3 preiswerte IT Tools für die Prozessdarstellung

Sie haben einige Prozessdarstellungen.

Und noch viel mehr Arbeitsanweisungen.

Alle in ​Verzeichnissen als Word, Visio oder PDF-Datei gespeichert.

Die Pflege ist mühsam.

Die Anwendung durch die Mitarbeiter ist schlecht.

Ein IT Tool für die Prozessdarstellung muss her? Nur welches?

Ich stelle Ihnen hier 3 preiswerte IT Tools für die Prozessdarstellung vor. Diese sind für mittelständische Unternehmen geeignet, die nicht ​allzuviele Prozessbeschreibungen bzw. Flow Charts haben oder erstmal schnell starten wollen.

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Die Arbeitsumgebung

Das richtige IT Tool für die Prozessdarstellung läuft an jedem Arbeitsplatz, egal ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice.

Dafür brauchen Sie jederzeit und von überall Zugriff auf ihre IT. Sie benötigen ein IT Tool für die Prozessdarstellung, das in der Cloud läuft.

Durch die Internettechnologie sind die Tools preiswert.  Sie haben

  • geringe bis keine Lizenzgebühren und
  • nur wenige IT Administrationsarbeit und 
  • einen geringen Bearbeitungsaufwand.


Weg vom Worddokument/ PDF hin zum …

Das Ergebnis meiner letzten Umfrage zeigt, dass die meisten Firmen mit Papier oder PDF-Dokumenten arbeiten.

1- stimmt 5 - nein, stimmt nicht

Bei den nachfolgend vorgestellten cloudbasierten Lösungen können Sie Ihre Dokumente nach Dateinamen wie gewohnt in einem Verzeichnis ablegen.

Sie berauben sich jedoch des größten Vorteils: der einfachen Verwaltung und Auffindbarkeit der Informationen.

Es gibt zwei bessere Lösungen:

  1. Einsatz eines Dokumentenmanagements und
  2. Umstellung auf ein reines Intranet


Dokumentenmanagement

Statt die Dokumente in einem Verzeichnis abzulegen, speichern Sie diese im DMS – dem Dokumentenmanagementsystem.

Hier können Sie die Dokumente nach der Art wie Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisung oder Zugehörigkeit wie Abteilung abgelegen. Die großen Vorteile des Dokumentenmanagementsystems sind schnelle Auffindbarkeit und automatische Versionierung der Dokumente.

Ich empfehle jedoch noch einen Schritt weiter zu gehen.

Erstellen Sie gar keine Dokumente mehr!

Sie drucken Ihre Dokumente ja auch nicht mehr aus und legen sie im Ordner ab. Sie suchen und lesen sie fast ausschließlich im PC. Deshalb lohnt sich die Umstellung auf ein reines Intranet.


Intranet

Hier arbeiten Sie nicht mehr mit Verzeichnissen und Dokumenten, sondern nur mit Webseiten. Alle Dokumente werden als eigenständige Webseiten angelegt. Sie sind dann kein Dokument mehr, sondern eine dokumentierte Information (wie die lt. ISO 9001:2015 diese bezeichnet).

In einer Webseite betten Sie – so wie Sie es bei den Dokumenten gemacht haben -

  • einen Prozess oder
  • eine Arbeitsanweisung oder
  • die Verantwortlichkeitsübersicht ein.

So erreichen Sie eine neue funktionale Logik:

Die Webseiten sind wie in einem Dokumentenmanagementsystem gut auffindbar und versionierbar.

Sie können die Inhalte einfach und versionsunabhängig miteinander verlinken.

So beispielsweise aus einem Prozessschritt in einer Prozessbeschreibung auf das zu benutzende Formular linken. Der Mitarbeiter ist nach dem Klick sofort bei dem Dokument: Das erhöht die Anwendungswahrscheinlichkeit immens!

Ich empfehle Ihnen unbedingt den Umstieg auf ein rein webseitenbasiertes Management von Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen.

Deshalb stelle ich Ihnen IT Tools für die Prozessdarstellung vor, die folgendes beinhalten

  • ein Intranet – eine Plattform für die Erstellung von Webseiten und
  • eine Möglichkeit, Prozesse in Form von Ablaufdiagrammen darzustellen.

Mit allen 3 hier präsentierten Tools habe ich bei meinen Kunden bereits gearbeitet. Sie funktionieren gut.

Erfolgsentscheidend für eine gelungene Prozessdarstellung ist jedoch nicht die benutzte IT.  Was wirklich erfolgsentscheidend ist, gebe ich Ihnen am Ende des Artikels mit.​


Anbieter 1:  Atlassian

IT Tool für die Prozessdarstellung: Confluence und Draw.io​​

Atlassian wurde 2002 von zwei australischen Studenten gegründet. Zunächst haben sie sich auf die Projektarbeit konzentriert.

Mit zunehmendem weltweitem Wachstum ist die Zusammenarbeit in Teams als Schwerpunkt dazugekommen. Beispielsweise haben sie das derzeit hippe Tool Trello entwickelt. Das brauchen Sie jedoch für die Prozessdarstellung nicht.

Sie benötigen Confluence als Plattform für die Webseiten. Mit dem kostenfreien Plugin Draw betten Sie dann Ihre Ablaufdiagramme auf einer Webseite ein.

