Was sind Geschäftsprozesse? Wie ist die Definition des Geschäftsprozesses?

Haben wir das gleiche Verständnis von dem, was ein Geschäftsprozess ist?

Um Missverständnisse zu vermeiden, wollte ich Ihnen eine prägnante Definition des Geschäftsprozesses mitgeben. Leider konnte ich in der Fachliteratur jedoch keine empfehlenswerte finden. Warum?

Das lesen Sie hier. Und Sie bekommen eine wirklich praktische Definition des Geschäftsprozesses.

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Was ist ein Prozess? Was sind Geschäftsprozesse?


Um diese Fragen zu beantworten, habe ich mir diverse Definitionen angeschaut.

Das Merkmal ´Abfolge von Tätigkeiten`, auch Aktivitäten genannt, zieht sich durch viele Prozessdefinitionen. ​Hier beispielsweise die Prozess definition ISO 9001 und nach dem Common Body of Business Process Management​:

DIN EN ISO 9000:2015: Ein Prozess ist ein "Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet." DIN EN ISO 9000:2015-11 Absatz 3.4.1 mit diversen erklärenden Anmerkungen

BPM CBOK: "Ein Prozess stellt eine logisch-zeitliche Struktur zwischen Aktivitäten dar. Ein Prozess wird durch ein oder mehrere Startereignisse ausgelöst, verbraucht Input und liefert ein oder mehrere Ergebnisse (Output). …" aus Business Process Management BPM Common Body of Knowledge Version 3.0 2. Überarbeitete, deutschsprachige Auflage, Seite 519

Und eine nicht ganz aktuelle, aber sehr umfangreiche Ausführung zu weiteren Definitionen finden Sie im Blog meines Kollegen Andreas Naef.

Tätigkeiten oder Aktivitäten sind die Elemente, aus denen sich ein Prozess zusammensetzt.

Was ist also eine Tätigkeit?

Eine Tätigkeit ist ein "Sichbeschäftigen mit etwas" laut Duden.

In einem Prozess 'Angebot erstellen' könnten das sein:

  • Beratungsgespräch
  • Angebot ausarbeiten
  • Angebot prüfen
  • Entspricht der Auftrag dem Angebot?
  • Wenn ja: dann Auftrag bestätigen
  • Wenn nein: Angebot überarbeiten


Sieht gut aus. Aber ganz so einfach ist es doch nicht.

Es stecken ja noch mehr Tätigkeiten drin. Um beispielsweise ein ‚Angebot auszuarbeiten‘ könnten das sein:

  • Kundendaten eingeben
  • Angebotsdaten eintragen
  • Angebotstext formulieren
  • Angebot ausdrucken

Besser. Aber es geht noch detaillierter.

Beispielsweise könnten folgende Tätigkeiten in dem Schritt stecken:

  • Kundendaten eingeben
  • Prüfen, ob Kundendaten vorhanden sind
  • Wenn ja: Überprüfen, ob sie aktuell und vollständig sind
  • Wenn nein: Kundendaten eingeben

Ok, man kann jetzt noch genauer werden. Man könnte noch beschreiben, wie die Kundendaten auf Vorhandensein geprüft werden.

Aber soweit soll es jetzt nicht gehen.

​Wie klein die Bausteine sind, aus denen Prozesse​ entsprechend Prozessdefiniton der ISO 9000 oder des CBOK gebaut werden, konnte ich also so nicht beantworten.

Und überhaupt finde ich diese Prozessdefinitionen nach ISO​ 9000 etc. recht sperrig.

Gibt es nicht eine Definition, die ein "Aha" statt ein "Hä?" erzeugen kann.

Also zurück auf  "Start"

Ich frage mal andersherum:

Wie habe ich es in der Unternehmenspraxis erlebt?

Recht einfach.

Es werden alle Abläufe als Prozess bezeichnet.

Also sowohl​

  • das Angebot erstellen,
  • als auch der Baustein "Angebot ausarbeiten",
  • als auch dem wiederum kleinteiligeren Baustein "Kundendaten eingeben".

Da ich mit den bisherigen Definitionen nicht weiterkomme, versuche ich es jetzt mal selbst.

Meine Definition des Geschäftsprozesses

Zunächst halte ich es für verständlicher, wenn man Prozesse als eine Zusammensetzung von Prozessschritten betrachtet.

