptimierung meiner Methode des Prozessmanagements vor.
So gehen Sie in meiner Methode für Prozessmanagement vor
Es werden viele Methoden für Prozessmanagement aufgeführt, die die Prozessoptimierung auf ein bestimmtes Kriterium meinen. Doch wenn Sie die notwendigen Grundlagen nicht geschaffen haben, dann kommen Sie nicht dahin.
Mit meiner hier aufgezeigten Vorgehensweise zur Einführung von Prozessmanagement erreichen Sie die Prozessoptimierung zuverlässig.
- Sie nehmen die Prozesse auf, dokumentieren sie einheitlich und korrekt und standardisieren sie.
- Das Ergebnis meiner hier dargestellten Methode des Prozessmanagements ist eine arbeitsfähige Basis mit standardisierten Prozessen und entwickelter Prozessdenke.
- Auf dieser können die Prozesse wirksam optimieren, indem Sie einen neuen Soll-Zustand modellieren und umsetzen.
Die hier beschriebenen Phasen bedeuten einen nicht unerheblichen Arbeitsaufwand.
Abkürzungen gibt es nicht.
Es gibt nur Pfade, die Sie wieder zum Ausgangspunkt hin – dem Prozessdschungel – führen.
Senken können Sie den Aufwand Ihres Projektes zur Einführung von Prozessmanagement lediglich durch:
- ausgereiftes Methodenwissen,
- verbunden mit geduldigem, konsequenten Change Management und
- einer geschickten Auswahl passender Instrumente zur Umsetzung.
Mit abteilungsintern optimierten Prozessen und gereiftem Prozessdenken sind Sie bereit für die eigentliche Prozessoptimierung.
Lesen Sie den Artikel: Kern der Prozessoptimierung: Schnittstellen optimieren und reduzieren.
Lesen Sie hier weiter
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FAQ
Ein Geschäftsprozess ist eine sich wiederholende Abfolge von Tätigkeiten einer Abteilung (einer Organisationseinheit), die mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad darstellbar sind.
Mehr in diesem Artikel: https://prozessoptimierung-sprung.de/was-sind-geschaeftsprozesse-wie-ist-die-definition-des-geschaeftsprozesses/
Prozessmanagement ist wichtig, um die Abläufe im Unternehmen sichtbar zu machen und managen zu können.
Ohne Prozessmanagement wird nur betrachtet 'Wer Was macht' - die Aufbauorganisation. Das Management der Abläufe wird ohne Prozessmanagement den Führungskräften der Abteilungen und Bereiche oblassen.
Durch die fehlende Sichtbarkeit der Prozesse und starke Konzentration auf die eigene Abteilung ist das Verständnis für die Funktionsweise des Unternehmens im Gesamten verloren gegangen, was wir mit dem Wort 'Silodenken' beklagen.
Im Prozessmanagement werden die Abläufe des Unternehmens betrachtet.
Im Rahmen des Prozessmanagement werden die Prozesse zunächst mittels Dokumentation sichtbar gemacht. In der Prozessoptimierung werden die Prozesse besser aufeinander abgestimmt oder nach einem Kriterium wie Null Fehler oder Durchlaufzeit überarbeitet.
Der Unterschied besteht in der Häufigkeit der Durchläufe. Ein Projekt endet mit dem Erreichen des Projektzieles z.B. Einführen von SAP. Ein Prozess hingegen wird immer wieder in der gleichen Form durchlaufen z.B. Material bestellen.
In der Prozessanalyse werden die Prozesse erstmalig sichtbar gemacht und bewertet. Hierfür werden gern diese Prozess Analyse Methoden eingesetzt: Arbeitsplatzanalyse, Interviews, Workshops, Fragebogen.
Lesen Sie mehr in diesem Artikel: https://prozessoptimierung-sprung.de/prozessanalyse-vorgehensweise-methoden-und-praktische-tipps/
