Prozessmanagement einführen – mit dieser Methode werden Sie erfolgreich sein

Transparente Prozesse.

Endlich raus aus dem unübersichtlichen Prozessdschungel.

Prozessoptimierung zügig durchziehen. Die befreiende Ordnung wohlgeordneter, schlanker Prozesse genießen. Das erreichen Sie mit Prozessmanagement – doch:

Mit welcher Methode führt man Prozessmanagement erfolgreich ein?

In diesem Artikel stelle ich Ihnen meine Methode vor, mit der ich Prozessmanagement in mittelständischen und großen Unternehmen einführe.

Diese Methode zur Einführung von Prozessmanagement habe ich in über 100 Projekten angewandt. Sie funktioniert hervorragend und bringt Sie zuverlässig in die Prozessoptimierung.

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Die Einführung von Prozessmanagement erfolgt in mehreren Entwicklungsphasen: ​

Erste Phase meiner Methode Prozessmanagement: Prozessaufnahme

Ziel dieser Phase ist zu wissen, welche Prozesse es gibt und wie diese laufen.

Dafür werden die Prozesse  

  • Identifiziert und aufgenommen
  • dokumentiert
  • einheitlich und korrekt
  • und vollständig dargestellt.
Methode Prozessmanagement Vorgehensweise Einführung Prozessmanagement

notwendige Bearbeitungsschritte bei der  Prozessaufnahme

Ich werde in diesem Artikel nicht darauf eingehen, wie Sie die Prozesse aufnehmen. Ich ​zeige Ihnen, warum so viele Prozessmanagement–Projekte schon in dieser Phase scheitern!

Sie scheitern nicht an fehlender Methodenkenntnis.

Sie scheitern daran, dass sie etwas übersehen:

Die Prozessaufnahme dient nicht nur der Aufnahme der Prozesse!

Die Prozessaufnahme ist der Beginn einer neuen Art zu denken – die Arbeit prozessorientiert zu betrachten.

Für ein erfolgreiches Prozessmanagement ist entscheidend, dass nicht nur wenige Personen im Projektteam prozessorientiertes Denken entwickeln!

Alle Mitarbeiter müssen diese Metamorphose durchleben können.

Besonders die Führungskräfte, denn für sie wird sich am meisten ändern! Und selbstverständlich auch die Unternehmensleitung. Sie braucht das prozessorientierte Denken für eine neue Art der Unternehmensführung.

Dieses neue Denken zu üben braucht Zeit.

Zeit für gemeinsame Gespräche, Reflektionen, Nachfragen und Zweifel.

Wieviel?

Na, jedenfalls mehr Zeit, als ein ausgebildeter Prozessberater für eine kostengünstige Prozessaufnahme ohne Zeitaufwand für die Entwicklung eines Prozessverständnisses bei den Mitarbeitern brauchen würde!!!!

In der Prozessaufnahme legen Sie das Fundament für gutes Prozessmanagement. Dies geschieht durch die intensive Beschäftigung der Mitarbeiter, Führungskräfte und Unternehmensleitung mit den Prozessen.

Oder anders gesagt:

Sie führen Prozessmanagement mit einem begleitenden, durchdringenden Change Management ein.

Dieses Fundament zu schaffen dauert!

Das ist so, weil wir uns quasi noch nie so intensiv mit den Abläufen auseinandergesetzt haben. Und nun muss das nachgeholt werden.

​Sie haben die Phase der Prozessaufnahme dann erfolgreich abgeschlossen, wenn Sie nicht nur Ihre Prozesse vollständig aufgenommen – sondern auch das prozessorientierte Denken in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter, Führungskräfte und Geschäftsleitung verankern haben!

​​Eine Prozesslandkarte zu erstellen, ist besonders hilfreich. Sie ist der Turbo, um das prozessorientierte Denken zu fördern.

Ich versichere Ihnen:

Wenn Sie diese hohe Anfangsinvestition konsequent tätigen, dann können Sie schon ab der nächsten Phase mit beachtlichen Reinvestitionen rechnen.

Mit meiner hier dargestellten Methode des Prozessmanagements machen Sie die Betroffenen zu Beteiligten.

Deshalb dauert es länger.