Prozessschritte können wieder als kleinteiligere Prozesse genauer beschrieben werden. Das geht solange, bis man wirklich auf der untersten beschreibbaren Ebene angekommen ist.

Meine Definition des Geschäftsprozesses sollte darauf aufbauen:

Ein Geschäftsprozess ist eine Abfolge von Prozessschritten, die mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad darstellbar sind.

Ist die Definition jetzt fertig?

Nein ich denke, hier müssen noch zwei wesentliche Merkmale eines Geschäftsprozesses benannt werden.

Diese wesentliche Merkmale gehören in die Definition des Geschäftsprozesses

Erstens:

Ein Geschäftsprozess ist ein sich wiederholender Vorgang.

Diese Wiederholung unterscheidet Prozesse von klassischen Projekten.

Ich halte es für unbedingt notwendig, diese Wiederholung als Hauptmerkmal in der Definition des Geschäftsprozesses aufzunehmen:

Ein Geschäftsprozess ist eine sich wiederholende Abfolge von Prozessschritten, die mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad darstellbar sind.

Zweitens:

Was macht einen Prozess zu einem Geschäftsprozess?

Ich habe festgestellt, dass ein Geschäftsprozess als Abfolge von Prozessschritten in Abteilungen angesehen wird.

Das ist das Merkmal, was den Geschäftsprozess zum Geschäftsprozess macht, so wie wir ihn heute erleben.

So ergänze ich meine Definition:

Ein Geschäftsprozess ist eine sich wiederholende Abfolge von Prozessschritten einer Abteilung (einer Organisationseinheit), die mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad darstellbar sind.

Fertig.

Ausgehend von bekannten Definitionen des Geschäftsprozesses habe ich immer wieder einen Abgleich mit meinen langjährigen Berufserfahrungen vorgenommen. Und ich habe eine Definition entwickelt, die die wichtigsten Kriterien enthält. Sie gibt wieder, wie der Begriff Geschäftsprozess in der Praxis eingesetzt wird.

Zurück zur einschlägigen Literatur

Es gibt jedoch noch eine Definition des Geschäftsprozesses, die ich für sehr wissenswert halte.

Auch wenn die von mir sehr geschätzten Professoren Schmelzer und Sesselmann den Begriff etwas anders sehen:

Prof. Schmelzer/ Prof. Sesselmann: "Ein Geschäftsprozess besteht aus der funktionsüberschreitenden Folge wertschöpfender Aktivitäten, …"

Das, was ich als Prozesskette bezeichne, definieren sie als einen Geschäftsprozess.

"… die vom Kunden erwartete Leistungen erzeugen und die aus der Geschäftsstrategie und Geschäftszielen abgeleiteten Prozessziele erfüllen." Schmelzer, H.J.; Sesselmann, W.; Geschäftsprozessmanagement in der Praxis, 8. Auflage, München 2013, Seite 52

Diese Definition finde ich nahezu perfekt. Sie vermag in wenigen Worten das zu sagen, was Geschäftsprozesse erreichen sollen und was sie alles können.

Wir sind auf dem Weg dahin. Er ist jedoch noch recht weit bis zum beschriebenen Zustand von Professor Schmelzer und Professor Sesselmann.

Ich denke, eine Begriffsdefinition muss das JETZT widerspiegeln. Sie muss ein Instrument sein, welches uns hilft das zu verstehen, was wir heute leben.

Ich bleibe bei meiner Definition des Geschäftsprozesses, weil sie heute praktisch so angewandt wird:

Ein Geschäftsprozess ist eine sich wiederholende Abfolge von Prozessschritten einer Abteilung (einer Organisationseinheit), die mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad darstellbar sind.

Simone Glitsch
Expertin für Prozessoptimierung

Meine Begriffsdefinition kann Ihnen beim Abbilden und Optimieren Ihrer Prozesse konkret helfen. So ​läßt sich leicht gute Prozessbeschreibung schreiben, Prozesslandkarten erstellen als auch mit wenig ​Aufwand das Qualitätsmanagement auf ISO 9001:2015 umstellen.

Und Sie sind direkt auf eine der wichtigsten Problemstellungen vorbereitet.

Wichtige Anmerkung

Korrekt wäre es, immer von einem Geschäftsprozess zu sprechen. Nun hat es sich jedoch eingebürgert, immer nur von einem Prozess zu sprechen. Und so will ich das hier auch im gesamten Blog tun.

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