Confluence und Draw.io

Prozessdarstellung mit Prozessdiagramm

Mit bis zu 10 Benutzern ist Atlassian mit 10$/Monat sehr preiswert. Wenn Ihr Unternehmen mehr Lizenzen benötigt, können diese einfach nachgekauft werden – wie bei allen Cloudanbietern. Hier ist die Preisliste.

Meine Empfehlung:

Eine gute Plattform für Firmen, deren Schwerpunkt die Softwareentwicklung ist. Viele Anleitungen sind auf Deutsch, einige nur in Englisch. Hier sind dann sichere Englischkenntnisse gefragt. Wenn Sie absehbar nicht mehr als 10 Mitarbeiter beschäftigen, dann ist Atlassian eine gute und preiswerte Wahl.


Anbieter 2: Google

IT Tool für die Prozessdarstellung: Google Suits und Draw.io

Ja, Google kann nicht nur Suchen, uns den Weg weisen oder eine Alternative zu Word bieten. Google kümmert sich auch um das Business. Ähnlich umfassend wie wir es von Microsoft gewohnt sind, mit Funktionalitäten von E-Mail über Kalender bis hin zur Aufgabenverwaltung.

So gibt es auch ein Intranet System. Es heißt bei Google Suits.

Die Ablaufdiagramme können Sie mit Plug-ins wie Draw.io oder Lucidchart Diagrams erstellen. Das sind wie bei Atlassian auch Apps, die Sie einfach zusätzlich mieten können.

Die Lösung von Google ist teurer als die von Atlassian, aber immer noch preiswert. So reicht für den Beginn das Basispaket. Später können Sie weitere Lizenzen kaufen. Hier ist die Preisliste.

Meine Empfehlung:

Google Suits ist für kleine Firmen geeignet, die noch keine IT Infrastruktur haben. Wenn Ihr Unternehmen nicht größer als 10 Mitarbeiter haben wird, dann ist Google Suits eine gute und preiswerte Wahl.


Anbieter 3: Microsoft

IT Tool für die Prozessdarstellung: SharePoint und Visio

Mein Business ist in der Microsoft Welt aufgewachsen. Ich versende E-Mails über Outlook, sehe alle Termine der Familie im Kalender auf einen Blick und arbeite schon immer mit Word. Die Microsoft Umgebung ist mir vertraut. Ihnen auch? Das ist schon mal der größte Vorteil, wie ich finde.

Viele von Ihnen kennen auch bereits das Tool Visio für die Prozessdarstellung.

Nur das Intranet ist noch nicht bei allen Firmen bekannt: der SharePoint. Gehört haben Sie sicher schon davon. Da jedoch das Tool so viel kann, wird häufig dessen Grundfunktion – das Intranet – übersehen. Ähnlich ist es mit den Angebotspaketen. Hier ist so viel enthalten, dass ebenfalls die Orientierung schwerfällt.

Wichtig für unsere Auswahl ist das Intranet System: SharePoint.

Dieser ist ab dem Paket Office 365 Business Premium inklusive. Visio ist leider in keinem Paket drin, es muss zusätzlich gemietet oder gekauft werden. 

Meine Empfehlung:

Sie sollten sich für Microsoft entscheiden, wenn Sie sich gut mit Word, Excel und Visio auskennen. Die Bedienung des SharePoint wird dann für Sie recht einfach sein.

Besonders schätze ich das abgestimmte Zusammenspiel von Intranet und den Outlookfunktionen wie E-Mail, Kalender und Aufgabenlisten.

Mit denen können Sie die Prozessdarstellung zum Leben erwecken. Also von der reinen Darstellung ins Tun kommen. Also die Prozesse automatisieren – Workflows erstellen.


Vorteile aller Anbieter:

Alle IT Tools für die Prozessdarstellung sind sofort einsatzbereit und preiswert.


Fazit

Produzierenden Firmen empfehle ich Microsoft. In der Microsoftumgebung können Sie von der Prozessdarstellung in die Prozessautomatisierung wachsen.

Microsoft hat eine große Vielfalt an IT, die alle Wünsche in der gleichen zuverlässigen Systemumgebung abdecken. Ich bin überzeugt, dass möglichst wenig unterschiedliche IT eingesetzt werden sollte.

Je mehr Übergänge Sie von einem Tool zum nächsten haben, desto mehr – nicht prognostizierbaren - Arbeitsaufwand haben Sie an den Schnittstellen.


Was wirklich erfolgsentscheidend ist

Mit einem Intranet System können Prozesse und Arbeitsanleitungen schnell erstellt und einfach gepflegt werden. Ein wichtiges Kriterium für Sie als QMB oder Prozessberater.

Für die Mitarbeiter ist leichte Auffindbarkeit DAS Kriterium. Nur wenn Mitarbeiter die vereinbarten Regeln mühelos finden, können sie diese anwenden.

Die technischen Voraussetzungen dafür sind bei allen vorgestellten IT Tools für die Prozessdarstellung super.

Was fehlt ist ein gutes Konzept, wie die Seiten aufbauten. Das stelle ich Ihnen in einem meiner nächsten Artikel vor.


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