Deshalb funktioniert diese Methode zur Einführung des Prozessmanagements so zuverlässig!


Zweite Phase meiner Methode Prozessmanagement: Prozessoptimierung

Nach der Prozessaufnahme mit ​einheitlichen und korrekten Prozessbeschreibungen ​sowie Entwicklung des Prozessdenkens kommen Sie in zweite Phase ​der Methode zur Einführung des Prozessmanagements: in die Prozessoptimierung. 

Diese ​hat drei Entwicklungsstufen:

Methode Prozessmanagement  Vorgehensweise Prozessmanagement mit aufnahme der Prozesse und optimierung Prozesse

​Methode Prozessmanagement - 1. Phase: Prozessaufnahme und Überblick 2. Phase:Prozessoptimierung

Die erste Stufe der Prozessoptimierung

Ziel dieser Stufe ist die abteilungsinterne Optimierung der Prozesse.


Sie beginnen mit einfachen und schnell umsetzbaren Verbesserungen. Diese haben sich bei der Prozessaufnahme gezeigt und wurden zunächst nur notiert. Nun setzen Sie diese zügig um.

Damit schaffen Sie erste Erfolgserlebnisse.

Die motivieren Sie, geben Kraft und Zuversicht. Quick Wins sind enorm wichtig, um die nächsten Schritte kraftvoll angehen zu können. Sie finden in meiner hier dargestellten Methode des Prozessmanagements deshalb besondere Berücksichtigung.

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​9 Instrumente des Prozessmanagements​

​Lesen Sie in meiner Kurzanleitung, welche Instrumente Sie brauchen und was wichtig für Sie ist.



Im nächsten Bearbeitungsschritt schauen Sie sich die Prozessvar​​​​ianten an.

Prozessvarianten sind unterschiedliche Abläufe, die jedoch den gleichen Output (oder/und) Input haben.

Also wenn drei Sachbearbeiter im Innendienst mit der gleichen Aufgabe der Angebotserstellung dazu jeweils andere Arbeitsschritte ausführen:

  • der eine, der vor Angebotsabgabe alles detailliert im ERP-System kalkuliert und zeichnet,
  • der nächste, der nur eine Kalkulation in seiner Exceltabelle macht und
  • der Dritte, der mit Rechenmaschine und Tippstreifen alles Pi-mal-Daumen grob veranschlagt.

Jeder Mitarbeiter hat seinen persönlichen Arbeitsstil entwickelt. Obwohl alle Mitarbeiter die gleiche Aufgabe haben, gibt es unterschiedliche Wege, ein Ergebnis zu erreichen.

Bisher wurde nicht so detailliert nachvollzogen, wie gearbeitet wird. Dadurch haben sich Prozessvarianten entwickelt – unbeabsichtigt.


Prozessvarianten standardisieren

Besprechen Sie mit den Mitarbeitern die Prozessvarianten. Finden Sie heraus, ob es sinnhaft ist, diese abzubauen oder Sie den Mitarbeitern Gestaltungsfreiheit lassen können. 

In meinen Projekten habe ich beobachtet, dass in diesem Schritt viele unnötige Arbeiten reduziert werden. Häufig wird von den Mitarbeitern selbst die beste Variante zum Standard gemacht – nach einigen Gesprächen, drehen und wenden der Lösung und zähem Ringen mit lieb gewonnenen Gewohnheiten.

In diesen intensiven Gesprächen über die Standardisierung der Prozesse festigen alle Beteiligten das Prozessdenken. Ganz einfach learning-by-doing.

 

Erst jetzt - nach der Standardisierung von Prozessvarianten - liegen die Prozesse so vor, dass Sie diese beachtenswert optimieren können!

Vorgehensweise Prozessmanagement bei der Optimierung der Prozesse abteilungsintern

Bearbeitungsschritte bei der abteilungsinternen Prozessoptimierung

Überspringen Sie nicht diesen Schritt der Methode des Prozessmanagements!

Es lohnt sich nicht:

  • Die Optimierung von uneinheitlich dargestellten Prozessen führt zwangsläufig in die Irre. Manchmal genügt es schon, dass zwei Personen unter einem Begriff etwas anderes verstehen.
  • Die Optimierung von nicht standardisierten Prozessen ist wahnsinnig aufwändig. Sie müssen jede Prozessvariante betrachten.


