Wie Sie auf ISO 9001:2015 umstellen und ein sympathisches Qualitätsmanagementsystem erhalten

Sie sind schon lange nach ISO 9001 zertifiziert.

Das Qualitätsmanagementsystem wurde immer mal wieder etwas verbessert.

Doch Ihr Qualitätsmanagementsystem ist nicht wirklich gut? Es ist nicht so gut, wie es sein sollte?

In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie auf ISO 9001:2015 umstellen und dies für eine phänomenale Veränderung Ihres Qualitätsmanagementsystems nutzen können.

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Kurse zum Qualitätsmanagement

Bücher und Kurse zum Qualitätsmanagementsystem sind hilfreich – und doch nicht. Sie helfen, weil sie zu einzelnen Forderungen der ISO 9001:2015 wie der Risikoorientierung Tipps zur Umsetzung geben. Sie helfen nicht so richtig, weil es nur Tipps zu dieser oder jener Forderung der Norm sind.

Es ist so, als wenn Sie ein Baumhaus für die Kinder machen wollen. Im Baumarkt erhalten Sie Säge und Bohrmaschine als auch Holz, Schrauben und Stoffe. Sie haben aber keinen guten Plan, wie Sie es zu einem urigen Baumhaus zusammen bekommen.

  • Wie erneuern wir unser Qualitätsmanagementsystem?
  • Wie kann ein schlankes System mit der Risikobewertung gestaltet werden?
  • Wie erfüllen wir die Anforderungen an die Prozessdokumentation nach Abschnitt 4.4. der ISO 9001:2015?
  • Was machen wir mit dem KVP – kontinuierlichen Verbesserungsprozess?

All diese Fragen werde ich in diesem Artikel Schritt für Schritt beantworten. Dann haben Sie einen Plan, wie Ihr Qualitätsmanagementsystem richtig gut werden könnte.

Masterplan für ein sympathisches Qualitätsmanagementsystem

Hiermit möchte ich Ihnen eine Anleitung geben, wie Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem zu einem hilfreichen Managementsystem ausbauen. Einem Managementsystem, das von Führungskräften und Mitarbeitern gleichermaßen geschätzt wird. Etwas, das Ihnen das Arbeitsleben leichter macht. Mit dem Sie enorm Kosten sparen, Effizienz und Kundenorientierung steigern können.

Risikobetrachtung der ISO 9001:2015

Beginnen wir mit der neuen Forderung der ISO 9001:2015 - der Risikobetrachtung.

Ihre Risiken haben Sie schon immer im Blick gehabt. Jetzt sollten Sie den Anlass nutzen und dies dokumentieren. Damit werden Sie regelmäßigen Abständen über Risiken nachdenken. Und entscheiden bewusster, wie Sie mit dem Risiko umgehen.

Wenn Sie die Risiken erstmalig notieren, dann werden Sie sich hauptsächlich die großen Risiken aufschreiben. So wie den Wegfall von Märkten, Abwanderung von Hauptkunden oder Totalausfall von IT.

Kleinere Risiken sind dagegen nicht so schnell zu identifizieren. Sie stecken in den Prozessen. Sie werden erst greifbar, wenn die Prozesse genau genug dokumentiert sind.

Vor vielen Risiken können Sie sich sehr wirkungsvoll schützen, indem Sie Ihre Prozesse gut kennen und diese beherrschen.

Der bewusstere Umgang mit Risiken kann Sie zur Erneuerung der Prozessbeschreibungen veranlassen.

Prozessbeschreibungen erneuern

Es gibt noch drei weitere gute Gründe:

  1. Die Prozessbeschreibungen können heutzutage besser dargestellt werden.
  2. Die Prozessbeschreibungen sind nicht detailliert genug.
  3. Die Prozessbeschreibungen sind nicht aktuell. Sie bilden nicht ab, wie Prozesse wirklich bearbeitet werden.

Zum ersten Punkt der Prozessdarstellung komme ich später. Widmen wir uns zunächst der inhaltlichen Gestaltung:

Wer kennt die Abläufe in einer Abteilung am besten?

Nicht der Chef. Der weiß schon lange nicht mehr, was genau am Arbeitsplatz passiert. Er kennt die Ergebnisse, mehr nicht. Jedoch jeder Mitarbeiter kennt seine Abläufe sehr gut – er arbeitet ja tagtäglich danach.

Sollte also die Führungskraft beschreiben, wie etwas abgearbeitet wird? Sollte die Führungskraft die Reihenfolge der durchzuführenden Tätigkeiten darstellen?

