Wie Sie die ISO 9001:2015 nutzen, um die Prozessdarstellung zu erneuern

Privat haben wir alle ein Smartphone und Tablet.

Wenn wir etwas suchen, dann fragen wir Google.

Augenblicke später bekommen wir die Information angezeigt.

Mit wenigen Klicks sind wir am Ziel.

Kann das im Unternehmen ​nicht auch so sein? ​

Es kann.

​Doch es ist nicht so.

Die bisherige Prozessdarstellung tat es ja bisher.

Es fehlte der Anlass. 


Das Schöne ist:

Sie haben jetzt einen zwingenden Anlass: ISO 9001:2015!

Mit den neuen Freiheiten der ISO 9001:2015 können Sie die Prozessdarstellung grundlegend erneuern.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, was Sie für eine solche Prozessdarstellung benötigen und wie Sie diese erarbeiten.

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Wie sieht eine gut verständliche, moderne Prozessdarstellung aus?

Die Prozesse müssten ganz bequem an unserem Arbeitsplatz verfügbar sein.

Die Prozessdarstellung sollte:

  • wichtige Informationen direkt im Einstiegsbildschirm präsentieren  
  • erstmal nur die für mich relevanten Infos anzeigen
  • die Sachverhalte kurz und treffend schildern
  • mit Bildern, Screenshots und Videos alles leicht verständlich darstellen
  • weiterführende Informationen sind über einen Link erreichbar


Finden Sie auch gut?

Dann ist es Zeit, das Qualitätsmanagement von Grund auf neu zu gestalten.

Und das brauchen Sie dafür:

  • ein bisschen technisches Equipment
  • ein neues Mindset – ein neues Verständnis der Arbeit mit dem Qualitätsmanagementsystem

zu 1. – technisches Equipment

Prozesse sind am einfachsten durch Ablaufdiagramme nachzuvollziehen. Für die Prozessdarstellung sollten Sie ein spezielles Tool nutzen. Haben Sie nicht mehr als 20 Prozessdiagramme, dann können Sie einfache, preiswerte Tools wie Visio für die Prozessdokumentation nutzen. Wenn Sie mehr haben, dann lohnt eine größere Investition in datenbankbasierte Tools.

Was Sie bisher im QM-Handbuch dargestellt haben, stellen Sie jetzt in einem Intranet System dar – also Ihrem unternehmensspezifischen Internet. Kleinere Unternehmen können preiswerte Cloudlösungen wie Office 365 mit SharePoint oder Jira nutzen. Größere Unternehmen haben oftmals schon Intranet Systeme im Betrieb, die sie ausbauen können.

Sie sehen: Es sind keine großen Investitionen nötig.

Beginnen Sie lieber klein. Ausschreibungen dauern zu lang und lenken die Aufmerksamkeit ab. Außerdem können Sie vor Projektstart noch nicht konkret Ihre Anforderungen an die IT formulieren. Sammeln Sie erstmal Erfahrungen, was Ihnen wichtig sein sollte.

Zu 2. - ein neues Mindset – ein neues Verständnis der Arbeit mit dem Qualitätsmanagementsystem

Bisher war es so, dass der Qualitätsmanagement-Beauftragte für die Qualität verantwortlich war.

So zumindest im Verständnis vieler Führungskräfte und Mitarbeiter. Ein guter QMB erstellte ordentliche Dokumente. Er gab neue Verfahren vor, weil es die ISO 9001 so verlangte. Er schulte und machte Audits.

Viele QMB’s agierten auf einsamen Posten.

Ein einsamer QMB kann nicht genug ausrichten.

Sie brauchen ganz viele, die sich im Sinne des Qualitätsmanagements engagieren.

Sie brauchen alle Mitarbeiter.

Sie brauchen alle Führungskräfte.

Ein neu aufgesetztes Qualitätsmanagementsystem kann das leisten. Es kann alle Mitarbeiter und Führungskräfte für sich begeistern.

Wie das geht?

Lassen Sie die Mitarbeiter keine vom QM Betroffenen mehr sein!

Beteiligen und befähigen Sie die Mitarbeiter und Führungskräfte, das QM selbst zu gestalten.

Wie erreichen Sie diese intensive Einbindung der Mitarbeiter und Führungskräfte?

Das beschreibe ich nun.


Vorgehensweise zur Erneuerung der Prozessdarstellung

​Bisher war es so:

Es wurden nur die bestehenden Prozessbeschreibungen besprochen. Das was an neuen Prozessen hinzugekommen ist, wurde vergessen.

Es wurde auch nicht tiefer in die Prozesse gegangen. Es wurde nicht versucht, die Prozesse detaillierter kennen zu lernen.

Wir haben die Prozesse noch nicht in ihrer Abfolge und Wechselwirkung betrachtet, wir haben keine firmenspezifische Prozesslandkarte.

