Wie Sie den Grund Nr. 1 für Misserfolge vermeiden, wenn Sie Prozesse aufnehmen

Erfahren Sie, welche Schwierigkeit Nr. 1 Sie im Projekt ‚Prozesse aufnehmen‘ erwartet und wie Sie diese vermeiden können.

Was meinen Sie, was der häufigste Grund für das Scheitern von Prozessaufnahmen ist?

Da gibt es mehrere. Ja, ganz recht.

Sie denken unter anderem, dass eine fehlende Einbindung der Mitarbeiter ein Grund sein könnte?

Dann liegen Sie richtig. Aus meiner Erfahrung der Grund Nr. 1.

Warum die Mitarbeiter so wichtig sind, wenn Sie Prozesse aufnehmen

Eigentlich liegt es ja auf der Hand. Jeder Mitarbeiter arbeitet Prozesse ab. Also kennt er sich auch mit seinen Prozessen am besten aus. Häufig meint aber der Chef, dass das Aufzeichnen der Prozesse sein Hoheitsgebiet wäre und er sich ja genauso gut in den Prozessen auskennt. Nein, tut er nicht. Er steckt meist gar nicht in den vielen entscheidenden Details drin.

Es reicht auch nicht, mit einem x-beliebigen Mitarbeiter der Abteilung die Prozesse aufzunehmen. Es werden immer nur die Prozessvarianten dieses Mitarbeiters sein. Ganz häufig habe ich beobachtet, dass es unterschiedliche Prozessvarianten gibt – auch dort, wo man eigentlich gleiche Prozesse erwartet.

So habe ich schon erlebt, dass der eine Mitarbeiter

  • noch mit dem Taschenrechner arbeitet und der andere eine ausgefeilte Exceltabelle benutzt
  • immer vor dem Angebot ein Gespräch vor Ort mit den Interessenten führt und der andere nur telefoniert
  • alle Dateien auf seinem lokalen Rechner speichert und der andere nur mit dem Dokumentenmanagementsystem arbeitet.

Diese Aufzählung können Sie gern innerlich weiterführen, ich bin mir sicher, Sie wissen was ich meine.

Wäre es denn nicht eine Möglichkeit, die Mitarbeiter alle selber ihre Prozesse aufnehmen zu lassen?

Das ist eine Möglichkeit. So können Sie wirklich alle Mitarbeiter einbinden.

Diese Vorgehensweise hat aber auch mit einigen schwerwiegenden Nachteilen zu kämpfen.

So erfordert sie einiges an Arbeitszeit, die jeder Mitarbeiter für das Projekt investieren muss.

Und Sie werden feststellen, dass die Mitarbeiter

  • einen sehr unterschiedlichen Stil der Darstellung haben
  • meist gar nicht so genau wissen, wo anfangen und wo aufhören und
  • es ihnen schwer fällt, die eigene Arbeit systematisch darzustellen

die Beispiele häufig nicht gut gewählt haben.

Insbesondere das letzte Phänomen ist ein nicht leicht zu erkennender Gegner. Wollen die Mitarbeiter gut sein, hangeln sie sich an einem Beispiel durch den Prozess. Nur dass dieses Beispiel eine Ausnahme ist. Eine mit vielen Emotionen behaftete und deshalb gut gespeicherte Ausnahme von einem Prozess. Aber das wissen Sie ja zu diesem Zeitpunkt noch nicht und der Mitarbeiter ist sich darüber häufig nicht im Klaren. So halten Sie diese Ausnahme für den erfragten Regelfall. Und irgendwann nach x-Stunden der weiteren Bearbeitung werden Sie bemerken, dass das nicht der Regelfall, sondern die Ausnahme war.

Nun, gehen wir mal davon aus, dass Sie diese Schwierigkeiten mit Ihrer Vorgehensweise umgehen konnten. So bleibt immer noch eines:

Die Einstellung der Mitarbeiter zum Projekte Prozesse aufnehmen.

Wenn die Mitarbeiter den Eindruck haben, dass ihre Karriere oder gar ihr Arbeitsplatz durch das Projekt gefährdet ist, wird es echt schwierig. Das Wissen zu den Prozessen steckt ja in den Köpfen der Mitarbeiter. Und wenn die nicht wollen, dann

  • verschieben sie die Termine zur Prozessaufnahme zugunsten anderer „wichtigerer“
  • bekommen Sie bei der Prozessaufnahme nicht alle Informationen
  • wird Ihnen ein X für ein U verkauft und Sie merken es nicht einmal
  • wird es gaaaaanz schwierig dargestellt.

Wie können Sie die Mitarbeiter für das Projekt Prozesse aufnehmen gewinnen?

Geben Sie dem Buschfunk keine Chance!

Schaffen Sie Klarheit über das Projekt. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter

  • rechtzeitig vor dem Projektbeginn
  • vollständig zum geplanten Projektverlauf
  • ehrlich über den Grund für das Projekt und mögliche Auswirkungen
  • persönlich, so dass Fragen direkt geklärt werden.

Die beste Voraussetzung ist jedoch eine gute Unternehmenskultur. Ein gelebter Umgang, der auf Wertschätzung und Vertrauen basiert.

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