Meine Empfehlung: Lassen Sie das die Mitarbeiter selber machen.

Die Mitarbeiter kennen ihre Vorgänge gut. Sie können sie genau genug beschreiben.

Reicht es also einen Mitarbeiter der Abteilung damit zu beauftragen?

Das würde gehen, wenn alle Mitarbeiter einer Abteilung genau die gleiche Aufgabe haben.

Und bei Ihnen ist das so.

Sicher?

Ich habe in meinen vielen Prozessaufnahmen Erschreckendes beobachtet:

Wenn Sie drei Mitarbeiter haben, so können Sie bis zu vier bis fünf Bearbeitungsvarianten feststellen. So habe ich beispielsweise erlebt: Der eine Mitarbeiter rechnet die Daten vor Eintrag in die IT mit einer Rechenmaschine nach, der nächste nutzt Excel und der Dritte gibt die Daten direkt ins System oder notiert alles nochmal auf einem Blatt. Ein Mitarbeiter macht sich eine Kopie für seine persönliche Wiedervorlage, der nächste nutzt Outlook und der Dritte macht gar nichts. Ein Mitarbeiter klärt alle Varianten vorab mit der Technik ab …

Jeder geht seinen Weg – bisher zählt nur das Ergebnis.

In der Prozessaufnahme werden Sie erstaunt sein, wie das Ergebnis zustande kommt. Versprochen!

Es gibt sehr viele Möglichkeiten, etwas zu bearbeiten. Jeder Mitarbeiter hat seinen Bearbeitungsweg. Jedoch tauschen sich darüber die Mitarbeiter kaum aus. Nur das Ergebnis zählt, alles andere ist Einmischung.

Wenn Sie wissen wollen, wie es wirklich läuft – wo die Probleme stecken, dann sollten Sie unbedingt alle unterschiedlichen Wege der Bearbeitung kennen.

Und nein – nicht mit dem Ziel alles gleichzuschalten.

Jedoch sollte man sich darüber verständigen, was gleich sein sollte.

Damit der schnellste und beste Bearbeitungsweg im Sinne von best practice genutzt wird. Damit die Vorgänge schnell zu finden sind. Damit im Krankheitsfall der Vorgang ohne Aufwand vom Kollegen weitergeführt werden kann.

Deshalb empfehle ich:

Die Mitarbeiter sollen die unterschiedlichen Bearbeitungsvarianten herausfinden und sich mit ihrer Führungskraft auf einen Bearbeitungsrahmen einigen. Diese Handlungsvereinbarung halten sie schriftlich fest – in ihren Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen.

Damit ist der Aufwand für die Bearbeitung größer, als wenn Sie dies nur ein paar Berater machen lassen. Jedoch:

Nur die Mitarbeiter können Prozessbeschreibungen erstellen, die die wahren Abläufe wiedergeben und detailliert genug sind.

Und mit dieser Vorgehensweise erhalten Sie einen der wichtigsten Boni direkt dazu:

Die Prozessbeschreibungen werden akzeptiert.

Und nicht nur das.

Die Prozessbeschreibungen werden mit Engagement weiterentwickelt.

Indem Sie Ihre Mitarbeiter den Handlungsrahmen untereinander klären lassen, machen Sie sie eigenverantwortlich.

Dann brauchen Sie nur noch die Möglichkeit schaffen, damit Ihre Mitarbeiter an der Verbesserung weiter mitwirken können. Das machen Sie, indem Sie einen Mitarbeiter mit dieser Aufgabe betrauen.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess - KVP

Diese eben beschriebene Vorgehensweise ist aufwändig. Und deshalb sollten Sie langfristig davon profitieren.

Dafür brauchen Sie ein Regelwerk, wie die Prozesse weiterzuentwickeln sind. Dies ist die Process Governance.

Jeder engagierte Mitarbeiter sollte schnell und unkompliziert Verbesserungen mit den Kollegen umsetzen können. Schaffen Sie dafür kurze Bearbeitungswege.

Beispielsweise kann dies durch die Kommentarfunktion in dem Tool für die Prozessdarstellung erreicht werden. Und eine Person, die sich umgehend um den Vorschlag kümmert.

Diese Person (oder Personen bei größeren Unternehmen) sind die Prozessmanager (oder das Processmanagement Office). Sie sorgen mit der Process Governance für die Entwicklung der Prozesse im Sinne des Gesamtunternehmens. Und Sie stehen beratend und hilfreich den Fachabteilungen bei der Umsetzung zur Seite.