All dies holen Sie nun nach.

Erster Schritt: internes Prozessaudit

Sie beginnen damit, den IST-Zustand aufzunehmen. Das machen Sie mit einem Prozessaudit.

Schauen Sie sich zunächst die Wertschöpfungskette an:

Nehmen Sie sich zwei bis vier konkrete Aufträge und vollziehen Sie deren Lauf in chronologischer Folge durch das Unternehmen durch.

Dann gehen Sie in die Supportprozesse wie Einkauf und schauen sich auch hier die Zuarbeiten für die ausgesuchten zwei bis vier Aufträge an.

Prüfen Sie danach im Organigramm, welche Arbeitsplätze Sie nicht auditiert haben. Machen Sie ein Prozessaudit über alle Abteilungen. Beziehen Sie auch typische Stabsstellen wie Arbeitsschutz mit ein.

So bekommen Sie ein vollständiges Bild, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen laufen.

Schreiben Sie sich den Ablauf auf bzw. ergänzen Sie die vorhandenen Prozessbeschreibungen.

Nehmen Sie die Ideen der Mitarbeiter zur Verbesserung auf. 

Wenn Sie schon über eine gute Prozessdarstellung verfügen, dann können Sie die Prozesse nun auch detaillierter aufnehmen:

  • welche IT oder Exceltabellen eingesetzt werden
  • welche Dokumente erstellt werden
  • welche Regelwerke zu beachten sind.

Das Prozessaudit kann recht umfangreich sein. Sie sollten es so gestalten, dass dieses innerhalb von 2 Wochen erledigt ist.

Nach dem Prozessaudit haben Sie ein Bild:

  • wie die Prozesse laufen
  • welche Prozesse noch gar nicht beschrieben sind
  • wo es Verbesserungsbedarf gibt.


Zweiter Schritt: Prozessdarstellung neu aufsetzen

Als Vorbereitung für den nächsten Schritt übertragen Sie die alte Prozessdarstellung in die neue Form.

konservative Prozessdarstellung

traditionelle Prozessdarstellung

Beispielsweise bringen Sie nun in ein Prozessdiagramm, was vorher in einem Text prosaisch beschrieben war. Sie legen für jeden Prozess ein Prozessdiagramm an und für jeden Prozessschritt ein Kästchen. 

Gestalten Sie die Prozessdiagramme übersichtlich. ​

moderne Prozessdarstellung

Prozessdarstellung mit Prozessdiagramm

Stellen Sie kleinteilige Informationen nicht im Prozessdiagramm dar. Lagern Sie diese in Arbeitsanleitungen aus.

kleinteilige Prozessdarstellung

Prozessdarstellung als Arbeitsanleitung

Hierfür nutzen Sie das Intranet. Sie erstellen für jede Anleitung eine Seite. Von jedem Prozessschritt verweisen Sie auf die relevante Anleitung.


Dritter Schritt: Prozessdarstellung erneuern

Im dritten Schritt befähigen Sie die Mitarbeiter und Führungskräfte ihr Qualitätsmanagementsystem zu gestalten.

Das machen Sie am besten, indem Sie die Prozesse mit den Mitarbeitern und Führungskräften besprechen.

Machen Sie Workshops!

In jedem Workshop besprechen Sie die Prozesse der Abteilung. Idealerweise mit allen Mitarbeitern der Abteilung. Bei größeren Abteilungen mit 3 – 6 Mitarbeitern. Und natürlich mit der Führungskraft.

Sie besprechen den Prozessablauf, den Sie im Audit nachvollzogen haben. Ergänzen und überarbeiten Sie die im Schritt zwei vorgefertigte Prozessbeschreibung gemeinsam.

So entsteht ein intensiver Austausch über die Prozesse.

Optimierungen, auf die sich die Gruppe nicht sofort einigen kann, werden auf die ToDo-Liste geschrieben. Und alles, was nicht direkt in die Prozessbeschreibung eingearbeitet werden kann.

Nach diesem ersten Workshop ist meist noch ein zweiter, kürzerer Workshop notwendig. In diesem besprechen Sie dann die Umsetzung der ToDo’ s. Wenn Ihr Ziel die Zertifizierung nach ISO 9001:2015 ist, dann sollten Sie zunächst die geforderten Normenpunkte abarbeiten und die Optimierung für später terminieren. 

Nachdem Sie mit allen Abteilungen Workshops durchgeführt haben, sind auch alle Mitarbeiter und Führungskräfte bei der Umstellung der Dokumentation beteiligt gewesen. Sie haben sich intensiv mit dem Qualitätsmanagement auseinandergesetzt und gemeinsam eine neue Prozessdarstellung erarbeitet.

