Wie Sie eine Prozesslandkarte erstellen

Sie möchten einen Überblick, was es für Prozesse in Ihrem Unternehmen gibt? Dann ist die Prozesslandkarte das richtige Instrument.

Ich gebe Ihnen einen Überblick, wie Sie eine Prozesslandkarte erstellen. Sie können dann gleich mit meiner gratis Vorlage der Prozesslandkarte mit der Bearbeitung starten.

Beginnen wir mit der Definition der Prozesslandkarte:

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Eine Prozesslandkarte - manchmal auch als Prozesslandschaft ​definiert - ist eine grafische Übersicht der Geschäftsprozesse.

Prozesslandkarte erstellen mit End-to-End Prozessen

Die Bezeichnung als Landkarte schon ganz treffend. Wie bei einer richtigen Landkarte erhalten Sie bei der Prozesslandkarte mindestens die Orientierung:

  • was es für Prozesse im Unternehmen gibt und
  • welche Funktion sie haben.

Achten Sie darauf, eine Prozesslandkarte von einer Prozessübersicht zu unterscheiden. Beide Dokumente sind wichtig.

In Prozessübersichten werden Prozesse nach bestimmten Kriterien wie Prozessownern aufgelistet. 

Das tut eine Prozesslandkarte auch, aber immer nur nach diesen bestimmten Kriterien.

Definition Prozesslandkarte 

Sie steht für die Ablauforganisation. Die Prozesslandkarte hat die Aufgabe, die prozessorientierte Sicht auf die Organisation durch die Visualisierung des Zusammenspiels der Prozesse zu verdeutlichen.
Simone Glitsch
Expertin für Prozessoptimierung

Eine Prozesslandkarte besteht aus diesen drei unterschiedlichen Prozessarten:

  • Managementprozesse
  • Wertschöpfungsprozesse
  • Supportprozesse

Besonders wichtig sind die Wertschöpfungsprozesse. Also die Prozesse, die unmittelbar daran mitwirken, dass das Unternehmen einen Wert schafft und damit Geld verdient.

Wertschöpfungsprozesse werden als Prozesskette betrachtet. Hierbei werden die Prozesse von Anfang bis zum Ende chronologisch nachvollzogen. Man nennt dies auch häufig einen End-to-End Prozess.

Wertschöpfungsprozesse reihen die Prozesse von der Erstellung des Produktes oder Dienstleistung bis zur Vollendung in ihrer logischen Folge auf.

Anders als bei Managementprozessen oder Supportprozessen ist für die Betrachtung der Wertschöpfungsprozesse eine Größe entscheidend: der Kunde. Um Wertschöpfungsketten zu verstehen, wird über die eigentliche Prozesskette hinaus – vom Kundenwunsch bis zum erfüllten Kundenwunsch – gedacht.

Prozesslandkarte erstellen mit Wertschöpfungsprozessen

Wertschöpfungsprozesse vom Kundenwunsch bis zum erfüllten Kundenwunsch betrachten

Das Prozessmanagement kehrt die Betrachtungsweise um. Von unser im Format eines Organigramms gedachten „Wer macht was?“ auf die Hinterfragung von Prozessketten á la „Wie wird was gemacht?“.

Prozesslandkarten erstellen ist deshalb auch mit einigen Herausforderungen verbunden. Diese beginnen meist schon bei der Frage: Was ist ein Geschäftsprozess?

Prozesslandkarte erstellen: Vorgehensweise

Es gibt zwei Wege, die Prozesslandschaft zu ​definieren:

1. top down - vom Organigramm zur Prozesslandkarte
2. bottom up - von den aufgenommenen Prozessen zur Prozesslandkarte

Bei der ersten Vorgehensweise können Sie mit Hilfe des Organigramms starten und zunächst grob die Prozesse benennen. Mit Hilfe meiner gratis Vorlage für Ihre Prozesslandkarte, können Sie mit wenig Aufwand und in kurzer Zeit eine Prozesslandschaft definieren und für das eigene Unternehmen visualisieren. Diese Vorgehensweise ist insofern einfacher.

Die zweite Vorgehensweise ist dafür die Bessere. Besser, weil Sie zunächst die Prozesse aufnehmen und dokumentieren. Also die betriebliche Realität abbilden. Sie machen bisher unsichtbare Abläufe als Prozesse sichtbar. Und Sie können das reale Zusammenspiel dieser Prozesse dann in Prozesslandkarten darstellen.

Die erste Vorgehensweise ist schneller und eignet sich gut, um mit dem Projekt zu starten. Wollen Sie jedoch über Annahmen und Vermutungen hinaus die Realität erfassen, müssen Sie die Prozesse an der Basis aufnehmen.

Meine Empfehlung wie Sie eine Prozesslandkarte erstellen : Mit der ersten Vorgehensweise starten und dann mit der Prozessaufnahme weitermachen.

