Die beste Methode die Prozessdarstellung zu erneuern

Sie sind unzufrieden mit Ihrer Prozessdarstellung.

Sie wünschen sich eine Prozessdarstellung, die 

• übersichtlich und aktuell ist und 
• als Arbeitshilfe und Vorgabe beachtet wird
• von den Mitarbeitern und Führungskräften aktiv verbessert wird ?
  

Dann ist es Zeit, die Prozessdarstellung von Grund auf neu zu gestalten.

Ich zeige Ihnen in diesem Artikel die beste Methode die Prozessdarstellung zu erneuern.

Und das brauchen Sie, um die Prozessdarstellung zu erneuern:

• ein bisschen technisches Equipment und
• ein neues Mindset – ein neues Verständnis der Arbeit mit Prozessen

zu 1. – technisches Equipment

Prozesse sind am einfachsten durch Ablaufdiagramme nachzuvollziehen.

Haben Sie nicht mehr als 30 Prozessdiagramme, dann können Sie einfache, preiswerte IT Tools zur Prozessdarstellung nutzen. Wenn Sie mehr haben, dann lohnt eine größere Investition in datenbankbasierte Tools.

Zu 2. - ein neues Mindset – ein neues Verständnis der Arbeit mit Prozessen

In mittelständischen Unternehmen wurden Prozesse erstmals anlässlich der Zertifizierung nach ISO 9001 aufgenommen. Der Qualitätsmanagement-Beauftragte (QMB) war somit für Qualität und Prozesse verantwortlich.

So zumindest im Verständnis vieler Führungskräfte und Mitarbeiter.

Doch ein einzelner QMB kann nicht genug ausrichten.

Es braucht ganz viele, die sich engagieren.

Es braucht alle Mitarbeiter und alle Führungskräfte.

Wie erreichen Sie das, das sich alle engagieren?

Vorgehensweise zur Erneuerung der Prozessdarstellung

Als Anlass nutzen Sie beispielsweise die Einführung eines komfortableren IT-Tools zur Prozessdarstellung.

Sie erreichen ein neues Mindset im Umgang mit Prozessen in dem Sie die Mitarbeiter und Führungskräfte eng in dieses Projekt einbeziehen.

Sie machen aus den Betroffenen Beteiligte.

Sie befähigen die Mitarbeiter und Führungskräfte über 5 Entwicklungsschritte die Prozesse selbst zu gestalten. 

So gehen Sie vor:

Erster Schritt: internes Prozessaudit

Sie beginnen damit, den IST-Zustand aufzunehmen. Das machen Sie mit einem Prozessaudit.

Schauen Sie sich zunächst die Wertschöpfungskette an:

Nehmen Sie sich zwei bis vier konkrete Aufträge und vollziehen Sie deren Lauf in chronologischer Folge durch das Unternehmen durch.

Dann gehen Sie in die Supportprozesse wie Einkauf und schauen sich auch hier die Zuarbeiten für die ausgesuchten zwei bis vier Aufträge an.

Prüfen Sie danach im Organigramm, welche Arbeitsplätze Sie nicht auditiert haben. Machen Sie ein Prozessaudit über alle Abteilungen. Beziehen Sie auch typische Stabsstellen wie Arbeitsschutz mit ein.

So bekommen Sie ein vollständiges Bild, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen laufen.

Schreiben Sie sich den Ablauf auf bzw. ergänzen Sie die vorhandenen Prozessbeschreibungen.

Nehmen Sie die Ideen der Mitarbeiter zur Verbesserung auf. 

Wenn Sie schon über eine gute Prozessdarstellung verfügen, dann können Sie die Prozesse nun auch detaillierter aufnehmen:

• welche IT oder Exceltabellen eingesetzt werden
• welche Dokumente erstellt werden
• welche Regelwerke zu beachten sind.

Das Prozessaudit kann recht umfangreich sein. Sie sollten es so gestalten, dass dieses innerhalb von 2 Wochen erledigt ist.

Nach dem Prozessaudit haben Sie ein Bild:

• wie die Prozesse laufen
• welche Prozesse noch nicht beschrieben sind
• wo es Verbesserungsbedarf gibt.

Zweiter Schritt: Prozessdarstellung neu aufsetzen

Als Vorbereitung für den nächsten Schritt übertragen Sie die alte Prozessdarstellung in die neue Form.

Beispielsweise bringen Sie nun in ein Prozessdiagramm, was vorher in einem Text prosaisch beschrieben war. Sie legen für jeden Prozess ein Prozessdiagramm an und für jeden Prozessschritt ein Kästchen. 

Gestalten Sie die Prozessdiagramme übersichtlich.

Stellen Sie kleinteilige Informationen nicht im Prozessdiagramm dar. Lagern Sie diese in Arbeitsanleitungen aus.

Dritter Schritt: Prozessdarstellung erneuern

Im dritten Schritt befähigen Sie die Mitarbeiter und Führungskräfte ihre Prozesse eigenständig zu gestalten.

Das machen Sie, indem Sie die Prozesse mit den Mitarbeitern und Führungskräften besprechen.

Machen Sie Workshops!