Nun gilt es, den Schwung aufrechtzuerhalten!

Schalten Sie das Intranet System und die erarbeiteten Prozesse schon in der Bearbeitungsphase online – auch wenn die alte Prozessdokumentation noch gültig ist. So können die Mitarbeiter direkt die neuen Beschreibungen prüfen.

Fragen Sie nach 14 Tagen nach den Ergänzungen und Verbesserungen.

Erledigen Sie diese schnell.

Sie benötigen geschwind Erfolgserlebnisse, um den Schwung aufrechtzuerhalten. Diese Erfolgserlebnisse verschaffen Sie sich, indem Sie zügig das gesamte Paket der Prozessdarstellung in das Onlineportal übertragen!

Sind alle Prozesse im Onlineportal dargestellt, setzen Sie das neue System in Kraft. Zeigen Sie, wie die Bedienung funktioniert und wie man die eigenen Prozesse und die der anderen Abteilungen findet. Die Arbeit nach den neu dargestellten Prozessen kann nun beginnen.

Im vierten Schritt prüfen Sie, ob die Prozessdarstellung so gelebt wird.


Vierter Schritt: erneuerte Prozessdarstellung prüfen 

Machen Sie spätestens 6 Wochen nach der Einführung wieder ein Prozessaudit.

Gehen Sie in der gleichen Folge vor, wie beim letzten Audit.

Testen Sie dies wieder anhand von zwei bis drei aktuellen Aufträgen. Schauen Sie nun, ob die Bearbeitung so stattfindet, wie in der Prozessdarstellung beschrieben. Nehmen Sie notwendige Ergänzungen oder Korrekturen der Prozessdarstellung auf.

Planen Sie auch Zeit für die Gespräche mit den Mitarbeitern ein!

Oft haben sie erst jetzt das Vertrauen in den neuen Umgang gefasst. Die Mitarbeiter werden nun konkrete Änderungen vorschlagen. Manchmal wird es dann doch recht viel. Lassen Sie aber nicht nach! Arbeiten Sie die Verbesserungsvorschläge gleich ab und schreiben Sie jene auf die ToDo-Liste, die weiter besprochen werden müssen.

Nach dem Audit und nach Abarbeitung der ToDo-Liste sind Sie ein ganzes Stück vorangekommen. Sie haben nun Prozessbeschreibungen, die gelebt werden.


Fünfter Schritt: Prozesslandkarte erstellen oder erneuern

Zuvor möchte ich Sie als Verantwortlichen für QM oder Prozessmanagement ermutigen, Ihre firmenspezifische Prozesslandkarte zu erstellen bzw. zu überarbeiten.

Sie haben jetzt das Bild, wie die Prozesse in Ihrem Unternehmen wirklich laufen. Erstellen Sie eine Prozesslandkarte, um die Bedeutung der einzelnen Prozesse zu zeigen.

Wenn Sie schon eine Prozesslandkarte haben, dann können Sie die Prozesslandkarte nun Bottom up überarbeiten. Sie erhalten damit ein präzises Bild, wie Ihre Prozesse ablaufen. 

Stellen Sie die Prozesse nicht nur einzeln in einem schönen Prozessportal dar. Stellen Sie auch das Gesamtbild der Prozesse, die Ablauforganisation dar – so wie wir es von einem Organigramm für die Aufbauorganisation gewöhnt sind. Damit schaffen Sie die besten Voraussetzungen für Ihre Prozessdarstellung.


Zusammenfassung

Die Umstellung auf ISO 9001:2015 bietet einen perfekten Anlass, um die Prozessdarstellung zu erneuern.

Dafür setzen Sie auf die neuen technischen Möglichkeiten: Sie bringen die Prozesse in ein Intranet System und stellen sie grafisch dar.

Damit jedoch Ihre neue Prozessdarstellung nicht gleich wieder eine alte Prozessdarstellung wird, legen Sie die Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess: Sie binden Mitarbeiter und Führungskräfte eng ein.

Sie geben ihnen über 5 Projektschritte die Möglichkeit, die Prozesse näher kennenzulernen, miteinander zu besprechen und zu gestalten.

Die Projektschritte sind:

  • internes Prozessaudit
  • Prozessdarstellung neu aufsetzen
  • Prozessdarstellung erneuern
  • erneuerte Prozessdarstellung prüfen
  • Prozesslandkarte erstellen bzw. erneuern


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Gerhard Müller - 29. November 2017

Vielen Dank für den Artikel. Eine Sache haben Sie vermutlich verwechselt: Atlassian Jira sollte eher Atlassian Confluence (also das Wiki, nicht das Issue-Management-System) sein, oder? Wir werden auch gerade ISO 9001:2015-zertifiziert, und unser Helfer war von unserem Confluence sehr angetan 🙂

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