Prozesslandkarte erstellen: Tools

Für die erste Vorgehensweise sind die allgemein bekannten Office Tools ausreichend. Ob in Word, Excel oder PowerPoint - in allen Programmen ist ein grafischer Editor vorhanden. Noch besser geht es jedoch mit einem Zeichentool wie Visio.

Damit Sie keine Zeit in die Erstellung einer allgemeinen Prozesslandkarte investieren müssen, habe ich eine Vorlage für eine Prozesslandkarte in Word, Excel, PowerPoint und Visio erstellt. Diese Vorlage für Ihre Prozesslandkarte enthält das Grundgerüst, dass Sie dann schnell an Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse anpassen können.

Prozesslandkarte Vorlage

In der top down Vorgehensweise vom Organigramm zur Proezsslandkarte ist die Übersicht über wesentliche Prozesse wichtig. Es entstehen also nur eine Prozesslandkarte für das Unternehmen. Der Aufwand für eine manuelle Bearbeitung ist überschaubar.

Das kann man jedoch nicht mehr sagen, wenn eine Vielzahl von Prozessen aufgenommen und dokumentiert werden muss. Die Prozesslandkarte ist dann nicht der erste Bearbeitungsschritt. Die Prozesslandkarte bringt die Vielzahl der aufgenommenen Prozesse in einen sinnvollen Zusammenhang.

Für die Prozessaufnahme und anschließende Zusammenfassung der Prozesse in einer Prozesslandkarte ist einen professionelles IT-Tool sehr empfehlenswert.

Das Projekt ‚Prozesslandkarte erstellen‘

„Muss es gleich ein Projekt geben?“ werden Sie jetzt vielleicht denken. Nun, so nebenbei wird es nicht gehen.

Eine Prozesslandkarte ist mehr als nur eine grafische Darstellung der Prozesse.

Einer der größten Vorteile der Prozesslandkarte: Eine Prozesslandkarte initiiert das Denken in Prozessen. Es ist eine Veränderung des gewohnten Denkmusters.

Und damit bekommt das Projekt seine Bedeutung. Denn es ist der Beginn eines Veränderungsprozesses. Dieser wird dazu führen, dass wir neue Ansichten darüber gewinnen, wie wir unsere Unternehmen aufstellen sollten.

Alles Neue – so ist jedem intuitiv klar – bringt den Verlust von Altbekannten mit sich. Das erzeugt Widerstände. Es sei denn, man findet seinen Platz in dem Neuen.

Deshalb ist ein gut aufgesetztes, kleines Projekt notwendig. Noch vor Projektstart ist eine umfassende Information von Führungskräften und auch Mitarbeitern notwendig. Wenn es Ihnen gelungen ist, den Veränderungsprozess positiv zu starten, werden Sie es in allen nachfolgenden Projekten zum Prozessmanagement erheblich leichter haben.

Seit März 2017 können Sie sich kurze YouTube Erklärvideos anschauen. Hier kommen Sie zur Playlist mit vielen Anleitungsvideos. 

Prozesslandkarte für die ISO 9001:2015

Durch eine Prozesslandkarte können Sie die Wechselwirkung der Prozesse darstellen. Sie erfüllen damit eine wichtige Forderung der Kapitels 4.4 der ISO 9001:2015.

Auch in vergangenen Versionen der ISO 9001 war diese Forderung enthalten. Nun wird mit der ISO 9001:2015 jedoch die Prozessorientierung des Qualitätsmanagementsystems deutlicher gefordert. Ich denke zurecht. 

Für eine Prozessorientierung der Organisation ist eine Prozesslandkarte essentiell. Und ja - die Prozesslandkarte nach ISO 9001 sollte wie die im Abschnitt 'Was ist eine Prozesslandkarte' dargestellte Prozesslandschaft aussehen!

Prozesslandkarte Vorteile

Wenn Sie eine Prozesslandkarte erstellen, dann

  • haben Sie eine übersichtliche Darstellung der Unternehmensprozesse​
  • kennen Sie die Bedeutung der Prozesse für das Unternehmensergebnis
  • und Sie initiieren das Denken in Prozessen.

Die Vorteile einer Prozesslandkarte gegenüber beispielsweise einer Prozessübersichte sind gigantisch.

Haben Sie die Potentiale der Prozesslandkarte entfalten können?

 

 

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Michael Thode - 14. März 2017

Vielen Dank für diesen informativen Beitrag zur Prozesslandschaft.

Leider wird die Erstellung einer Prozesslandschaft viel zu oft als notwendiges Übel und pure Normerfüllung angesehen. Doch ab einer gewissen Unternehmensgröße ist es wirklich sinnvoll, sich mal über die Verknüpfung von gewissen Prozessen und deren Wechselwirkung Gedanken zu machen.

Viele Grüße
Michael Thode

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