Viele Projekte zur Einführung von Prozessmanagement scheitern. Mit viel Arbeit und Zeitaufwand werden Prozesse dokumentiert.

Und dann?

Dann passiert nichts mehr.

Es kommt nicht zur Optimierung der Prozesse.

Sie haben sich viel Arbeit gemacht und haben nicht den erwarteten Nutzen generiert.

Ich habe schon in über 100 Projekten eine Prozessaufnahme und Prozessoptimierung durchgeführt.

Diese Fehler begegneten mir häufig:

1. Fehler:

Mit der Toolauswahl beginnen

Häufig beginnen Prozessmanagement Projekte mit der Suche nach einem geeigneten IT Tool. Es wird ein umfangreicher Leistungskatalog erstellt. Viel Zeit und Energie werden in die Auflistung der möglichen Parameter des Tools investiert.

So kommt es, dass ein Jahr lang nach Ankündigung der Einführung von Prozessmanagement für die Mitarbeiter noch nichts Sichtbares passiert ist.

Meine Empfehlung

Stellen Sie die Toolauswahl zurück. Beginnen Sie mit der Identifikation der Prozesse. Erfassen Sie die Prozesse zunächst nur mit Prozesstitel. So bekommen Sie schnell einen Überblick, was es für Prozesse gibt.

Im nächsten Schritt nehmen Sie auf, wie die Prozesse laufen. Sie werden erkennen, wie umfangreich die Prozesse sind. Es reicht zunächst, grobe Prozessschritte aufzunehmen. Die können als Liste mit Stichworten oder mit einem grafischen Tool, dass Sie monatsweise mieten können dokumentiert werden.

Große Unternehmen können mit diesem Wissen Sie die Auswahl des Tools viel besser vornehmen. Unternehmen mit weniger umfangreichen Prozessbeschreibungen können mit diesem Wissen spielend leicht ein hilfreiches Intranetsystem aufbauen.

So bringen Sie ihr gut angeschobenes Projekt schneller in Fahrt , wenn Sie im nächsten Schritt die Prozesse detaillierter erfassen und optimieren.

2. Fehler:

Unverständliche Prozessbeschreibungen

Prozessbeschreibungen gibt es als Textwüsten oder Kästchenchaos. Kaum eine Prozessbeschreibung schafft es, sympathisch lesbar und schnell verständlich den Ablauf dem Betrachter zu vermitteln.

Gerade die gegenüber Prozessmanagement voreingenommenen Führungskräfte und Mitarbeiter mühen sich nicht durch schwer verständliche Prozessbeschreibungen. In der Folge sind die Prozesse nicht bekannt, werden nicht umgesetzt und können keine Wirkung entfalten.

Meine Empfehlung

Legen Sie größten Wert auf verständliche Prozessbeschreibungen. Flow Charts eignen sich sehr gut, den Ablauf des Prozesses schnell zu erfassen. 

Machen Sie kurze, abteilungsbezogene Prozessdarstellungen. Setzen Sie die kurzen Prozessdarstellungen zu Prozessketten zusammen, so dass die Prozesslandschaft schnell zu erfassen ist.

Zu regelnde Details beschreiben Sie in untergeordneten Dokumenten wie Arbeitsanweisungen. Hierfür verwenden Sie die jeweils beste Darstellungsart, wie Screenshots für IT-Anleitungen. 

3. Fehler:

Process Governance fehlt

Nach der Toolauswahl und einer kleinen Anwenderschulung wird direkt mit der Prozessaufnahme losgelegt. Bald tauchen Fragen auf: „Wer darf das ändern?“, „Ist das der Prozessmanager oder der Prozessowner?“, „Wann erstellen wir eine Prozesslandkarte?“

Und dann verheddert man sich im Projekt. Wer soll - was - wann und wie machen? Diese Fragen entstehen bei der Bearbeitung. Doch dann ist keine Zeit mehr, um dies zu klären. Dann werden die Instrumente benötigt.

Meine Empfehlung

Machen Sie sich mit der Process Governance vor der Prozessaufnahme vertraut.

Process Governance enthält alle Instrumente und Regelungen zum Prozessmanagement des Unternehmens.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die notwendigen Instrumente für das Prozessmanagements. Erarbeiten Sie die Instrumente, bevor Sie sie benötigen. Eine Übersicht zur Process Governance erhalten Sie hier.

4. Fehler: 

Regelwerke wuchern lassen

Prozessbeschreibungen stehen im Zentrum der Dokumentation des Prozessmanagements. Mit der Zeit entsteht die Erkenntnis, dass Arbeits- und Dienstanweisungen, Formulare und auch Handbücher mit den Prozessen zusammenhängen. Diese Dokumente werden planlos angedockt oder sie werden als Paralleluniversum ignoriert.