Nun können Sie sich dem Anlass Ihres Prozessprojektes zuwenden:
der Prozessoptimierung.

Wollten Sie die Prozesse optimieren, so dass sie

  • kostengünstiger laufen oder
  • kundenfreundlicher gestaltet sind oder
  • Compliance Kriterien verlässlich umgesetzt oder
  • digitalisierbar werden?

​Dann betrachten Sie im nächsten Schritt die Prozesse aus diesem Blickwinkel.


Von der Prozessanalyse zu modellierten Soll-Prozessen

Zuerst bestimmen Sie die Kriterien, nach denen Sie die Prozesse analysieren wollen.

Ich empfehle, schon bei der Bestimmung der Analysekriterien die Mitarbeiter und Führungskräfte sehr stark einzubeziehen. Sie haben das Prozess Know How, wissen um die Kundenbedürfnisse und leben ihre Unternehmenskultur. So finden Sie realistische und passende Kriterien und Bewertungsmaßstäbe.

Nach der Analyse überarbeiten Sie die Prozesse.

Auch hier sollten Sie in der Gruppe mit den Prozessausführenden arbeiten. Lassen Sie die Gruppe die IST-Prozesse zu Soll-Prozessen weitgehend eigenständig gestalten.

Moderieren Sie lediglich den Workshop, helfen Sie handwerklich beim Modellieren und achten Sie auf Erreichung des Zieles im Sinne des Gesamtunternehmens. Protokollieren Sie die nötigen Maßnahmen zur Umsetzung der Soll-Prozesse.

Dann folgt die Umsetzung fast von allein, da die Beteiligten die Veränderungen verstehen, selbst mitgestaltet haben und sie erreichen wollen.

Sie haben nun die Prozesse abteilungsintern optimiert.


Diese abteilungsintern optimierten Soll-Prozesse sind oftmals das Ende der Prozessoptimierung.

Das sollte es jedoch keinesfalls sein!

Erst in den folgenden Schritten wird es spannend.

Dann kommen Sie in die wahre Prozessoptimierung!

Diese stelle ich Ihnen in der Stufe zwei und drei der Prozessoptimierung meiner Methode des Prozessmanagements vor.


So gehen Sie ​in meiner Methode für Prozessmanagement vor  

Es werden viele Methoden für Prozessmanagement aufgeführt, die die Prozessoptimierung auf ein bestimmtes Kriterium meinen. Doch wenn Sie die notwendigen Grundlagen nicht geschaffen haben, dann kommen Sie nicht dahin.

Mit meiner hier aufgezeigten Vorgehensweise zur Einführung von Prozessmanagement erreichen Sie die Prozessoptimierung zuverlässig.

  1. Sie nehmen die Prozesse auf, dokumentieren sie einheitlich und korrekt und standardisieren sie.
  2. Das Ergebnis meiner hier dargestellten Methode des Prozessmanagements ist eine arbeitsfähige Basis mit standardisierten Prozessen und entwickelter Prozessdenke.
  3. Auf dieser können die Prozesse wirksam optimieren, indem Sie einen neuen Soll-Zustand modellieren und umsetzen.


Die hier beschriebenen Phasen bedeuten einen nicht unerheblichen Arbeitsaufwand.

Abkürzungen gibt es nicht.

Es gibt nur Pfade, die Sie wieder zum Ausgangspunkt hin – dem Prozessdschungel – führen.

Senken können Sie den Aufwand Ihres Projektes zur Einführung von Prozessmanagement lediglich durch:

  • ausgereiftes Methodenwissen,
  • verbunden mit geduldigem, konsequenten Change Management und
  • einer geschickten Auswahl passender Instrumente zur Umsetzung.

Mit abteilungsintern optimierten Prozessen und gereiftem Prozessdenken sind Sie bereit für die eigentliche Prozessoptimierung. Diese stelle ich Ihnen in einem der folgenden Artikel vor.

Erst durch sie werden Sie Kosten in erheblicher Höhe einsparen, den Kunden wirklich in den Focus Ihrer Aktivitäten stellen und wirksam digitalisieren können.

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