In jedem Workshop besprechen Sie die Abläufe der Abteilung. Idealerweise mit allen Mitarbeitern der Abteilung. Bei größeren Abteilungen mit 3 – 6 Mitarbeitern. Und natürlich mit der Führungskraft.

Sie besprechen den Prozessablauf, den Sie im Audit nachvollzogen haben. Ergänzen und überarbeiten Sie die im Schritt zwei vorgefertigte Prozessbeschreibung gemeinsam.

So entsteht ein intensiver Austausch über die Prozesse.

Optimierungen, auf die sich die Gruppe nicht sofort einigen kann, werden auf die ToDo-Liste geschrieben. Und alles, was nicht direkt in die Prozessbeschreibung eingearbeitet werden kann.

Nach diesem ersten Workshop ist meist noch ein zweiter, kürzerer Workshop notwendig. In diesem besprechen Sie dann die Umsetzung der ToDo’ s. Wenn Ihr Ziel die Zertifizierung nach ISO 9001:2015 ist, dann sollten Sie zunächst die geforderten Normenpunkte abarbeiten und die Optimierung für später terminieren. 

Nachdem Sie mit allen Abteilungen Workshops durchgeführt haben, sind auch alle Mitarbeiter und Führungskräfte bei der Umstellung der Dokumentation beteiligt gewesen. Sie haben sich intensiv mit den Prozessen auseinandergesetzt und gemeinsam eine neue Prozessdarstellung erarbeitet.

Nun gilt es, den Schwung aufrechtzuerhalten!

Schalten Sie das Intranet System und die erarbeiteten Prozesse schon in der Bearbeitungsphase online – auch wenn die alte Prozessdokumentation noch gültig ist. So können die Mitarbeiter direkt die neuen Beschreibungen prüfen.

Fragen Sie nach 14 Tagen nach den Ergänzungen und Verbesserungen.

Erledigen Sie diese schnell.

Sie benötigen geschwind Erfolgserlebnisse, um den Schwung aufrechtzuerhalten. Diese Erfolgserlebnisse verschaffen Sie sich, indem Sie zügig das gesamte Paket der Prozessdarstellung in das Onlineportal übertragen!

Sind alle Prozesse im Onlineportal dargestellt, setzen Sie das neue System in Kraft. Zeigen Sie, wie die Bedienung funktioniert und wie man die eigenen Prozesse und die der anderen Abteilungen findet. Die Arbeit nach den neu dargestellten Prozessen kann nun beginnen.

Im vierten Schritt prüfen Sie, ob die Prozessdarstellung so gelebt wird.

Vierter Schritt: erneuerte Prozessdarstellung prüfen 

Machen Sie spätestens 6 Wochen nach der Einführung wieder ein Prozessaudit.

Gehen Sie in der gleichen Folge vor, wie beim letzten Audit.

Testen Sie dies wieder anhand von zwei bis drei aktuellen Aufträgen. Schauen Sie nun, ob die Bearbeitung so stattfindet, wie in der Prozessdarstellung beschrieben. Nehmen Sie notwendige Ergänzungen oder Korrekturen der Prozessdarstellung auf.

Planen Sie auch Zeit für die Gespräche mit den Mitarbeitern ein!

Oft haben sie erst jetzt das Vertrauen in den neuen Umgang gefasst. Die Mitarbeiter werden nun konkrete Änderungen vorschlagen. Manchmal wird es dann doch recht viel. Lassen Sie aber nicht nach! Arbeiten Sie die Verbesserungsvorschläge gleich ab und schreiben Sie jene auf die ToDo-Liste, die weiter besprochen werden müssen.

Nach dem Audit und nach Abarbeitung der ToDo-Liste sind Sie ein ganzes Stück vorangekommen. Sie haben nun Prozessbeschreibungen, die gelebt werden.

Fünfter Schritt: Prozesslandkarte erstellen oder erneuern

Sie haben jetzt das Bild, wie die Prozesse in Ihrem Unternehmen wirklich laufen. Erstellen Sie eine Prozesslandkarte, um die Bedeutung der einzelnen Prozesse zu zeigen.

Wenn Sie schon eine Prozesslandkarte haben, dann können Sie die Prozesslandkarte nun präzisieren. Durch die Zusammensetzung der identifzierten Prozesse Bottom up zu Prozessketten erhalten Sie ein präzises Bild. 

Zusammenfassung

Die Einführung eines neuen IT Tools für die Prozessdarstellung bietet einen perfekten Anlass, um die Arbeit an den Prozessen auf eine breitere Basis zu stellen.

Sie geben den Mitarbeitern und Führungskräften über 5 Projektschritte die Möglichkeit, die Prozesse näher kennenzulernen, miteinander zu besprechen und zu gestalten.

Die Projektschritte sind:

• internes Prozessaudit
• Prozessdarstellung neu aufsetzen
• Prozessdarstellung erneuern
• erneuerte Prozessdarstellung prüfen
• Prozesslandkarte erstellen bzw. erneuern

Damit erreichen Sie eine Prozessdarstellung, die von allen mitgetragen wird. Das ist die Voraussetzung für einen lebendigen KVP - kontinuierlichen Verbesserungsprozess.