Meine Empfehlung

Entwerfen Sie ein Dokumentationsmodell, ein Regelwerkssystem mit Dokumentenpyramide. Legen Sie fest, in welcher Dokumentenart was geregelt wird und wie die Dokumentenarten miteinander verwoben sind.

Ziehen Sie von Anfang an ein klares System ein. Damit verhindern Sie, dass Sie der im Laufe der Jahre gewachsene Dokumentenwald durch das Prozessmanagement Projekt zum Urwald wird.

5. Fehler: 

Entwicklungsstufen des Prozessmanagements sind nicht klar

Welches Ergebnis man durch Prozessoptimierung erreichen kann und sollte - das ist nicht klar. So können die Prozessmanagement Projekte nicht die Kraft entfalten, die in ihnen steckt.

Meine Empfehlung

Entwerfen Sie vor Projektbeginn das Zukunftsbild Ihres Unternehmens. Werden Sie sich darüber klar, wie Ihr Unternehmen zukünftig funktionieren soll - woraufhin die Prozesse zu optimieren sind.

Von dem Bild Ihres zukünftigen Unternehmens gehen Sie den Weg zurück zum jetzt. Entwickeln Sie einen Etappenplan der Veränderungen.

Zugegebenermaßen ist es leichter, wenn Sie sich an einem Muster eines Entwicklungsplanes orientieren können. Diesen werde ich in Kürze für Abonnenten meines Blogs zur Verfügung stellen. Bitte tragen Sie sich bei Interesse in den Newsletter ein.

6. Fehler:

Aufwand und Komplexität ignorieren

Vor Projektbeginn ist nicht klar, wie umfangreich eine Prozessaufnahme ist. Man hat keine Erfahrungswerte, wie viele Durchläufe für eine korrekte und vollständige Prozessaufnahme notwendig sind. Gern idealisiert man diesen ungeliebten Aufwand á la „..nur noch 5 Minuten“, wohl wissend, dass es mindestens 10 sein werden…

So scheitern die Projekte, weil man vorab Aufwand und Komplexität unterschätzt hat. Kurz bevor man durch die Prozessoptimierung sichtbare Ergebnisse erzielen kann, geht die Puste aus. Das Projekt wird stillgelegt. Die Prozessbeschreibungen veralten. Ein zweiter Neuanfang ist unendlich schwerer als der erste.

Meine Empfehlung

Tauschen Sie sich mit anderen Prozessberatern über deren Erfahrungen aus. Machen Sie sich mit den Entwicklungsstufen des Prozessmanagements vertraut.

Die Prozessaufnahme dauert. Sie wird nicht nur einmal gemacht und ist dann perfekt. Im Gegenteil! Es bedarf zwei bis vier Durchgänge bis die Prozesse vollständig, korrekt und verständlich dargestellt werden können. Erst danach kommen sie in die Prozessoptimierung. Vorher haben Sie allenfalls kleine Verbesserungen entdeckt!

Der größte Fehler:

7. Fehler: 

Das Denken in Prozessen wird nicht geübt

In allen Prozessmanagement Projekten geht es darum, wie man die Prozessaufnahme möglichst schnell erledigen kann.

Es wird übersehen, dass sich die Mitarbeiter noch nie so tief mit ihren Arbeitsabläufen auseinandergesetzt und darüber ausgetauscht haben. Die häufigsten Annahmen, wie eine Prozessanalyse abläuft führen in eine Sackgasse. Selbst Führungskräften fällt es schwer, Prozesse systematisch darzustellen. Die prozessorientierte Sicht wurde bisher nicht benötigt und muss erstmal geübt werden.

Meine Empfehlung

Das Denken in Prozessen braucht Gespräche und Zeit. Planen Sie das ein.

Es ist eine gut investierte Zeit, denn Sie erhalten einen soliden Gegenwert: Mitarbeiter, die ihre Prozesse aktiv und später sogar selbstorganisiert gestalten.

Beziehen Sie bereits in der Prozessanalysephase die Mitarbeiter eng ein. Besprechen Sie die Prozessdarstellung in Workshops mit den Mitarbeitern zusammen. Lassen die Mitarbeiter ihre Arbeitsweisen hinterfragen und erarbeiten, wie sie diese standardisieren. Beginnen Sie bei der Prozessaufnahme Ihre prozessorientierte Sicht auf Ihr Unternehmen zu entwickeln.

Und nicht zu vergessen:

Machen Sie die Ergebnisse sichtbar. Feiern Sie selbstbewusst Ihre Erfolge! Zeigen Sie - regelmäßig - den geschaffenen Mehrwert auf - für die Mitarbeiter persönlich und für das Unternehmen im Ganzen.