Warum die Prozessdokumentation häufig nichts taugt

Es gibt viele Dinge, die gegen eine Prozessdokumentation sprechen. Hier habe ich ein paar Beispiele zusammengetragen:

Wie viele Prozessdokumentationen haben Sie schon gesehen?

Denken Sie an die schrecklichste.

Und?

Lassen Sie mich raten: Sie fühlten sich gequält und genervt.

Eine quietschende Komposition von vielen Kästchen und wirren Linien, die nach höchster Konzentration schrie? Mächtige Textblöcke, die äußersten Willen voraussetzen, sie zu lesen?

Fazit: Ein großes Problem bei Prozessdokumentationen ist die Benutzerfreundlichkeit, die Usability.

Sind wir durch Äußerlichkeiten schon genervt, beschäftigen wir uns erst gar nicht mit dem Inhalt.

 

Denken Sie nochmal an eine Prozessdokumentation.

War das Bild gefällig und die Texte lesbar?

Ah, gut. Aber Sie konnten trotzdem nichts damit anfangen?

Ach so, durch den Inhalt erschlossen sich für Sie keine neuen Zusammenhänge. Ja, verstehe. Dass es sowas wie „Anfragenbearbeitung“, „Material einkaufen“ und „Personal einteilen“ gibt, wussten Sie schon vorher.

Fazit: Ist die Prozessdokumentation nicht aussagekräftig, bringt sie keinen Erkenntnisgewinn, macht sie sich überflüssig.

Eine Prozessdokumentation muss den Prozessen die Tarnkappe absetzen, sie muss das, was wir bisher nicht sehen konnten, sichtbar machen.

 

Und die Mitarbeiter sind das allergrößte „Problem“. Sie arbeiten einfach nicht so, wie es in der Prozessdokumentation steht. „Das ist ein besonderer Fall!“ heißt es häufig. Oder „Ja, die Dokumentation von dem Projekt habe ich letzte Woche nicht geschafft und mache es später!“ Aber auch Führungskräfte haben immer gute Argumente, warum sie sich nicht an die Regelungen halten müssen.

Fazit: Mitarbeiter und insbesondere Führungskräfte halten sich einfach nicht an die Prozessdokumentation.

Für meine Beobachtungen liegt es häufig daran, dass die Prozessdokumentation nicht mit dem Arbeitsalltag übereinstimmt. Oder nicht mehr übereinstimmt und schon veraltet ist. Oder nie übereingestimmt hat, weil man die in den Soll-Prozessen dargelegten Veränderungen nicht ausreichend um- und durchgesetzt hat.

 

Ach jetzt fällt Ihnen auch noch ein, wieviel Aufwand das gemacht hat?

Die mühselige Erfassung der Prozesse, die langen Diskussionen wie was dargestellt wird, die ewigen Abstimmungsrunden. Und wofür? Für noch mehr Papierkram.

Fazit: Ja, eine Prozessaufnahme ist eine Fleißaufgabe. Sie verlangt zudem handwerkliches Geschick und psychologisches Einfühlungsvermögen.

Eigentlich ist das doch Grund genug nicht wieder mit dem Rudern aufzuhören, im Strom des sich stetig verändernden Alltages, oder?

Schlussendlich – es gibt EINEN guten Grund, warum wir Prozessdokumentation brauchen:

Prozessdokumentation macht Prozesse sichtbar und ist damit DIE Voraussetzung für beherrschte Prozesse.

Für eine digitalisierte, automatisierte Arbeitswelt, die uns das Leben leichter machen kann.

Arbeiten wir an den Schwachstellen. Seien wir ehrgeizig.

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