Hilfreiche Tools

Sie kennen die gute Nachricht: Mit der ISO 9001:2015 sind Sie völlig frei in der Gestaltung der Dokumentation des Qualitätsmanagements. Die bisherigen Formvorschriften wurden aufgehoben.

Beispielsweise benötigen Sie kein klassisches QM-Handbuch mehr. Sie benötigen lediglich dokumentierte Informationen. Nur wenig ist hier vorgeschrieben.

Der wirkliche Aufwand steckt in der Prozessdokumentation, die nach Abschnitt 4.4 der ISO 9001:2015 gefordert wird.

Haben Ihre Mitarbeiter die eigenen Prozessbeschreibungen erstellt, werden sie sicher danach arbeiten, wenn diese

  1. schnell und unkompliziert einzusehen sind und
  2. diese einfach zu verstehen und gut lesbar sind.

Und nun komme ich zum offenen Punkt vom Abschnitt Prozessbeschreibungen erneuern:

1. Die Prozessbeschreibungen können heutzutage besser dargestellt werden.

Prozesse sind am leichtesten nachzuvollziehen, wenn wir sie grafisch als Flussdiagramm aufbereiten. IT Hersteller bieten mittlerweile einige gute Tools zur Prozessdarstellung an, die Sie sich unbedingt anschauen sollten.

Beschäftigen Sie sich jedoch nicht nur mit einem Tool zur Prozessdarstellung!

Die Darstellung der Abläufe in Prozessbeschreibungen ist nicht alles, was Ihr Unternehmen braucht: Es gibt auch Arbeitsanweisungen, Formulare, Listen wie die Aufzählung relevanter Gesetze und Vorschriften, Organigramme und so weiter.

Wann Sie welches Dokument brauchen, das sagen Sie in den Prozessbeschreibungen. Deshalb ist eine direkte Verbindung von den Prozessbeschreibungen zu diesen Dokumenten enorm hilfreich – für eine schnelle Auffindbarkeit und die korrekte Abarbeitung des Prozesses.

Die Lösung: Ein Intranet, ein webbasiertes System, in dem Ihre Prozesse abgebildet und auch alle Vorgabedokumente wie Arbeitsanweisungen, Formulare bis hin zum Organigramm zu finden sind. Nur wenige Klicks entfernt.

Das Wichtigste

Die richtige Vorgehensweise und das beste Handwerkszeug nützen Ihnen nichts, wenn Sie den Menschen vergessen. Ihr Unternehmen ist eine Gemeinschaft von Menschen. Und jeder hat sein Leben, Träume und auch Ängste.

Sobald Veränderungen sich andeuten, kommen die Ängste hoch. Zu oft wurden zuerst Mitarbeiter entlassen und später die Jets für die Chefs abgeschafft. Sie wissen, was ich meine.

Lassen Sie Ängste nicht ans Steuer. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über das Projekt. Und dann regelmäßig - immer wieder. Geben Sie den Mitarbeitern die Gewissheit, dass die Veränderung auch zu ihrem ganz persönlichen Nutzen beitragen wird. Wenn die Mitarbeiter dem Veränderungsprozess nicht glauben, werden die Mitarbeiter bemüht sein, sich noch unabdingbarer zu machen.

Das phänomenale Qualitätsmanagementsystem

Sie können mit wenig Aufwand das Qualitätsmanagement auf ISO 9001:2015 umstellen. Die großartige Chance für einen Neuanfang vergeben Sie jedoch damit.

Nutzen Sie die neuen Freiräume, wenn Sie auf ISO 9001:2015 umstellen.

Erneuern Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem.

Gehen Sie ganz zurück und nehmen Sie die Prozesse noch einmal gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern auf.

Stellen Sie gute IT mit einem Intranet System und Tool zur Prozessdarstellung zur Verfügung. Unterstützen Sie Mitarbeiter in diesem Veränderungsprozess und geben Sie Ihnen die Sicherheit, dass dies auch zu ihrem persönlichen Vorteil sein wird.

Dann haben Sie alles, was Sie für ein Managementsystem brauchen, das von Führungskräften und Mitarbeitern gleichermaßen geschätzt wird. Etwas, dass Ihnen das Arbeitsleben leichter macht. Mit dem Sie enorm Kosten sparen, Effizienz und Kundenorientierung steigern können.

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